自然资源部门档案管理现状分析及其改进策略研究

郑燕杰

【摘要】在自然资源部门发展中，档案管理除了对以往和现在的发展情况进行了记录，同时也为自然资源部门今后的发展提供了重要参考，更多的是传递信息和资料，其实本质上具有一定的政治性和科学性，同时也是一个自然资源部门长时间发展中必须落到实处的可持续性工作。对从事档案管理人员自身的专业意识要求较高，其应充分意识到积极革新自然资源部门档案管理工作有利于提升自然资源部门实力，并在时代发展中始终占据优势地位。

【关键词】自然资源部门;档案管理;重要意义

随着社会和经济的发展，我国的自然资源部门档案管理工作重心发生了转移，从传统单纯进行管理转变为全面利用档案，可以为自然资源部门发展提供凭证和参考依据，因此档案管理工作已经成为自然资源部门管理工作的关键环节。随着我国档案管理工作现代化程度的深入推进，档案管理工作的复杂程度不断提升，因此对档案管理工作的规范性有了更严格的要求。为了满足新形势提出的要求，现阶段最重要的任务是规范档案管理工作流程，只有这样才能提高档案管理工作的效率和水平，提升自然资源部门的综合实力，促进自然资源部门更为长足地发展。

1、信息化档案管理概述

通过现代网络信息技术在档案管理工作中的应用，通过两者的不断深度融合，借助计算机对各类资料数据进行采集、整理、加工，有利于后期信息资料的开发利用，更好地在自然资源部门发展建设中充分发挥作用。因此，在信息时代，传统的档案管理模式需要改革和创新，从以往的繁琐、低效率的人工方式向快捷、高效的智能信息化方式转变，使档案管理工作效率有效提高。另外，档案管理信息化工作主要涉及建设档案管理基础设、信息化建设细则规范化、构建资源管理平台、开发系统软件几方面内容。

2、自然资源部门档案管理现状分析

2.1信息化程度较低

目前，仍旧有着不少自然资源部门使用通过人工的形式进行档案管理工作，在信息化进程不断加深的过程中，一些落后的档案管理工作也随着显现出来，在实际工作中引发了不少问题。首先，信息化程度较低。在自然资源部门的日常档案收集的过程中，缺乏信息化意识，仍旧保存大量纸质文件，严重降低了档案的查询、翻阅、调取等工作，同时还有大量的重复文件，极大地浪费了空间和管理人员的时间。信息化程度低也让档案工作和档案管理体系，都与自然资源部门变革不同步，存在一定的脱节、难适应现象。我国的市场经济体制自改革开放以来都在不断完善，如笔者所在的部门也积极探索自身变革，从而发展自身的核心实力。自然资源部门对自身的体制、机制、自然资源部门架构等都在不断完善，以应对市场环境中风云变幻的条件因素。

2.2档案管理水平低下

在自然资源部门发展过程中，开始广泛应用信息技术。传统的档案管理模式和方法无法满足时代发展要求，也与自然资源部门现代化发展相背离。首先，在档案管理信息化建设期间，软件开发商没有深入分析自然资源部门的发展规律、个性需求和管理流程，从而导致软件开发缺乏针对性，没有深入考量和分析自然资源部门信息化建设需求。自然资源部门在应用软件开展信息化管理时，没有立足于自身实际情况进行二次开发，从而导致档案信息化管理系统无法发挥出优势作用。其次，自然资源部门所聘用的档案管理人员非专业人员，不具备专业的管理能力和水平。当管理人员素质能力较低时，将会影响档案管理工作的信息化建设，还会导致自然资源部门流失人力资源。

2.3档案管理人员专业素质不强

目前，不少自然资源部门对于档案管理工作仍存在着重视度不足的情况，普遍停留在资源保管的层面，缺乏现代化的管理手段和方式，导致各类资料无法在自然资源部门发展中充分发挥作用。另外，由于相关管理制度的缺失，导致资料无法及时地收集和保存，造成资料丢失、损坏等情况，使自然资源部门遭受一定损失。自然资源部门对档案管理工作缺乏重视，也使档案管理人员对自身工作的重要性认识度不足，管理人员的专业素质不高，导致资料利用率下降。

3、改进策略

3.1提高档案管理信息化水平

不管自然资源部门处于哪一阶段，档案管理工作运用哪种模式，“收得齐、管得好、用得活”一直以来都是对自然资源部门档案管理工作进行衡量的基本标准。自然资源部门档案管理工作本身具有较强的复杂性，在档案工作的鉴定、收集、保管、整理、利用、检索、统计、编研各个业务环节均存在各种各样的问题，同时每一环关系十分紧密，相互影响。要想更好地掌控整个业务流程，促进档案管理工作效率提升，必须要运用档案信息系统展开计算机辅助管理。档案管理部门在开发档案资源的时候，应加大档案数据库建设力度，不断丰富档案资源，促进档案馆原始信息转换为数字化的进程加快，确保可传输数字信息的数量，使自然资源部门运用管理需求得到满足，确保自然资源部门其他内部管理工作有据可循。同时，文档管理系统还可以向文件生成领域拓展，确保在编写文件材料的时候在系统平台上规范形成，以使文件归档的质量、格式规范和完整性得到保证。除此之外，还应在文档管理信息化系统中接入自然资源部门其他业务中设计的信息化系统，以确保电子信息和文件顺利归档。

3.2注重建设自然资源部门网络系统，强化档案信息化安全管理

在网络建设完善过程中，注重优化自然资源部门档案管理信息系统，引入专业管理人才和设备，不断优化完善网络建设。采用信息化方式和技术，大力建设档案信息化平台，从根本上提升档案管理效益。在自然资源部门档案管理信息化建设过程中，必须注重安全管理问题。为了提升档案开发利用率，必须加大档案信息安全保护等级。通过档案管理的各项安全要求，基于信息安全要求和分析进行分类，确定不同等级的安全保护要求和标准，科学评估信息管理系统的安全性。

3.3加强档案信息化建设

当下自然资源部门档案信息化建设，是满足信息时代的发展，也是新时代档案管理的大方向，对挖掘档案资源的作用有着十分重要的意义。档案的信息化建设，就是利用现在快速发展的信息技术和互联网通信技术等，来对原有的档案管理方式实现优化，例如原来档案入库，一般采用手工登记和记载分类存储位置的方法，在有档案调度或调出使用时，需要管理员在登记记录本上仔细查阅记录，并从存储库中翻取，往往会花费大量的时间和精力才能够找到;而信息化建设的引入，让档案登记、档案调度和调出使用等工作都转移到了电脑和互联网上，能够实现点击、搜集式的一键找寻，大大提高了档案利用的便利性、便捷性。

结语：

新形势下档案管理工作的规范性发展对自然资源部门深入发展起着极为重要的作用，因此在实际工作中，自然资源部门领导应该对档案管理工作有正确认识，重视开展规范的档案管理工作，建立健全档案管理工作的管理制度，明确人员的责任和义务;加强信息化建设力度，加大资金投入力度购置符合自然资源部门发展要求的软硬件设备;重视引入和培养专业人才，全面提升相关工作人员的整体素质和职业素养，让档案管理工作成为自然资源部门健康发展的强大推动力。

参考文献：

[1]李慧勋.新形势下档案管理工作的规范化研究[J].黑龙江科学，2019，10（03）：134-135.

[2]李璟.新形勢下档案管理工作的规范化研究[J].办公室业务，2018，296（15）：58.