高校外事管理工作激励机制的构建研究

张珏

[摘 要] 高校外事管理工作，是强化高校学科建设、组织人才培养以及提升学校办学水平的重要组成部分。在国际化进程不断扩展深入的当下，作为高校对外交流的重要窗口，外事管理部门在引进国外优秀教材、高端人才、先进管理技术上，无一不发挥着重要作用。该文就高校外事管理的激励机制进行了初步探究，并提出相关的优化建议，希望能够借此充分地调动高校外事工作者的积极性、创造性，进一步提升外事管理工作的水平，促进学校办学的全面发展。

[关键词] 高校;外事管理;激励机制

一、激励理论的概况

激励机制一直是在现代管理制度中不断被研究的重要课题。作为从心理学中引入的概念，激励机制的关注点在于激发人的动机与心理过程。自20世纪初，学者们便开始逐渐关注应当如何调动人的积极性的问题，于是，各式各样的激励理论便产生了。

所谓激励，是指持续激发人坚持做一件事情的热情，是一种鼓励，同样也是当下心理学研究的重要课题。在众多激励理论中，有三种激励概念最具代表性：“过程型激励”“内容型激励”和“公平型激励”。

过程型激励，是指人们追求自我喜爱的事物时，会对自我心理产生怎样的影响，进而对工作表现产生影响。内容型激励则更侧重于激发人的行为动力，强调要以人的需求为出发点进行激励，根植于“人到底需要的是什么”去进行研究。学者们围绕“到底追求什么”探讨人性和动机，强调从人的需求来入手。例如心理学家马斯洛提出的“需求层次论”，认为每个人都有天生的五种需求，从低到高依次是生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我实现需求，这其中包括从物质到精神上的满足。公平型激励指的是人只有处于公平的环境和状态下，才能够具备更高涨的热情，对工作有所坚持，由此提升工作的积极性[1]。

此外，不少学者致力于研究人的追求目标是怎么去影响人的行为、并最终影响绩效表现的问题，进一步探究人的心理机制，逐步形成其他一些激励机制的概念。

二、高校外事管理工作的现状和需求探讨

高校外事管理工作中，对于工作人员心理的需求，需要采取相应的方式方法，激发他们的工作动机。基于组织行为学的理论，人对目标的渴望作为一种心理上的主观感受，一旦成为动机，就能给人的行动提供不竭动力。因此，确立明确的目标是重中之重。目标分为组织的目标与个人的目标，两者有机结合可以起到充分调动工作人员工作积极性与创造性的作用。除此之外，外事管理者们的创造性、积极性调动与否也会决定高校在外事管理工作上的成败。

（一）外事管理工作的特殊性强化了追求公平意识

外事管理工作具有计划性与时间性较强的特点，通常任务比较繁重，“外事无小事”，工作责任重大，不能有一点侥幸心理或大意思想。例如在执行接待任务时，外事工作人员通常会处于紧张的工作状态，不仅需要提前计划、周密安排，每个细节都需要反复推敲，还经常需要加班加点。与基层教学管理人员相比，外事管理人员工作内容更为复杂、细节更加琐碎、涉及的人和机构的面更广，导致压力更大，工作时间也更长。所以，外事工作人员通常都具有比较强的吃苦耐劳的精神。与此同时，外事管理工作常常又是幕后工作，站在领奖台上的大多是科技工作者，外事工作人员所起到的是桥梁与纽带的作用。不少高校的绩效考核内容中并没有外事工作内容。高度的专业性、幕后性导致很多教职工缺乏对外事管理工作的了解，自然也不能正确、公平地评价这些工作的价值，职场上未形成对于外事工作的正确舆论。巨大的付出、压力和自身价值得不到肯定导致在一定程度上，外事管理工作人员渴望获得领导及同行的认可。

公平理论中提出，一个人的工作动机，不仅仅会受到自己的报酬的影响，还会受到与他人比较的影响。人们会通过比较，确定自己的报酬是否处于一个合理的状态;也会将自己获得的报酬和自己的投入进行横向比较;还会将自己目前的努力及所获得的报酬和自己过去的努力及报酬进行对比，进行纵向分析。只有这些对比结果相对公平，人们才会认为目前的工作是合理的、公平的，从而会有平衡感，心情也会更加舒畅，整体工作的积极性也会因此而提升。否则，人们会有不公平的感觉，这种情绪会增加心理压力，打击工作积极性。外事管理工作因为具有前文所述的各种特殊性，对外事管理工作人员的职业技能、素养、责任心和工作能力有较高的要求，这种高要求很大程度上会进一步强化人们追求公平的心理意识。

