新形势下地质实验技术档案管理问题与对策

熊 静

(云南省地质矿产勘查开发局中心实验室，云南昆明 650217)

地质实验检测技术是开展地质科学研究、地质找矿的关键技术支撑，地质实验技术档案包括岩矿鉴定、岩矿测试、选冶试验、岩土性能试验、科学研究、地质调查、环境评价、司法鉴定等类别，是国家地质资料档案管理的重要组成部分，目前地质实验技术档案的管理主要依据《中华人民共和国档案法》、中华人民共和国地质矿产行业标准、国土资源部发布的地质矿产实验室质量管理规范DZ/T 013-2006的管理要求进行管理，传统的管理方式和技术方法，随着行业的发展和深化改革的需要，特别是2018年国务院机构改革后将土地、矿产、海域、水、森林、草原等主要自然资源归口到自然资源部门统一管理，自然资源合理利用，生态环境保护受到党和国家的高度重视，地质实验室面临更加广阔的检测领域，同时也对实验室技术档案的保存和管理如何深度融入发展新格局，提出了更高、更新的要求，地质实验室技术档案管理工作面临新的形势和任务。

1 地质实验室技术档案管理面临的新形势

1952年全国逐步建立起了中央、各大区、省级实验室为主体的地质分析实验室格局。二十世纪60年代，地质分析实验室进行了有针对性的调整，各地质队建立了相应的实验室。二十世纪70年代至80年代中期，地质实验室的分析技术、管理有了较大发展，70年代实验室致力于痕量元素分析技术发展；80年代主要围绕全国区域化探扫面开展组织建设和业务建设；80年代末期至90年代，地质实验室遇到前所未有的困难，测试任务大幅下降；1999年《地质大调查纲要》和《地质大调查实施方案》正式启动，2003年国务院《关于加强地质工作的若干意见》的出台，以及国家西部大开发战略的实施，全国地质行业迎来了发展的又一个春天，地质实验测试技术也从当初主要以重量法、容量法和光度法为主的检测手段，发展到今天集光谱与质谱、物理与化学、有机与无机检测为一体的现代检测技术体系，检测与服务领域不断扩大，丰富了技术档案馆藏内容，为发挥档案资料存史资政的作用，为历史参考、经验借鉴、检测过程风险管控提供了保障。

实验室检测领域、服务领域的不断扩大，海量地质实验技术档案不断产生，致使地质实验测试技术档案管理工作的多样化、复杂化问题更加凸显，档案的分类、收集、整理、移交、入库、管理等工作难度不断增大，对档案管理工作提出的要求更高、更新、更严，实验室技术档案管理工作也将面临更加复杂多变的管理形势。

1.1 检测范围的多样化

随着生态文明建设和地勘单位分类改革的深入推进，地质实验室迎来了新的发展机遇与挑战，在改革大潮中抓住机遇转型升级，主动对接政府和社会需求，拓宽服务领域，加强科技成果转化落地，为国家自然资源管理工作提供技术支撑，挖掘地质大数据资源，开拓地质实验测试工作新领域是实验室生存和发展的需要，随着市场形势的变化，传统的地质实验室根据市场和行业的变化及时调整其目标和任务，更好的适应和服务于社会发展的需要，探索开展分析测试技术创新，在继续保持传统优势的基础上，地质实验测试工作也从当初单纯服务于地质勘查、地质找矿转变为主动服务于基础地质、矿产资源调查、矿业开发及综合利用、水文地质、环境地质、农业地质、生态环境监测评价、农村农业、司法鉴定等方方面面。

随之而来的是不同行业、不同领域的技术报告档案不断增多，归档范围不断扩大，其技术标准，技术要求及技术资料的分类归档也各不相同，形成了地质实验室检测技术档案多样化的格局，给传统的地质实验档案资料管理工作带来了前所未有的严峻的挑战。

