基于语料库的外贸英文函电写作研究

方军霞

（浙江经济职业技术学院，浙江 杭州 310018）

一、前言

随着我国经济的发展，越来越多的企业开展对外贸易。然而，由于中外文化的差异，有些外贸业务员书写的外贸英文函电不太符合外商的阅读预期，从而降低了跨文化交际效果，进而影响交易的达成。

目前国内基于语料库的外贸英语函电写作研究主要有以下几个视角：1.语篇衔接视角。李舰君（2016）指出商务英语信函的语法衔接比例明显高于词汇衔接，而语法衔接中以指称为多，替代和省略为少。而刘艳荣（2019）发现在商务信函中指称衔接手段最高，连接次之，替代和省略手段最低。2.多维度视角。洪宛青（2016）借助多维度分析模型，对中国和英国教材中的商务英语信函进行语料库对比，发现英国商务函电具有口语化特征，交互性、叙事性和劝说性更强，而中国商务信函更偏向于书面语体，信息性强。3.词汇特征视角。占小海和张维友（2012）发现英语商贸信函的礼貌用语选择较少，规则性更强，而中文信函所用正式词汇较多，在礼貌用语层面更为复杂。4.语类视角。李 辉（2015）指出中国文化重视集体主义，在撰写商务信函时谨慎小心，竭力维护合作伙伴的面子，而英语本族语者则强调个人主义，写作时运用自由随意的交际策略。

而国际上基于语料库的外贸英语函电写作研究主要有：Yasumasa Someya（2000）通过实证来检验线上商业书信语料库KWIC作为商务英语非母语学习者和使用者的写作工具的有效性，说明数据驱动的写作可以有效地减少书面信息中发现的一些显著和重复的错误。Lynne Flowerdew (2012）介绍了如何利用一个免费的在线语料库，从语法和功能的角度来教授商务信函，并提出写作中应采取不同的策略，使语言行为更具功能性。

课题通过自建语料库，对中企外贸英文函电文本和英语国家外贸函电文本进行对比分析，探讨中国外贸企业英文函电写作策略。

二、研究语料和方法

选取的25篇中企外贸英文函电来源于浙江省的四家外贸企业的业务员，其中询盘、报盘、还盘、下订单、装运各占5篇，中企外贸英文函电语料库由这25篇函电组成；而作为对照语料的25篇英语国家外贸函电，主要来源于这四家外贸企业的英语国家客户，少数来源于英语国家的商务函电书籍，而且询盘、报盘、还盘、下订单、装运也各占5篇，下文中的英语国家外贸函电语料库由这25篇函电组成。

自建中企外贸英文函电语料库和英语国家外贸函电语料库，通过多维分析软件Multidimensional analysis tagger和语言检索软件AntConc，对两个料库进行语言特征检索与分析，并进行对比研究。然后以系统功能语言学理论为指导，对语料库数据进行解读，为中国外贸企业的英文函电写作提出一些建议。

三、对比分析

根据韩礼德的系统功能语言学理论，语域包含语场、语旨和语式，分别制约着语义系统的概念意义、人际意义和语篇意义。

（一）语域分析

多维标注与分析工具（Multidimensional analysis tagger）是一款由Douglas Biber开发的研究语域变异的软件，根据语言特征将语域分为六个维度，并通过对文本六个维度值的计算，来确定文本的类型。经过MAT软件的计算，得到了中企外贸英文函电语料库和英语国家外贸函电语料库的语域维度值。员和英语国家客户，少数来源于英语国家的商务函电书籍。

表1 语域维度差异分析

以维度1为例，正语域维度值代表文本具有强的交互性，而负语域维度值则代表文本的信息性。从表1可以看出，中企外贸英文函电语料库和英语国家外贸函电语料库在语域维度1和维度4上存在着明显的差异。两者在维度1上均为信息性强于交互性的文本，但是相比较而言，中企外贸英文函电语料库的交互性稍强于英语国家外贸函电语料库，与客户有较多的互动。在维度4上，两者均属于显性劝诱文本，但是英语国家外贸函电语料库的劝诱特征明显多于中企外贸英文函电语料库，起到了劝说客户达成交易的作用。

