构建大数据时代高校档案信息化管理体系的实践探索

银冬冬

（河池学院 广西 河池 546300）

1 引言

高校档案管理工作的实施还未将经济效益充分发挥，所以加强管理十分重要，尤其是在大数据时代背景下，内部各个部门都开始使用电子文件。所以，有必要促使文件管理能力的提升，实现档案资料的充分利用，确保在数字化模式下，维护高校档案信息的整体安全。

2 高校档案管理工作中存在的问题

2.1 信息孤岛问题

基于目前的实际情况调查分析，我国缺乏对档案管理数据库的设立，尽管在实际上针对地区情况和自身形成了符合的档案信息库，也开始加大力度实施管理。但是，在期间没有构建高校档案管理信息的统一平台，不同地区、不同高校之间不仅无法达到信息的共享，现代化高校档案管理工作水平也得不到提升。

2.2 供求问题

高校档案管理工作在当前划分中一般都是按照区域进行的，对资料信息的查询比较难，并且制定的档案管理体系也不完善。在该情况下，导致工作人员在其中管理不认真。在该情况下，给跨区域、跨体制管理工作带来很大挑战，无法促使高校档案管理水平的提升。

2.3 高校的档案管理人员意识不足

在高校实际管理工作中，内部的政务系统一般是独立运行的，如果在期间增加大数据技术，将给高校档案管理带来很多难题。在实际执行工作期间，管理人员的发言权利少，因为人力资源受到的限制，还无法在档案管理中进行大量数据的处理和收集以及共享。

2.4 软实力和硬环境不符合

和软件研发、政策推行工作比较，提高人员素质比较容易，有利于高校档案管理工作的信息化管理。且在理论研究方面，档案管理工作的信息化管理也面对很大挑战，为了加强对各项问题的解决，需要对目前的档案管理现状充分解决，促使基础理论的变革与发展。特别是在大数据背景下，随着高校档案信息类型的多样化，目前的管理方式还无法充分应对。大数据背景下信息量更多，信息增长速度快，在大量的信息库中，要对一些价值较高的信息进行挖掘，保证档案管理水平的提升，还需要在工作中积极思考[1]。

3 高校档案管理工作的特征

3.1 规范化

高校档案管理工作在执行和开展期间，为了保证整体更加科学、有效，实施档案和有关的信息管理工作中，需要遵循一定的规范性和标准化原则。这样不仅能促使档案管理工作的稳定执行和开展，也将更好地完成高校档案管理工作。同时，在高校档案管理工作内部，还需要每个人员增强意识，认识到高校档案管理工作的意义，且结合实际执行出完善的实施方案，促使管理价值的充分发挥。还需要加强对先进档案管理设备的引进，使档案管理工作水平和质量提升。内部的管理人员也要加强学习，提升自身的操作水平，促使设备作用的最大化实现[2]。

3.2 多元化

高校的档案内容主要是师生信息、科研信息以及学校的发展史等多个方面，其存在一定的文化性和精神性特点。高校档案能在很大程度上为高校发展提供强大保障，还具备一定的服务功能和管理模式。但是，在现代信息化社会发展中，社会和高校都要积极促使其多元化管理功能的发挥，对档案管理的形式和功能进行创新，保证高校档案管理工作得到数字化建设，实现资源的共享。

3.3 信息化

在现代社会不断进步和发展下，信息技术被广泛应用，在各个地区都增加了资源的共享利用。随着现代信息化资源和人力资源相互结合，能为社会的经济发展提供强大保障。加强高校档案管理工作的信息化发展，基于现代化先进技术的使用，能促使信息收集、信息整理和信息利用等工作的结合，基于具体的工作目标，也将保证高校档案管理工作服务质量的提升，按照具体的工作要求促使高校档案资源的充分使用。

3.4 社会化

高校档案管理工作在执行期间还需要遵循社会化原则，将其与市场经济发展情况相互结合，特别是在较为复杂的社会环境中，面对较复杂的差异性，更需要促使管理模式的社会化。该模式的使用需要和公共政策下的创新要求符合，能对流动人员的档案信息实施管理，保证档案内容和范围得到扩大[3]。

