大数据背景下关于档案管理的探讨

宋秋萱

(黑龙江大学，黑龙江 哈尔滨 150000)

在大数据的时代背景的影响下，网络信息服务技术的快速发展致使巨量且多样化的数据不断地出现，人们的生活、学习和日常社交随处可见。如何有效率的管理和利用这些数据，成了各行各业关注的焦点，对于档案行业也不例外。在国内，将“数字化”与“档案馆”联系起来讨论始于2000年，此后档案资源数字化建设和档案管理方式的变化便引起了档案界内持续的关注与讨论。数字化档案数据成为一种新型的档案管理模式，让档案管理工作不断的趋向于自动化管理阶段。从近几年国务院印发的相关文件也可以看到，档案管理工作的开展离不开大数据时代环境的影响，需要加速档案工作的转型，即改变原有的传统档案管理，形成新的思维方式逐渐转变成档案数据管理，这也是档案工作在发展道路上的必然结果。笔者从文献计量的角度出发，意在通过对该领域已知的研究成果进行总结，针对档案管理工作的现状提出建议，是目前档案界需要关注的问题，具有一定现实意义。

1 文献计量分析

文章选择中国知网数据库(CNKI)作为主要的数据来源，以主题“档案管理”与“大数据背景”为检索对象进行高级检索，对在2010年～2020年间发表的期刊论文进行统计，选择SCI、CSSCI、CSCD作为期刊类型进行精确检索，检索时间截至2020年6月18日，最后检索出与本文研究主题相关度较高的有效文献共38篇。

1.1 档案管理研究主题年代分布规律

对该领域内研究文献进行统计分析，可以有效反映该领域内的研究文献发文数量随着时间产生的数量变化，也可以从整体上看出该领域发表的所有期刊研究的历史进程。由表1可以看出大数据背景下档案管理建设领域相关的研究文献数量变化情况，波动较大，平均年发文量为5.71篇；2019年发表数量为11篇，由于无法预计2020年的发文数量，所以暂时认为2019年为发文数量最高的一年，面对巨量档案数据，档案工作者应该如何有效管理，档案管理方式如何成功转型，都是亟待解决的问题，因此大数据时代档案管理是档案界目前所关注的重大课题之一。

表1 2010年～2020年领域内论文的年度发文量

1.2 档案管理研究主题被引频次分析

以中国社会科学引文索引数据库(CSSCI)为检索来源，导出与主题相符的文献按照被引频次进行排序可以得到文献的被引情况如表2所示，在排名前4的文献中，文献篇平均被引次数为24.5次，篇平均被下载频次为273.1次，可以看到排名靠前的文献中，医院和高校的档案管理方向较多，其次是企业档案管理。其中浦晓雯、夏开建、张军朝合作发表的《基于大数据驱动的医院档案管理数据分析方法与应用决策》被引频次最高为37次，这篇文献针对医院档案管理过程中存在的问题进行分析，通过探讨得到了有效的解决策略，奠定了在医院档案管理方向的主导地位。

表2 文献被引频次排名前4的文献

1.3 档案管理研究主题研究现状分析

经过对检索得到的文献作者进行分析，发现在档案管理领域内没有形成核心作者群，所以选取了部分发表在核心期刊的文献进行分析可以发现，档案管理工作在不断地发展和转型。原有的档案工作由单一学科转向多学科发展，档案工作者在拥有专业的档案学科知识基础上，也要掌握计算机网络、数据整理挖掘和分析等方面的技术；其次，档案管理工作从原本的注重纸质档案的管理转向了注重对用户需求的服务，从档案管理工作到档案数据服务的变化中，用户可以主动检索档案数据，让档案工作逐渐形成以数据分析和挖掘的导向性服务的观念。

2 大数据背景下档案管理中存在的问题

2.1 档案管理工作人员配备不足

大数据时代的到来导致档案数据巨量增长，且涉及的数据多样化，以多种形式存在，例如纸质档案、数据档案、音频等，使档案管理人员的工作量成倍增长；当前时代背景下要求档案工作人员不但具有多年的专业知识积累，同样需要计算机等多方面的综合知识以及认真严谨的服务态度，而现有的档案工作者人员数量过少、专业素质差距大，无法应对当下的档案管理工作。

2.2 档案管理中的数据安全性低

网络安全属于档案管理中较为薄弱的环节，档案数据或数据流中的一个丢失,对于档案数据化管理所造成的结果也是难以想象的。如果档案信息遭到泄露，会对个人、社会乃至国家都会造成不可预估的伤害。

3 优化档案管理现存问题的措施

3.1 提高档案工作者专业素质

大数据时代，专业的人才是档案管理顺利开展的关键因素。针对档案工作者人员配置不足、现有的档案数据管理工作与原有的档案工作大相径庭的现象，对现有的档案工作者定期培训，加强收集开发档案的意识，全面提高档案工作者的专业素质，且大力招进档案专业技术人员补充现有的档案工作者队伍，从而使之得以改善。

3.2 强化数据安全防范意识

档案工作者应完善数据档案的安全管理制度，对部分重要的档案进行加密处理，同时利用网络防范技术提高安全性，做到及时升级网络的防火墙设置，保护档案馆系统的安全防止恶意攻击；为保证数字化档案的安全性可以定期对档案资源进行数据备份存放，防止因意外事故导致数据档案信息的丢失和损坏。

4 结束语

大数据时代对档案管理工作产生了巨大影响，它带来了很好的发展机遇，将大数据和档案管理工作结合起来，会促进档案事业的发展；与此同时也带给档案管理工作很大的挑战，坚持原有的档案管理方式是不可行的，需要档案工作者注重创新，全面提高档案工作者专业素质，加大对档案人才的培养力度，将档案管理过程信息化、网络化，不断提高档案数据的安全防范意识。大数据时代赋予档案工作新的内容和方式，随着大数据技术的发展，档案工作者不断的努力，档案事业会从容应对这次挑战，最大限度地实现价值。