经MAT软件分析，中企外贸英文函电和英语国家外贸函电均属于交互性劝诱文本(involved persuasion)，两者虽然在六个语域维度值上有或多或少的差异，但都注重信息的传达，也不忘与客户互动、对客户进行劝说。写作外贸英文函电时，既要传递有关外贸业务的信息，也须起到对外交流的作用，从而有助于交易的达成。

（二）语场分析

语场是指话语范围，包括交谈的话题和所有的活动。外贸英文函电的话语范围包括商务洽谈和合同的执行。

表2 语料库基本语料信息

从表2可以看出，中企外贸英文函电语料库的篇幅和英语国家外贸函电语料库大致相当。同时，中企外贸英文函电语料库的类符/形符比为26.90，低于英语国家外贸函电语料库的类形符比30.07，说明后者用词更丰富，文本的可读性强。

AntConc是一款语料库检索软件，适合于语言文字等方面的研究，具有索引、词表生成、主题词计算、搭配和词族提取等多种功能。接下来运用AntConc软件对语料库的高频词进行统计和分析。由于篇幅所限，这里仅列出前35位高频词。

表3 语料库高频词统计

从表3可以发现，两个语料库都关注价格（price）和订单(order)。但英语国家外贸函电语料库中order的频率（每百词）为0.89，高于中企外贸英语函电语料库中order的频率（每百词为0.53），说明英语国家有时会用order来指代订单项下的货物。而且，英语国家外贸函电语料库中please和thank的每百词频率分别为1.01和0.42，远大于中企外贸英文函电语料的频率（0.57和0.32），说明英语国家的函电更注重礼貌。

（三）语旨分析

语旨是指参与者之间的关系，而外贸英文函电体现出外贸企业和国外客户之间的关系。

表4 语料库情态动词频率统计

由表4可知，英语国家外贸函电的预期性情态动词使用频率（1.82%）高于中企函电（1.26%），对于商务合作的劝说性更强；而可能性情态动词的使用频率（1.10%）也高于中企函电（0.73%），这样买卖双方之间商务洽谈可以留有更大的余地；另外，英语国家外贸函电的必要性情态表达（0.42%）也多于中企函电（0.16%），更好地体现了企业的责任感。

所以，就情态动词而言，中企外贸英文函电在人际功能方面逊色于英语国家外贸函电。

（四）语式分析

语式是指话语方式，而外贸英文函电的语式就是企业与海外客户的交流方式。

表5 语料库的词汇密度

实词包含名词、主动词、形容词和副词。词汇密度是指实词所占比率，一般反映出文本的信息量和难易程度。由表5可以看出，中企外贸英文函电语料库的词汇密度（45.22%）和英语国家外贸函电语料库（45.44%）相差无几，说明两者的信息量和难易程度大致相当。但前者的形容词使用频率（7.00%）高于后者（5.74%），说明中企函电较为浮夸一些，而英语国家函电更为平实，而朴实的语言更容易得到客户的认可，有助于业务的开展。

另外，英语国家外贸函电语料库的主动词使用频率（11.44%）高于中企外贸英文函电语料库（10.92%），这样能够使文本更生动，从而给客户留下较为深刻的印象，有利于外贸业务的开展。

四、外贸英文函电写作策略

从中外英文函电的对比分析来看，两者均属于交互性劝诱文本。但是在语场、语旨和语式方面，中企外贸英文函电稍逊于英语国家外贸函电。因此，中企的外贸业务员在写作英文函电时，有必要参考英语国家的外贸函电文本，并考虑外国客户的阅读体验，采取相应的写作策略。

（一）增强概念功能

函电中谈及货物，不要一味地使用goods或product(s)，有时也可以使用order(s)，以迎合外商的阅读预期。

（二）提高人际功能

1.写作函电时增加please、thank的使用频率，以提高文本的礼貌性和交互性，从而更好地体现文本的人际功能。

2.提高情态动词的使用频率。如预期性情态动词will、would、shall，以增强文本的劝诱性；如可能性情态动词can、may、might、could，以提高文本的交互性；如必要性情态动词ought，should，must，以体现企业的责任感。

（三）增强语篇功能

1.减少形容词的使用频率，用事实说话，以更好地得到客户的认可。

2.提高主动词的使用频率，以增强文本的生动性，给客户留下深刻印象。