大数据背景下医院档案管理制度的改革问题

毛永青

（福建省宁德市闽东医院,福建 福安 355000 ）

公立医院档案管理模式的改革，是医院积极回应时代发展潮流的表现，它将让医院管理机制拥有针对性发展和创新的更大可能性。在具体操作时，应当意识到医院档案管理工作的意义所在，提升医务工作人员工作效率，并保证患者的隐私得到充分保护等，这需要医院在大数据应用背景下积极引入先进管理设备，使管理模式的改革及早收到成效。

1 医院档案管理概念及工作指导思想

1.1 医院档案管理概念

在医院各项工作中，档案管理被普遍认为是一项基础性的组成部分，它具体涉及医院各项业务活动的记录，以及同医疗技术发展有关的资料数据储存及利用。[1]整体来说，医院所做的全部档案管理工作，在概念上具有较浓的系统化意味，分类、存储与使用过程中皆可见到它的影子，同时在实施档案管理细节时，理念更新、技术创新都有其合理性，为此才会对医院档案管理科学性及有效性提供有力支持。

1.2 大数据下档案管理指导思想

在大数据技术运用背景下，对医院档案工作进行处理，需要以科学的思路为指导，并保证从业者拥有高尚的品质、严谨的态度、客观的行为，尽量尊重真实情况，避免出现修改、涂抹、破坏，尤其是不尊重大数据技术问题的出现。因此档案管理工作者需要以医院档案信息的全面性、规整性作为突破口，使之可以详尽体现专业性，保证查询与取证工作的便捷性。对于从业者而言，较高的思想觉悟、负责的工作态度等则是上述效果得以保证的必然要求，以有关法律与医院管理制度为规范，充分自我约束，确保患者资料信息不出现外泄，这也是同隐私要求高度一致的必然结果。

2 大数据下公立医院档案管理现状分析

2.1 对管理优势的积极回应

在大数据时代，公立医院档案管理的现实情况值得重视，首先是各医院普遍拥有难能可贵的发展机遇，并对其做出了积极回应。在大数据时代，档案信息处理普遍变得更为高效和快捷[2]。同传统医院档案管理形式相比较，以件、卷等形式存在的存储档案减少，信息化方式支持下的档案分类管理，编辑与调阅自由度更高，这是不争的事实。这种变化总体上有利于医院更准确掌握各项信息，尤其是患者健康状况与疾病组成信息，所以也可以更好地为广大居民提供良好医疗服务与公共卫生服务等。

2.2 对管理不足的应对低效

在大数据应用背景下，公立医院在档案管理方面也面临着管理不足的挑战，此时应对低效的问题普遍存在。其中比较典型的问题有两个，其一是在新型档案管理体系建设与发展方面均衡度和标准度不够。在大数据时代，档案管理工作的特征更加鲜明，因此有必要制定与之相配套的全新管理规范，然而从目前来看，我国很多公立医院在档案综合管理方面，依然欠缺与时俱进的思路，特别是未能针对大数据及云存储特征而做出相应的管理方式调整，也未能构建足够规范化的管理体系。又因为不同地区、不同医院的机构发展不统一，个别医院依然未能意识到大数据时代档案管理改革的必要性，所以医疗大数据统一收集与推进难度很大。其二是公立医院在档案管理方面依然存在一定的安全隐患，档案数据中涉及海量居民健康档案，而数据依然在每年临床医疗服务中大量增加，作为开放与共享平台中的数据，其安全性受到重视的程度却显然不够。这两个典型问题，实际上其背后是由三个突出因素所导致，即管理技术缺少创新、管理体制不够健全、服务效果无法彰显，解决这三个问题将为公立医院档案管理现状优化创造更为理想的环境。