（二）高校外事管理工作具有多元化的发展空间

高校的外事管理工作，除了要求工作人员具备吃苦耐劳、无私敬业以及默默奉献的能力和精神以外，还需要其拥有高度的政治觉悟尤其是敏锐的政治敏锐性、熟练的业务能力和扎实的外语水平，后者三点是高校外事管理工作人员和其他管理部门人员的区别。外事管理工作人员不仅仅是管理者，同时还是被管理者，需要同时具备管理技能和强大的执行力。他们不仅仅是教师，还是科研工作人员，更是翻译，需要有熟练的语言能力、广博的知识、良好的文化修养，和综合分析能力。不仅需要通晓本国的语言，具备良好民族文化底蕴，还需要熟悉世界各国的信仰、价值观、思维方式，了解其他国家的政治、经济、地理与文化的现状，在国际交流中能够熟练地驾驭各种交往准则。可以说，高校的外事管理工作是多面的，工作人员在工作中展现出来的个人的形象、能力与气质不仅仅代表自己，更是中国高校与国际接轨，展示中国文化自信的一个重要方面。

高校工作人员属于高知识的群体。在马斯洛需求理论体系里，在满足基本生理需求的情况下，他们通常会具有很强烈的更高精神层次的追求，即尊重和自我实现的精神需求[2]。所以他们通常更看重的是领导的认可、同行的认可、社会的尊重与接受，以及自我价值的实现。长久以来，大多数高校的外事部门将精力放在来访的接待、教师的外派、外国专家的聘请等工作上，這类纷繁复杂的行政事务牵扯了外事工作人员很多精力。在学校国际化进程中如何为教学、科研以及人才的培养做出更长远的规划，这些也都是外事工作人员需要谋划的问题。外事工作人员除了自身履行的岗位职责之外，对学术和个人成长的需求很强烈，大部分外事工作人员愿意将参与管理的经验体会融入到科学研究当中，追求学术上的发展与成长。高校有责任为外事工作人员提供学术与行政多通道的发展路径和上升空间。同时，这些科研成果也必定能很好地反哺工作本身，为一线工作提供理论依据和实践指导。

三、高校外事管理工作激励机制构建方法

（一）岗位激励

推进岗位设置制度是目前很多高校都在面临的一项重要的任务。岗位管理制度，通常都会根据岗位所确定的工资待遇，所谓“岗变薪变”。因为岗位变动会带来薪级差别，一些业务能力较强，懂得管理的专业人员，会离开原先的岗位，投身到教师的队伍当中，导致高素质管理人员进一步流失，不利于提升学校整体的管理水平。因此，高校在给岗位定级时，必须充分考虑到外事工作人员工作的繁重程度，并体现在薪资水平上，以稳定人员队伍。

在提高待遇的基础上，高校应对外事工作人员设立严格的准入条件。从笔者个人的经验来看，一些教学经验丰富的教学人员，因为科研能力较强、思路超前，在设立多样化的引智项目、引进各类的人才、开展多种国际交流和学术合作工作等工作上可以大展拳脚，提升工作的整体水平。他们对教学科研工作有深入全面的了解，因此能够在外事工作中非常准确地抓住重点，突出教学科研、人才培养的重心，一般而言，其工作效率也会更高。因此，严格把控外事工作人员的来源和上岗是非常重要的。高校可以考虑从自我和群众推荐入手，组织考察，从教师当中选调一些业绩突出、外语能力强、综合素质很高且对外事工作有兴趣、有热情的教师进入外事工作岗位，为教师提供参与学校管理的机会和展示个人能力的平台。这有助于行政管理和教学工作的良性互动，也能进一步优化管理队伍的结构，适应高校发展的需求。

為了稳定外事管理的队伍，提升整体外事管理工作的水平，从基层教学和科研单位选调过来一些综合素质较高、业务能力较强的优秀教师时，学校在岗位设置上可以采取“固定和流动”结合的方式方法，保留教师编制，保证个人发展行政与学术双通道，以免除他们的后顾之忧。在绩效考核上，可以采用“就高不就低”的方法，根据实际工作成果，适当给工作人员额外的工作量加分，以充分调动他们工作的积极性与主动性。由于外事工作的特殊性，在传统绩效考核方法的基础上，对于外事工作人员的考核与评定，要采取新型的考核方法，增加考核项目，细化考核内容。例如国内不少高校的传统是对副处级及以上的行政干部进行教学工作量的减免。为了调动外事工作人员的工作热情，保证其工作时间和质量，对教学工作量的相应减免是十分必要的。

提高薪资、优化考核制度、减免不必要的工作量，必将能对稳定队伍、吸引人才起到很好的作用。

（二）设置机会激励

高校的管理层要认识到外事管理工作的特点，并善于发挥外事工作人员的潜力，对他们进行适当的工作安排，以更好地调动工作人员的积极性。外事工作人员通常具备较高的外语水平、综合素质能力以及人际交往的能力。管理层应从外事工作人员的个人能力特点与兴趣出发，可安排外事工作人员带着经验开展具体的课堂教学，使他们的能力得以被学校充分利用，充分发挥工作人员自身特长，实现自身的价值，更有助于提升其工作的积极性与工作效率。为了队伍的可持续性发展，结合工作性质，管理层应给工作人员提供良好的自我提升机制，如报销在职进修费用、组织统一培训学习、提供更多的机会到国外进修和深造等。这样的机会让外事管理者可以有更多的期待，对工作有更大的热情和积极性[3]。

