对航天档案著录工作的思考

冯小宁

（北京空间机电研究所，北京 100094）

1 引言

“探索浩瀚宇宙，发展航天事业，建设航天强国，是我们不懈追求的航天梦。”航天档案工作作为其中一项非常重要的工作，是经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开的基础性工作。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》把“全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化；创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升。”作为档案工作发展目标之一。如何借助全国大力发展档案工作建设信息化的契机推进航天档案工作的开展，如何让航天档案工作更加安全、更加便捷、更加可靠的为整个航天事业服务，需要理清目前航天档案工作中已不能跟上新形势发展脚步的环节。这其中数字化形态下著录工作作为航天档案工作的关键环节，为尽快适应新形势要求，需要将制约著录工作发展的人员素质不高、著录形式陈旧、相关细则不全等问题进行调整改进，这对整个航天事业持续稳定的进步有着重要的意义。本文重点寻找具体问题并尝试给出解决对策：

2 航天档案著录工作现状及原因分析

2.1 工作现状

2.1.1 著录项目不统一

著录项目是描述著录信息源的记录事项。目前，航天档案依照门类管理，档案分为文书档案、经营档案、会计档案、预研档案、航天档案等门类。各个门类著录项名称各异，如：文件题名项，文书档案是文件名称、航天档案是题名、照片档案是单元名称等，因此造成各门类档案著录方式、著录项不统一等现象；电子文件检索项繁杂、档案文件查准率不高等方面的问题。另外，在电子文件著录中相对纸质档案项目更加复杂多样，增加了如软硬件平台项和检索利用项两大项，以及其他各大项下设的多个小项，涉及电子文件内容、背景、结构以及管理过程等多方面。其重点是强调著录电子文件背景信息对保证电子文件凭证价值的重要性，这在纸质档案著录中没有充分反映。著录源的不同存在了巨大的著录项目差别，最终会导致所著录的内容在后续调取查阅时遇到检索困难情况。

2.1.2 著录内容不准确、不完整

航天档案包括纸质档案和电子档案，纸质档案因其记录载体和保管方式的传统性和成熟性，档案的内容、结构与背景三者融为一体，找到档案的同时也就找到与之有联系的各种背景信息和档案之间的历史有机联系。现实著录过程中由于航天纸质档案著录级别项目多，信息量大，保证著录内容完整正确并不容易。最常见的航天档案中，区分不同项目最直接的方法是依靠项目代号来判别，如果前端著录人员在著录该文件时，错把项目代号著录至其它项目中，结果便是用项目代号查询不到所需档案，形成了死档现象。如用户需借阅与“一二九厂”签订的合同，因著录过程中将责任单位录为“129厂”，为借阅的查找过程增加了难度。而电子文件的一些技术特性使其内容、结构与背景三者之间相对独立，很容易相互脱离。因此，著录过程中需要根据信息源的不同不断切换著录方式，一是工作量增大，著录形式来反复变化，容易造成著录过程中出现著录内容不全不准。另外，著录过程中稍有疏忽很难保证最后著录的信息在后续使用中能够精查询利用。

2.1.3 著录信息不完整

随着航天科研任务越来越繁重，生产更加精细化，相关纸质、电子文件档案区分也随之细化，文件种类、数量等均有大幅度增加。纸质档案著录信息源主要来自档案的内容和形式特征，如文件的题名、责任单位、编制时间等。但在实际档案整理过程中无责任者、编制时间、编制单位、单位公章等信息不全现象时有发生，著录信息从源头不完整。而电子档案著录信息源主要来自档案的内容，并要适当录入相关的结构和背景信息。著录过程中在档案内容、相关结构与背景信息选择上没有规范统一的标准，难以将所需的关键信息录制完整。

2.2 原因分析

2.2.1 缺乏标准的著录规范

著录作为档案管理工作的一项重要基础性工作，是保证所录档案的真实性、完整性、可理解性和可利用性的关键环节。由于缺乏详尽统一的著录细则，现行的著录规范呈“百花齐放”态势，造成了著录的信息“独立不好用，综合不兼容”的奇特景象。如：在著录项中的文件编号，物资合同著录过程中出现了著录合同号和著录物资归档编号两种形态。若不对著录细则加以规范控制，必然给档案查询利用带来困难。

2.2.2 档案人员素质

信息化时代下，航天档案信息化建设对档案著录人员的业务素质提出了较高要求。著录工作并不是简单地将源文件进行输入、提交及存档。新形势下，一个较为合格的档案著录人员需要熟练使用计算机、管理软件，还需要懂得著录管理规范，并对档案信息价值有很强的敏锐性及很高的工作严谨性等等。但是因长期以来，传统的档案管理方式理念影响下，档案管理的人员队伍并不能够满足工作需求，具体来说，工作人员综合素质不高，部分管理人员对设备操作较为生疏，工作积极性不高，在工作严谨性和规范意识上有所欠缺，加之缺乏针对性地培训，使得新技术、新设备不能够较好使用，对著录工作造成一定影响。