1.2 检测档案管理的规范化

地质实验测试档案是地质工作的重要成果之一，属专业科技档案，检测活动中产生的原始记录、图件、附表、检测报告、质量总结等是实验测试技术档案的重要组成部分，随着其技术档案类型多样化、归档内容更加丰富，要求越来越高、专业性越来越强，传统的档案管理明显不适应现在档案科学管理的要求，加之单位内部档案管理制度不健全、不完善，档案收集不完整、不系统、不规范给技术档案的收集整理、移交、保管、查询、利用、处置、保密等工作带来了诸多困难。因此，加强检测技术档案管理工作的规范性管理形成制度保障。加大对技术档案管理工作的领导和整理监管力度，从实际出发，严格按规章制度、正确履行职责，尽快适应新形势下对技术档案管理工作的新要求。

1.3 实验室技术档案管理的信息化

大数据时代的来临，给地质技术档案管理工作带来了更多的机遇，利用大数据带来的效应，使技术档案管理手段更加先进，更加方便和开放。以信息技术为核心的现代化给档案管理带来了颠覆性的改变，也给档案保管工作提供了全新的工作环境和思维方式，提升档案治理能力，地质实验室技术档案信息化，电子查档已成为绝对的主流，数字目录检索档案已连接，实现全文识别检索，大数据分析等方法被逐步引入，查找档案准确、迅速、已成为现代档案保管的基本特征，极大的方便了科技工作者的需求，因此，档案管理工作要融入大数据，坚持信息化的发展道路，进一步规范和完善单位档案资料的管理，促进实验室标准化建设和规范化管理，是加强单位经营和管理、维护权利和利益、保持发展和稳定的有力保障和必要支撑，也是实现实验室可持续发展的重要途径。

2 技术档案管理面临的主要问题

2.1 技术档案管理意识薄弱

对技术档案的管理缺乏足够的认识，对其重要性认识不够，风险意识淡薄、对档案的日常收集整理工作不重视，普遍存在“说起来重要，干起来次要，忙起来不要”、档案管理工作流于形式、对专(兼)职管理人员配备不到位、兼职过多，缺乏归宿感，档案多为各二级部门自行管理，职责不清，管理意识薄弱，管理制度不健全、单位档案长期不收集、不整理、不装订、不汇交、管理方式落后、缺乏及时归档的意识，档案收集渠道不畅、分类不清、对档案管理工作的重要性、长期性、系统性、完整性、风险性认识不足，档案查找难、推诿扯皮，丢失的问题时有发生，对档案管理水平的提升带来了较大的影响，也不利于全面提升地质档案信息的开发和利用效率。

2.2 档案管理技术及制度建设相对滞后

一是，目前普遍使用的实验室信息管理系统(LIMS)对提升实验室日常质量技术管理和检测过程信息化起到了积极的推动作用，但是由于受传统档案管理工作的制约与影响，地质实验室技术档案的管理工作没有跟上时代前进步伐，技术档案管理的技术手段与其他行业相比没有得到有效提升，LIMS系统也未将技术档案的管理内容纳入该系统的软件开发与实际运用中，导致LIMS系统缺少必备的档案资料检索工具，信息平台档案格式不统一，以档案信息系统的衔接存在技术开发难度大、实施成本高，数据接口不规范，实验技术档案电子文档移交、归集管理难度大等问题。

二是，采用传统的电话、文件收发、告示等对档案资料信息进行管理的方式，容易造成信息传播、沟通的不顺畅、不对称，也不利于档案信息得到准确、及时、有效地传播及沟通和交流，也会对技术档案的信息化管理工作带来技术阻碍，让档案服务系统和档案管理工作呈现出单向性和被动性的问题。

三是，对技术档案管理工作重视不够的问题普遍存在，未形成系统完善且严格的制度约束机制，现行制度对档案信息采集、数据录入、数据审核相关管理人员约束作用不够，档案管理人员兼职过多，职责不清问题，也未形成有效的监督落实机制，档案管理工作的主责主业无法落实，档案资料保管、使用不规范，查阅难度大问题仍然没有得到有效解决。

