电子文件凭证价值维护路径：流程推导及模型构建

周林兴 林凯

摘  要：《电子文件凭证价值保障问题研究——基于电子文件信息演进流程视角》一书从电子文件的信息演进流程出发对电子文件凭证性和凭证价值进行了科学区别，并通过构建电子文件凭证價值保障模型来提高电子文件管理效率，切实保障凭证价值提升电子文件地位的有力举措，是一部理论结合实际的力作。

关键词：电子文件;凭证价值;价值保障;流程推导;保障模型

Abstract： The book 'Research on the Protection of the Value of Electronic Documents-Based on the Perspective of the Evolution of Electronic Document Information' The efficiency of electronic file management is a powerful measure to effectively protect the value of certificates and enhance the status of electronic files. It is a masterpiece combining theory with practice.

Keywords： Electronic Archive; Certificate value; Value guarantee; Process derivation; Guarantee model

电子文件单轨运行是时代发展的必然趋势，但想大范围推广可能条件还不够成熟。[1]因此，在过渡发展的阶段，如何保障电子文件的凭证价值是每一位档案学者都需要思考的问题。

2020年由黄世喆教授出版的专著《电子文件凭证价值保障问题研究——基于电子文件信息演进流程视角》（以下简称《价值保障》），从电子文件信息演进流程的角度对电子文件凭证价值保障问题进行了详细的探讨。

1 概览

该专著从大数据时代背景出发，通过界定电子文件相关概念作为理论基础，推导出了电子文件信息演进流程可分为电子信息层、电子文件信息层、电子档案信息层等层级，后将三个层级中电子文件凭证价值的变化做了相对应的分析，并构建了包括电子商务系统、电子政务系统中的电子文件凭证价值保障的管理模型。

该著作以扎实的理论功底和严谨的论证思维论述了电子文件凭证价值的保障，应该说是一部理论结合实际的力作。

《价值保障》一书，分为七章。绪论部分介绍了相关背景和学界对于电子文件凭证价值的探索进展。

第二章中详细论述了电子文件凭证价值的相关概念，并且重点论述了电子文件凭证性和凭证价值的区别与联系即“凭证性是所有文件的基本属性，同时又是电子文件具有凭证价值的基础，而电子文件的凭证价值才是档案价值，才保证其转化为档案[2]”。

第三章中对于当下电子文件凭证价值保障的现状展开了阐释，认为如今的相关法律规范、信息技术以及管理规范的现存问题是制约电子文件凭证价值保障的首要缺陷。

第四章中从电子文件信息演进视角下将电子文件划分为了电子信息层、现行电子文件信息层、电子档案信息层等三个层级，并且对于各个层级的特点和其中各层级文件凭证价值的变化都做了论述。

在现状调研的基础之上，在第五章构建了维护电子文件凭证价值的模型，该模型立足于法律法规、信息技术、管理制度三个方面，形成以“法律法规标准通用、信息技术全面、管理制度完善”为基本思想的管理模型。[3]

第六章中从电子文件信息演进流程角度对于电子商务系统中的电子文件凭证价值进行了分析，提出了构建电子商务系统中电子文件凭证价值的管理模型。

第七章中以相似的思路对于电子政务系统中电子文件的凭证价值做了论述。作者对不同模式下的电子政务文件凭证价值影响因素进行了分析，建立了电子政务文件凭证价值的保障模型。

《价值保障》一书立足于现阶段文件“单轨制”的发展趋势，提出了较为系统的电子文件凭证价值保障的路径。该书从电子文件信息演进流程出发推导出了电子文件凭证价值的变化，基于电子文件信息演进流程的视角分别构建了包括普遍意义上的电子文件、电子商务交易文件、电子政务文件的凭证价值保障模型，从电子文件的共性和个性上都提出了合理的凭证价值保障措施，这无疑对于如今电子文件的管理和提升电子文件的地位大有裨益。

2 评论

关于《价值保障》一书，笔者认为在概念界定、流程推导、保障模型等三个方面的探讨值得肯定。

2.1 概念界定。《价值保障》一书论证电子文件凭证性和凭证价值的区别，这有助于电子文件价值鉴定工作的开展，从而提升电子文件的管理效率。

一方面，作者对于电子文件凭证性和凭证价值的辨析可以更为清晰合理地明确电子文件转换为电子档案的条件。

另一方面，凭证性是所有文件都具有的本质属性，只有当人们通过各种活动利用了电子文件凭证性时才能产生凭证价值。因此，电子文件的凭证性是其凭证价值的基础，而凭证价值亦是其凭证性的升华。

在以往的研究中，电子文件凭证性与凭证价值概念经常让人混淆，导致文件转换为档案的界限变得模糊。作者通过辨析电子文件凭证性与凭证价值的关系有助于明晰电子文件各层级间的关系。