4 大数据时代下高校档案管理体系的实践策略

4.1 理念的转变

在现代教育工作执行和开展期间，为了促使我国人民素质的提升，符合新时期课改需求，高校开始扩招。在高校办学规模扩大的情况下，档案内容的类型也更多样，在此形势下，高校档案管理工作面临很大挑战。因此，为了解决其中的问题，在大数据时代下，高校需要积极转变传统理念，形成信息化理念。理念的转变具有重要作用，如能够实现档案信息的传输，避免浪费大量的人力成本，实现工作水平的提升。同时，还需要避免受到纸质资源的限制，使用电子档案能解决纸质档案使用期间存在的问题，在储存方面也更方便。在传统的管理工作中，会浪费大量的精力和时间来规划和管理。但是，使用现代信息网络则不同，能够实现信息的自动分类储。不仅如此，理念的转变还能够达到信息的交互性，促使信息获得共享，在较短的时间内就能获得信息传输。所以说，在大数据时代背景下，需要对传统的管理理念进行优化，构建电子信息档案，促使管理水平和管理质量的稳定提升。在高校的档案信息化管理工作中，还需要对大数据时代下的管理条件充分分析。尽管在管理中使用了网络平台，但是很多是人为操作。所以，要加强对人员的培训，保证工作人员实际操作能力的提升。并且，在实际工作中，还需要对大数据管理平台的使用实现科学管理。一般情况下，网络使用中会存在一些安全漏洞，容易引起档案信息丢失、被篡改等问题，所以促使平台作用的发挥，能维护整体安全，提升技术水平，这样不仅能有效维护信息的安全性，减少信息被篡改问题，也将保证信息管理水平的稳定提升[4]。

4.2 实现数字化管理

在档案管理工作实际执行和开展期间，因为其中也存在很多的专业术语，且在不同的环境下，其设定的含义也是不同的，加上工作人员的自身素质较低，都为高校档案管理工作质量带来影响。从当前实际情况分析，我国高校内很多的档案管理人员都为非专业，在日常工作中产生的问题未积极解决，长期发展下将给档案管理工作带来很大难度。所以，利用相关制度和条例等对工作实施制约还不利于整体的规范化，还需要基于集成理念，使高校结合自身实际情况设立电子档案的使用方案，促使信息集中化平台的形成，这样不仅能解决目前高校档案管理工作中的问题，也将发挥一定的数字化管理作用[5]。

4.3 集成系统问题的解决

为了对集成系统问题进行解决，保证管理功能更完善，要为其提出多种方式。利用收集方式积极调查集成系统中的问题，并对其中的问题详细研究，得出多种收发文件输出格式、数据结构等，使资源资料更完善。也要在此期间基于实际增加文件批量输出的电子格式和数据归档标准等，并实施电子档案的有效保存。同时，还需要对当前的管理系统再次开发，整体转变为电子文件，在实践工作中通过对档案集成平台的使用，完成所有档案信息的统一管理[6]。

4.4 增强高校档案管理的实用性

将高校内的纸质档案转变为电子档案，并对其积极管理，认识到该工作的作用。可以将电子档案的集成系统建设作为主要技术，在当前实际发展阶段，电子文件在建设中的很多业务都为外包模式，要求专业公司来执行。尽管如此，也容易造成很多不足。因此，按照具体标准完善电子档案数据格式，能对电子文件进行批量转移，也能加强对高校档案管理软件的再次开发。电子文件的管理系统也将实现信息的异地归档和管理，这样不仅保证电子档案管理工作更方便、更实用，也将促进电子文件集成管理工作的稳定发展[7]。

4.5 档案信息管理系统的整合

在对高校档案管理系统进行整合期间，首先要结合实际制定有效的档案接传实施方法。在管理中，特别是要对内部的数字档案、目录以及格式等进行管理。通过有效技术的使用，能使电子文件模式上传为主要的电子文件异地备份方式，这样在对档案管理期间将解决其中的各项问题。在该工作实际执行和开展期间，不仅能加强对高校电子档案批量迁移问题和储存问题，也能促使电子档案信息的有效使用[8]。

4.6 基于信息技术使用商业智能技术

为了对大量的数据信息进行处理，在计算机信息技术不断应用中，开始增加基于数理统计、联机分析处理以及数据仓库为基础的商业技术，该技术能够促使资源的优化配置。

4.7 构建信息平台

信息平台架构体系的形成能为高校资源管理工作提供重要支持，能够在不同角度上对高校的各个教学数据、教学质量以及运行状态详细分析。同时，还可以将商业智能技术应用到高校的信息化管理中，以发挥数据挖掘、预警和预测以及智能化分析等工作的作用。

5 结语

在大数据时代下，高校的档案管理工作开始增加对先进技术的应用，以促使档案管理工作质量的提升。在实际工作中，需要积极转变管理理念，打造专业化的信息平台，促使档案管理系统更加完善。在其作用得到发挥的同时，还需要建设完善的档案管理体系，以为我国高校档案管理工作的积极发展提供强大保障。