2.3 档案管理人员业务素质有待提高

一是，实验室技术档案管理水平与档案管理人员的素质、能力和责任心密切相关，档案管理人员的水平、信息化处置能力决定着一个单位档案管理的水平，由于实验室工作性质的特殊性决定了实验室档案管理工作所具有的系统性、连续性、完整性、可溯源性等特征，但由于基层管理人员多为兼职，更换频繁，队伍不稳定，缺乏对档案管理人员进行系统的业务培训和后续教育培训，人员素质参差不齐，档案管理工作中的管理层管理意识、责任意识、担当意识、大局意识、学历水平相对较高，但缺乏必要的支持和理解，对档案管理工作中信息化建设、技术运用重视不够，存在安于现状，墨守成规的思想。

二是，由于部门工作人员忙于日常事务，对档案开发及再利用投入精力不足，导致当前技术档案的开发利用意识不强，水平不高，被动开展的情况，因此必须上下联动，下大力气，培养专业素质高、责任感强的档案工作人员队伍，加快档案专业人才队伍建设和人才培养。

3 有关地质实验技术档案管理的建议及对策

3.1 加快档案信息化建设步伐

近年来，我国数字化档案建设大步推进，电子档案，决定了其在利用方面的显著优势，加强档案资料信息化建设、提升管理水平升级达标，创新服务新模式，充分开发档案信息的利用，实现资源的科学保存与共享。信息化建设是新时期档案管理工作的客观需求，是服务工作创新和管理创新的重要标志，加大资金投入，推进科技档案纸质档案管理向信息数字化管理的进程，实现档案检索自动化，推动手工检索向自动化检索的转变，通过对实验室信息管理系统(LIMS)的升级改造，建立准确、完备的信息数据库，通过网络自动化系统、为科技人员提供方便快捷的档案信息服务。

进入信息化时代，各行各业的发展都离不开信息技术，利用现代科技手段，加强档案管理工作的建设，积极探索档案信息化建设，实现档案记录信息传播载体运用，构建档案信息化管理模式是时代的要求，要尽快构建档案信息化标准体系，调整现有的技术档案管理模式，完善管理制度，规范管理流程。

3.2 加强新形势下档案管理工作的领导，创新人才培养机制

新形势下，加强档案管理队伍的建设与培养，不断提升档案管理工作的质量和水平，服务于中国特色社会主义现代化建设，关键在领导，各级各部门要以上率下，在认真学习领会《中华人民共和国档案法》及相关法律法规精神实质的基础上，加强领导，认真抓好、贯彻落实好档案管理的相关工作，注重档案管理软硬件环境的建设，充分认识档案管理工作的重要性，进一步明确部门和人员的相互职责职能关系，充分理解“人才是第一生产力”的深刻含义，加大对档案管理人才的培养力度，档案专业人才培养应站在时代前沿，用社会发展的视角，培养高层次、综合能力强的高素质人才，要创新人才培养机制，鼓励人才筑牢专业基础，掌握正确的学习方法；培养档案专业性人才的创新型思维和独立思考能力，熟练掌握现代化信息技术资源的整合和使用。在档案管理人员的学历提升，职称晋升等方面给予关心、支持和鼓励，积极落实档案管理人员的待遇，确保队伍稳定和工作的持续性和完整性；不断加强业务培训，有计划、分阶段、分层次、有步骤的对档案管理人员进行业务培训，持证上岗，不断提高档案管理人员的整体素质，加强队伍建设，提高档案管理人员的综合素质，对从事档案管理工作的同志多一份关心、多一份支持，多一份理解，多一份鼓励，疏通职称晋升渠道，把想干事、能干事、干成事的同志及时使用起来，为新形势下档案管理工作的规范化、专业化、信息化、数字化、网络化建设打牢坚实的人才基础。

3.3 加强过程监督，规范技术档案管理

档案材料是否完整和规范是衡量档案管理工作质量的重要标准，做好档案的收集、整理和归档工作是提高技术档案管理水平的重要前提，严把收集关，明确收集范围，及时全面的收集各类材料充实档案，确保档案的完整性；严把鉴别关，对收集的归档材料，进行认真的鉴别，审核，做到归档材料准确、安全、全面，对需要销毁的材料严格按照档案管理办法销毁。严把整理关，收集来的归档材料，在整理的过程中，要严格按照《科技档案整理工作细则》进行整理立卷，做到分类准确，目录清楚，装订整齐，有条理的反映出各类档案情况。