机关事业单位干部人事档案信息化管理的思考

马 丽

（尧都区埝下临汾职业技术学院，山西 临汾 041000）

干部人事档案是机关事业单位开展各项人才工作的重要基础，尤其是在干部教育培养、选拔任用、管理监督、政绩评价中发挥着关键性的作用，且有助于维护干部人才的合理权益。在信息化时代，机关事业单位对干部人事档案的信息化建设与管理工作给予了高度的重视，从多个方面强化了干部人事档案信息化管理工作，取得了很好的成效，但也有一些亟需解决的问题。比如信息化系统建设不完备、干部人事档案信息化管理制度亟需健全、信息化人才培养力度不足，这些问题的存在对机关事业单位干部人事档案信息化管理工作质量产生了较大的影响。因此，必须进一步加强机关事业单位档案管理信息化建设力度，推动干部人事档案管理的信息化和标准化，以此进一步增强机关事业单位人事档案信息化管理质量，助力于机关事业单位的长远发展。

1 机关事业单位努力推动干部人事档案信息化管理的意义

干部人事档案管理工作与机关事业单位干部职工的工资、晋升、职称、退休养老均有着密切的关系，因而机干部人事档案管理工作一直都是机关事业单位积极开展的一项工作。在《干部人事档案工作条例》的要求下，机关事业单位对人事档案信息化管理工作更加重视，真正意义上将干部人事档案信息化管理工作视为一项硬指标和死任务来加以落实，由此而取得了良好的工作成效。总的来说，机关事业单位努力推动干部人事档案信息化管理的意义集中体现在以下四个方面：1）通过加强干部人事档案专项审核和集中管理力度，可以很大程度上杜绝违法、违规现象的发生，比如可以从源头上去堵塞因为工龄和年龄所导致的一些违法违规行为，有助于营造一种公平、公正的工作环境和关系，这对于维护机关事业单位干部职工的切身利益有十分大的裨益。2）在干部人事档案信息化建设和管理中，可以将传统的纸质管理方式替换掉，档案内容经过信息化处理后可以录入信息系统，继而形成完整的信息管理系统。在后续的干部人事档案信息化管理中，工作人员可以很快捷、轻松的便查询到干部职工的档案信息，且可以即时阅览、存档和共享，这大大节省了工作人员的档案查找时间，对提升档案管理效率与质量均有重要的意义[1]。3）在以往的干部人事档案管理中，因为档案内容均是由干部职工本人来填写，档案中的字体、格式均有很大的不同，这非常不利于档案信息的高效化管理。而在完成干部人事档案信息化建设后，干部人事档案的大小、格式、字体、内容均有统一的规定，信息化和规范化大大增强，档案信息的利用率有很大的提升，这非常有利于干部人事档案管理规范化。4）在干部人事档案的纸质管理过程中，极易出现档案信息不全、字迹模糊、阅览不便利等问题，这对机关事业单位的干部人事档案管理工作尤为不利。在信息化背景下，干部人事档案信息可以被数字化处理，干部人事档案不会受到时间和外部环境的影响，且可以借助信息化技术来对干部人事档案信息进行加密保护，大大提升了干部人事档案信息保存与管理的安全性和持久性，让干部人事档案的基础保障作用得到了强化和发挥。

2 当前阶段机关事业单位干部人事档案信息化管理所存在的问题

2.1 干部人事档案信息化管理制度不健全

对于干部人事档案的信息化管理工作来说，其有着机密性强、政治性高的显著特征，同时是一项长期开展的工作，这加大了干部人事档案信息化管理的难度。基于此，机关事业单位要想确保干部人事档案可以实现信息化管理，必须不断去健全干部人事档案信息化管理制度。但就目前来看，有较多的机关事业单位还未建设好干部人事档案信息化管理制度，比如干部人事档案的材料收集范围、归档处理、转递流程没有做出明确的规定，再比如信息化管理的责任划分、监督管理也存在一定的问题，影响了机关事业单位档案信息化建设与管理水平[2]。

2.2 干部人事档案信息化管理的基础条件不完备

干部人事档案信息化管理的基础条件不完备集中体现在以下三个方面：1）干部人事档案的信息化管理必须始终依托于良好的硬件设施和软件设施，但有很多的事业单位因为受到自身经济条件的影响，在实际开展干部人事档案的信息化管理中存在着较多的问题，比如硬件设施配备不全、设备老旧，服务器、移动硬盘、打印机、电脑、扫描仪等设备均不同程度的缺乏，导致干部人事档案信息化管理缺少基础条件的支撑。2）档案管理人员在人事档案信息化管理中发挥着重要的作用，若是档案管理人员的信息化素养较低，势必无法积极有效的参与到干部人事档案信息化的管理工作中。从当前阶段诸多的机关事业单位档案管理人员配备情况来看，从事档案管理的人员具备较高信息技术素养的数量不多，一些工龄长的管理人员信息化素养普遍较低。3）虽然近年来干部人事档案信息化建设与管理均得到了机关事业单位高度的重视，信息化管理模式也普遍被事业单位所接受，但因为受到资金的限制，导致机关事业单位投入干部人事档案信息化建设与管理的经费有限，不利于干部人事档案信息化管理工作的日常开展。