作者关于明确电子文件是否已转换为档案的讨论，对于信息化时代数量庞大并且各种各样的电子文件鉴定工作无疑是一种有益参考。

2.2 流程推导。《价值保障》一书对于电子文件信息演进流程进行了合理的推导，并对电子文件所处的各个层级中文件凭证价值变化进行了详细的论述。

在前人的研究当中，张文浩将电子文件信息演进流程划分为了电子信息层、电子记录信息层、电子文件信息层、电子档案信息层。[4]

本书通过借鉴以往的研究成果，结合文件生命周期理论将电子文件的运动流转视作了一个完整的运动过程，把电子文件信息的演进程序进一步扩大，包括了文件形成前的電子信息，直到经过归档程序的电子文件的过程。[5][7]

同时，本书通过借鉴文件连续体理论，将电子文件信息演进流程的各个层级分别与文件连续体理论的各个维度相对应，从而将电子文件信息演进流程划分为电子信息层、现行电子文件信息层、电子档案信息层三个层级，并对各个层级凭证价值的变化做了清晰、合理的推导。

第一层级。本书认为电子信息层是最初的层级，其信息零散繁杂，未经过专业的处理，所以它的信息内容在未经过信息组织的前提下是不能确定真伪的。因而，只有符合事实的电子信息才具有凭证性，再者，由于处于电子信息层的电子信息未经过人们使用，所以在该层级并不具有凭证价值。

第二层级。该层级中的现行电子文件信息是经过了一定组织、整理等程序的信息。具有利用价值的信息资源是该层级中具有凭证性的那部分电子信息，其中凭证性得到有效利用从而也具有了凭证价值。但是，现行电子文件真实性和可靠性易受到外界因素的影响，从而也让凭证价值得不到有效保障。

第三层级。当电子文件运动到最后阶段，也就是电子档案信息层时，电子文件信息的可靠性和内容的完整性得到了有效保证。

由此可见，根据书中的推导，再结合文件连续体理论的指导有助于了解各个层级中电子文件的特点和变化。通过文件全程管理原则对各个层级中的电子文件分门别类提出针对性的管理手段和保障措施。

2.3 保障模型。《价值保障》一书针对普遍意义上的电子文件以及电子商务系统、电子政务系统中的电子文件提出了相对应的凭证价值保障模型，有助于加强不同应用环境下电子文件的全过程控制。

通过模型采取相对应的措施利于电子文件能够更广泛地被提供利用，也是提升电子文件地位的有效路径。

本书第五章中构建的电子文件凭证价值保障模型是针对普遍意义上的电子文件凭证价值维护的行之有效的方案构建。

为保证信息来源的可信性和信息内容的完整性，本书提出了电子文件管理模型。[6]同时，提出了电子文件各个层级中的法律法规、技术手段、管理制度等保障方式，在空间上形成对电子文件的多维保障体系。保障模型的提出对于采取具体措施保障电子文件凭证价值提供了合理的实施路径。

作者能够从电子文件凭证价值共性出发立足于电子商务系统和电子政务系统中电子文件的特点分别构建了其中电子文件凭证价值的保障模型在研究视角上也是值得肯定的。

3 小结

总之，《价值保障》一书从电子文件的信息演进流程视角出发，系统地论证了电子文件凭证价值的变化并结合具体情况构建了包括电子商务系统、电子政务系统中电子文件凭证价值保障管理模型，无论从研究内容还是研究视角来看都是一部有意义的力作。

“单轨制”的发展趋势下的电子文件数量会迅速增加。未来保障电子文件凭证价值可能要更多地考虑从实践出发，结合普遍意义上电子文件信息演进流程的特点进行应用层面的深入分析。

*本文系国家社科重大项目“数字档案馆生态系统治理研究”（项目编号：19ZDA342）阶段性研究成果。

参考文献：

[1]管先海，李兴利.电子档案“单套制”管理[J].档案管理，2018（03）： 63-64.

[2][3][6]黄世喆，李春阳，梁远亮，贺长珍.电子文件凭证价值保障问题研究——基于电子文件信息演进流程视角[M].北京：中国文史出版社，2020：43，69，69，109，188.

[4]张文浩.信息视角下的电子文件“信息生命体”研究[J].档案学通讯，2008（02）.

[5]黄世喆，李春阳.论电子文件信息流程及其凭证价值[J].档案学研究，2011（04）： 20-23.

[7]黄世喆，奚春玲.论电子文件立卷的必要性[J].档案管理，2000（05）：9-10.

（作者单位：上海大学图书情报档案系  来稿日期：2020-12-15）