3 解决对策

3.1 统一和完善航天档案业务规范

科学的档案整理是实现数据标准化、规范化的保证，而标准的航天档案业务规范是整理档案的依据。收集采纳各单位在档案信息化建设管理方面好的做法，结合航天档案信息化建设工作量大、内容繁杂等实际，尽快的制定标准的航天档案业务规范，消除各自为战、一加一小于二的现象。同时制定航天档案业务规范要遵循航天档案的规律，保持航天档案材料之间的有机联系，以便查询利用。

细化“规范”中著录工作内容、确定著录相关数据形态、明确著录对象的构成、形成著录过程及后续使用的安全标准等。首先是著录项目的规范。例如文件的题名、编号、责任单位、内容等通用著录项在著录时要统一格式、明确完整性标准、规范检索的精确查找及模糊查询框架、形成著录对象与内容检索时的权限等；如附文编号、签发人、物资归档编号、拍摄地点等特殊著录项要设独立的著录方法标准及注意事项。二是著录细则的规范控制。明确各项著录的具体内容，如：在著录文件编号时，规定文书档案著录发文字号、经营合同著录合同编号等。再如责任单位：责任单位必须著录全称或统一规范的通用简称、一般采用汉字著录，名称中涉及的数字应采用阿拉伯数字等。

只有这样才能让著录工作有据可依、有律可循、有规可守，最终保证数据的完整性、准确性、可用性、安全性，实现著录的标准化、规范化，进而推动航天档案信息化工作的开展。

3.2 加强档案收集工作的完整性、准确性可以有效提升数据质量

我们应该清楚的认识到目前的档案著录工作整体还处于初级阶段，著录发展水平也参差不齐，把好数据准备工作关成为消除档案数字化发展瓶颈、解决制约计算机管理档案发展的关键。完整、准确是航天档案的生命，是著录的关键。著录信息源的不同带来的影响是客观存在的，除在著录过程中需要谨慎操作外，作为保证著录质量的第一关，检测显得尤为重要。以“规范”著录标准为基础、以“四性”检测标准为抓手，结合因航天档案著录信息源不同易产生错误和遗漏的实际，从准确性、完整性、可用性、安全性四方面对著录内容进行检测，所著录内容必须完全符合四方面的要求方可最终进行著录并提交至计算机管理系统进行保存，以备查询利用。对于不够准确、完整的著录项目明确指出所产生的歧义、所欠缺要素、内容等，待补齐提交检测合格后可按照工作流程继续推进。对于可用性不强的著录项目要转换成便于检索的关键词或常用内容，剔除生僻内容及项目，增加著录的实用性。而对于安全性不够的著录项目必须严格按照“规范”进行修改，必要的设置检索权限和保护密码等，确保所有信息在著录后的检索查找以及使用中绝对安全。“四性”检测是著录信息源能否符合“规范”的一把标尺，是档案著录工作的战略高地。因此，航天档案收集工作必须严格注意档案的完整性和准确性。另外，为了维护电子文件的真实性和完整性，电子文件著录必须对电子文件形成全过程中涉及的全要素进行全方位地记录和描述。这就决定了电子文件著录的信息源不仅是“档案的内容和形式特征”，还包括它的“背景及其生成时的文件系统的信息”，以及文件的重点内容和关键词，从而形成准确的元数据，用来支持如指示存储位置、历史数据、资源查找、文件记录等功能。

3.3 提升档案著录人员的素质

航天档案著录工作基础工作任务量庞大，需要把已立卷归档的大量档案重新进行整理后著录，这项工作不仅难度大、质量要求高，而且工作量大、耗力多、耗时长，这就需要著录工作者克服繁琐、乏味的工作性质，以坚强的耐力和毅力，以高度的责任心对待每一个著录项目。由此看出，一方面档案人员专业知识、使命感荣誉感的学习和培训应同步进行，既要提升专业素质，也需要时刻保持高的思想素质。通过培训提升档案著录人员分析问题、概括问题的能力，增强工作责任心和严谨的工作态度。另一方面，作为提升人员素质不可缺少的奖优惩劣制度需同步推进，通过完善“规范”中的奖惩制度树立个人的工作标准，严格按照奖惩制度中的规定抓落实，最终达到时刻保持档案工作人员队伍的高素质、高效率。

著录工作作为航天档案工作关键和基础，不仅决定着航天数字化档案系统能否顺利应用，更关系着未来数字化档案馆能否实现。数字化形态持续发展、科技含量不断提升，查找并及时更正著录过程中存在的问题仍然是当前以及未来档案工作首要的任务。当数字化档案著录形式成为档案工作的常态，数字化档案工作得到全面应用，会为航天各系统提供更加高质量的应用服务。