3 公立医院档案管理模式改革的原因

上面对公立医院档案管理现状的分析，凸显出管理模式改革的原因暨必要性。

3.1 适应决策原因

现今我国医疗体制改革已处在不断专业化与系统化时期，医院管理工作改革有其必要性，具体来讲，医院所做的每项决策，均会给医院后续发展造成或大或小的影响，当将这种影响着眼于医院档案时，其价值作用同样值得重视，因此也应当要求医院在改革过程之中，做好档案管理模式方面的主动变革，即结合医院实际情况，做出理性的探索与创新，让档案管理体系更加健全、更具可行性，以便更好地支持决策、服务社会[3]。

3.2 适应服务原因

现在的医院档案管理模式在探讨改革可行性时，主要强调了管理技术与操作技术两个方面，两方面共同支持档案管理工作向良好方向变化，在未来进一步改革之路上，这两个方面同样值得给予共同关注。[4]我们注意到：在医疗体制改革全面铺开的时代，为与改革内容和改革环境相适应，医院的服务领域日渐拓展，甚至产生了一些全新的业务，包括无假日医院、门诊全天候服务、优质护理、电子病历等都颇有可圈可点之处，同时也因此产生了大量档案资料，若只依传统模式进行档案管理，则无法适应大数据应用背景下的工作需要，会给档案管理效率和质量的改善造成阻碍，因此要做出基于传统又不受限于传统的档案管理模式变革。

基于上述两方面原因，利用档案管理体系的创新，用更为主动的态度，融合于先进档案管理思想和体系范围之内，这将让传统档案管理模式所存在的缺陷得到弥补，确保档案管理质量提升拥有足够的进步空间。

4 大数据下公立医院档案管理模式改革的应用要点

4.1 适应技术的方法创新

为了更加顺利地推动公立医院档案管理模式改革，适应大数据应用背景，创新档案管理技术是必要的。科学技术水平进步，让信息化电子档案在内容上和形式上被广泛接受，对于具体的医院档案管理工作来讲，这将达到档案目标智能分类的效果，由此使医院档案管理工作有着积极影响。而实践操作过程中，传统形式的手工记录、纸质存储档案还有很多，这些档案的收集、整理、汇编与引用，因工作量巨大而将造成档案管理工作能力的弱化，对档案管理工作造成麻烦。为了同大数据技术运用以及医院发展建设总体需求相一致，针对新载体档案、传统载体档案二者一起进行管理技术创新很有必要，应当得到重视[5]。如医院要在档案管理技术方面做出升级和突破，保证档案更好更快地朝电子化和自动化方向发展，亦需重视网络化技术应用的随时调整，避免由数据升级带来的资源漏记与忘记等问题，以致医院档案管理工作偏离规范化与合理化的理想要求。为了将档案管理能力提升到全新的层面，管理技术的升级和改造也是必要工作，做好这部分工作，将发挥出先进的技术应用效果，满足持续变化的管理工作需求。而医院有关部门还要注重强化档案管理相关的基础设施建设，要随时留意基于硬件设备、软件设施等方面考虑的档案管理促进工作，比如医院可以借助先进技术手段，使医院档案管理事业不断走向电子化和自动化，乃至运用AI技术给医院管理工作提供支持与保障。医院可以安装统一程度更高的信息管理系统，让针对档案内容的管理处在同一平台之内，在确保和医院发展水平相协调的同时，更好地满足各项具体要求。现在绝大多数医院已经完成了办公自动化系统普及，利用该系统能够让医护人员方便进行机器使用、人员调动、设备查询、信息调取等工作，而在此基础上，医院档案管理者需要意识到将其同自身工作相关联、相融合，熟悉具体操作方法[6]。而对具体的医院档案管理工作者来说，则要其主动参与到档案信息获取渠道拓展、档案管理技术升级等具体工作中来，让医院档案管理在技术水平方面拥有持续进步的可能性。