2.3 干部人事档案安全管理能力亟需提升

基于机关事业单位人事档案的特殊性，在干部人事档案信息化管理中要始终重视安全性，要求机关事业单位必须制定好行之有效的安全管理制度。从当前机关事业单位干部人事档案安全管理能力来看，有很多的机关事业单位还未建设好干部人事档案的安全管理条例与制度。比如有一些机关事业单位没有建立数字档案加密及身份认证等安全保密机制，再比如一些机关事业单位没有组织档案管理人员开展档案保密意识教育，未与档案管理人员签订档案保密协议，这导致档案信息化管理过程中存在较大的安全隐患，档案信息的安全无法得到强有效地保障。

3 强化机关事业单位人事档案信息化管理水平的措施

3.1 健全干部人事档案信息化管理制度

结合当前阶段机关事业单位人事档案信息化管理制度建设中所存在的问题，机关事业单位要重点做好以下工作：1）机关事业单位要结合自身情况来成立干部人事档案信息化建设与管理工作领导小组，定期召开专题会议分析日常管理工作中所存在的问题，并制定《档案管理信息系统建设与管理方案》和跟踪督导制度[3]。除此之外，要对干部人事档案的材料收集范围、归档处理、转递流程作明确的规定规范，以此动态掌握机关人事档案信息化管理状况。2）档案管理人员在干部人事档案信息化管理中发挥着关键性的作用，因而对档案管理人员的工作成效开展监督管理尤为必要。具体来说，机关事业单位要不断健全责任制度、监督制度和奖惩制度。在责任制度健全方面，要将人事档案信息化管理的权责落实到具体的人员身上，建立责任制度，严防出现“无人管”和“多人管”的问题。在监督制度健全方面，要对档案管理人员的工作成效开展全过程和动态化的监督，不断增强档案管理人员的责任意识和专业能力。一旦发现档案管理人员存在责任意识不强、工作频频出错的情况时，要及时给予处理，以此强化干部人事档案信息化管理的重要性。在奖惩制度健全方面，对日常工作负责、认真的档案管理人员及时给予表扬和奖励，树立学习榜样，营造良好的工作环境。3）机关事业单位要不断去完善电子档案管理制度，提升干部人事档案信息化管理的规范化与有效化[4]。比如要建设好干部人事档案的查阅权限制度，与查阅人员签订保密协议，在干部人事档案的出入库管理中要做好核查登记工作，以此来杜绝干部人事档案信息泄露问题，始终确保干部人事档案信息的安全。

3.2 做好干部人事档案信息化管理基础条件的完善工作

在干部人事档案信息化管理基础条件的完善工作中，要重点做好以下工作：1）机关事业单位要积极做好资金的规划工作，结合实际情况积极争取经费，应用于服务器、电脑、扫描仪、打印机、采编仪、刻录机、移动硬盘等设备的采购中，确保干部人事档案的信息化建设与管理工作可以有效开展。2）在干部人事档案信息化管理工作中，机关事业单位要结合实际情况来配备专职档案工作人员，细化分解好干部人事档案信息化管理的权责，并做好定期的教育培训工作，确保档案管理人员可以认清楚干部人事档案管理工作的重要性与必要性，继而积极参与到干部人事档案的信息化管理工作。另外，机关事业单位要与档案管理人员签订保密协议，严守干部人事档案信息化管理的“安全”红线，充分确保干部人事档案信息的安全[5]。3）干部人事档案信息化管理是机关事业单位的一项重要工作，在机关事业单位后续的发展中起着十分重要的作用，但考虑到干部人事档案信息化管理工作有着长期性和复杂性的特点。因此，机关事业单位要始终为干部人事档案信息化管理工作配备足够的资金，做好资金的规划工作，并对资金的使用情况做好全过程和动态监督，确保资金真正应用到了干部人事档案信息化管理中。

3.3 提升干部人事档案安全管理能力

为有效提升干部人事档案安全管理能力，机关事业单位需要重点做好以下工作：1）建立数字档案加密及身份认证等安全保密机制，对干部人事档案的查阅、外借等设置严格有效的权限，限制开放内容，牢牢筑好干部人事档案信息化管理的“防火墙”和“安全网”，始终确保干部人事档案信息数据的安全。2）在干部人事档案信息审核过程中要做到认真、细心和负责，正确认定干部职工的“三龄两历一民族一身份”信息，干部职工的入口材料、调转材料等重要材料务必要做好全方位的审核，确保档案信息完整、全面、真实，在此基础上有力的去提升人事档案信息化管理的安全能力[6]。3）在干部人事档案信息化管理中，机关事业单位要为干部职工档案建立数字化“副本”，严格执行“双档管理”，以此有力的杜绝干部人事档案信息涂改造假现象，确保干部人事档案管理的安全性。

4 结语

干部人事档案信息化建设与管理对机关事业单位的长远发展意义重大，机关事业单位务必给予高度的重视，将其作为一项硬指标和死任务来完成。针对当前阶段机关事业单位干部人事档案信息化管理工作中所存在的问题，机关事业单位要重点做好干部人事档案信息化管理制度健全、完善干部人事档案信息化管理基础条件、提升干部人事档案安全管理能力这三个方面的工作，不断去提升干部人事档案管理工作的信息化、规范化水平，助于机关事业单位的更好发展。