外事工作人员接触面广、思维活跃，高校要充分发挥外事工作人员多元化以及重视精神需求的特点，在他们完成自身本职工作的情况下，积极地为他们创造各种能够实现自我价值的机会。让外事工作人员将时间管理的经验带入课堂当中，不仅可以满足外事工作人员的精神需求，激发工作积极性，提升效率，也能够通过个案教学，让学生从中受益，帮助学生去了解学校、了解社会、了解世界的需求。外事工作人员深入教学当中有利于深入了解人才培养的计划，从而制定有的放矢的交往规则，更好地为基层教学、科研单位提供良好的服务政策。

在职称评定上，受到“定岗定编”的影响和限制，许多高校外事工作人员在评定职称时竞争意愿不强，甚至部分人在心理上对于公平度认可较低。考虑到外事工作人员多元化的发展前景，高校管理者在制定职称评定标准时，应将外事工作的特有工作内容加入，这样可以合理增加他们晋级的比例，从而更好地鼓励他们工作的热情以及能动性。

（三）精神与物质的奖励

外事工作人员因为工作具有一定的特殊性，大多时间处于压力大、焦躁与烦闷的状态，尤其是当其成长为队伍中的中坚力量时，往往也已经有了家庭，为了事业无法兼顾家庭，这一点与社会上对高校工作的刻板印象是不同的，部分人员因此得不到家人的理解，怀有愧疚心理。高校管理高层要充分关注外事工作人员的精神状态，对他们进行恰当的鼓励，认可他们为学校做出的贡献，授予一定的称号和表彰，并在公众号等自媒体上宣传。这种精神鼓励的方式，会进一步增加工作人员在工作上的热情。区别于高校科研人员或教师，外事工作人员因为缺乏可支配条件，往往不能获得很高的收入回报。外事工作人员追求公平，但是由于在与同校职工的工作安排上进行对比，发现很难实现公平，这会导致他们工作积极性下降。高校管理高层应该清晰地认识到这些问题，针对外事管理工作，要根据相应的强度和工作量的因素进行考核，使其得到相应的报酬，实现多劳多得。这种激励方式可以使工作人员的状态逐步趋向平衡[4]。

任何形式的激励，都离不开物质和精神的激励。物质激励通常包含工资、奖金和其他实物等形式，可以满足人们对物质的需求。和院系科研院所的专任教师、科研人员相比较，很多外事工作人员不能很好地享受弹性工作机制，这种情况下无论是纵向还是横向比较，外事工作人员追求公平的心理都很难得到满足，工作的积极性、创造性也没有办法得到充分的调动。所以，高校的管理者要勇于承认外事工作人员的价值，鼓励优劳优酬，利用收入来进一步调节，调动和引导工作人员的积极性和工作效率，尽量避免有新的不公平产生。鼓励工作业绩好且业务能力强的人员，在不耽误本职工作的情况下，适当地增加课时的收入。同时，在工作任务的安排上，也能够为外事工作人员提供科研和教学方面的支持。物质激励和精神的激励需要有机结合，在这个过程中，要注重公平、公正，才能够更有效地激发人在工作上的主动性与创造性，提升整体的管理水平和经济效益。精神的激励，主要包含勋章、荣誉称号等，可以满足人们对尊重、成就和自我实现的需求。所以，学校要适时积极地表扬工作当中贡献较大的个人，从人的精神领域入手，进一步满足人们的心理需求。

四、结语

高校的外事管理工作是学校引进国外人才、先进管理经验的重要手段，是学校人才培养的中流砥柱，也是国际化教育当中的主力军。如何更好地挖掘外事管理工作中的多元化空间，是高校管理工作者需要思考的问题，同时也需要采取积极的措施，尊重外事工作者的个人发展，充分调动他们工作上的积极性和创造性。

参考文献

[1]黄梦倩.高校二级学院外事管理工作现状分析及对策初探[J].教育教学论坛，2020（25）：35-36.

[2]詹克磊.高等教育国际化进程中的高校外事管理工作研究[J].经济管理文摘，2020（07）：191-192.

[3]王嘉颖.浙江省高职院校外事管理工作优化研究——以浙江农业商贸职业学院为例[J].农村经济与科技，2019，30（06）：297-298.

[4]朱芮.国际化背景下高校外事接待工作研究[J].吉林化工学院学报，2020，37（10）：44-47.