4.2 适应时代的体系创新

医院可能在新的背景下出现越来越丰富的业务类型，这将极为鲜明地突显出档案管理的价值，医院要以此着眼点，将档案管理规范工作做到尽善尽美，让具体业务不因类型的丰富及大数据的介入而无所适从，保证各项工作得以顺利进行。而为了达到这一效果，医院首先应构建更加科学完善的档案管理制度，基于确保档案完整性的基础，将档案管理责任落实到位。具体来讲，档案管理者要在档案资料归档、保管等方面多做努力，同时保证档案资料能够以完整面貌呈现出来，不发生档案资料遗失与篡改的问题。此时可采取的具体策略有两个：一是要让档案管理制度加快完善。医院尤其是公立医院应当加速档案管理模式改革，并根据本院具体情况，做好针对性的档案管理制度优化，使制度中容纳新的技术、新的信息，保证制度对更广泛内容的包容性，这将成为档案管理效率和管理质量提升的基础，并让档案资料因此变得完整。医院也应当在完善制度的同时，配合对应的全面责任机制，面对可能存在的档案遗失以及数据被篡改等问题，使责任人员受到责任追究。二是要让档案收集与归档工作有章可循，亦即必须在档案管理制度中明确规定具体内容，例如若有关人员需要借阅档案，则需要其提交明确的证明，并在审批确认后才能操作，再比如医院有关科室或者部门的档案调用，也需要有所规定，像避免本人借出，禁止随意复印等行为的发生等，将重要档案数据保密工作做好，保证医院档案资料安全也是具体规定中的重要内容[7]。

4.3 适应需求的服务创新

档案管理要做好收集、汇总和存储等方面基础工作，但最终目的在于以服务为宗旨的应用，因此在强调与强化公立医院档案管理模式如何在大数据技术应用背景下实施改革问题之际，服务效能的提升将成为一个关键点。因长期根深蒂固传统管理观念的存在，很多医院管理者未能合理审视档案的功能与价值，存在一定程度上的认知偏见，这将导致无法合理化管理档案，并使之出现应用的弊端，使档案价值作用不但未能因为技术发展而提升，反而受到极大限制[8]。对于服务性机构而言，档案信息资源管理效果是否能够得到充分改善，对于提升公立医院医疗服务水平作用非常突出。为将档案管理导向最终服务，带动医院整体发展，在医院开展档案管理模式探索中，管理人员要主动调整自身工作理念，变原有的被动管理为新型的主动管理，充分发挥档案潜在的服务价值，使档案管理进一步强化效能。具体可注意三方面工作：一是让档案拥有更多走向社会的机会。公立医院的档案管理部门可以文化建设活动为契机，寻找使档案管理示众的可能性，并以合理手段调用目前可用的档案信息数据，从独特角度做好医院发展史宣传工作，用于提高医院知名度，同时使档案拥有增加影响力的效果，而类似的做法也将让档案原本具有的教育载体作用得到展现，从教育的角度提高服务效能。其二，使档案发挥出为医院工作提供信息数据方面有力支持的作用[9]。在医院所做的各项管理工作当中，内部管理内容极多，所面临的问题也很复杂，为此为有效地提高公立医院内部管理效果，医院可利用各部门利用查阅与应用档案特别是人事档案的机会，更便捷地展开人事管理工作，使内部管理与档案管理在服务目标上保持一致性。其三，让医院注意到自身与社会医疗服务机构之间的关系，使医疗服务产生的有价值临床信息数据与社会医疗服务机构信息数据展开交流，以便同时提升二者的档案管理水平，唯有如此才能更好地带动我国医疗事业水平整体进步[9]。

5 结语

档案管理的价值在医院管理体系中既独特又关键，能给医院尤其是公立医院的运营和发展带来很大作用。在提升档案管理效果的前提下，医院如果想要在大数据应用背景下取得长足发展，就需要在档案管理模式方面做出改革。本文基于新医改前提提出一系列模式改革，并分别从基本制度建设、技术发展及应用拓展几个角度提出具体策略，希望能够以此全面提高医院档案管理能力，带动医院健康发展。