浅析档案信息化建设中的编研工作

姜 玲

（隰县档案馆 山西 临汾 041399）

1 引言

档案的信息化建设包含了广泛的内容，即档案信息资源的合理组织、档案信息网络的建设、档案信息数据库的建设、信息资源的开发和利用。因此，不同档案的数字化和档案信息网络的建设不能简单地等同于档案计算机化的建设。相反，应该以多种方式鼓励计算机化的发展。作为开发和利用档案信息资源的重要形式，档案的处理和研究也是档案工作的重要组成部分[1]，它反映了档案管理和工作的程度。因此，在创建档案计算机化时，还应高度重视编研和档案研究工作。

2 档案信息化建设概述

计算机化的国有企业档案建设是指使用现代计算机技术为国有企业提供诸如照片、音频和视频之类的档案文件以及将档案信息收集、存档和转换为辅助文档的信息，最终使用上市公司档案的信息网络。国有企业档案的计算机辅助构建需要使用诸如物联网和互联网之类的信息技术，以便在平台上共享企业的生产、运营和管理所生成的有价值的文档，并共享存档的信息资源信息网络技术，加强信息交流，实现互联网信息平台上存档信息资源的合理优化配置。因此，公司的公共记录是在企业的生产、运营和管理中生成的重要信息[2]。优化档案管理在现代企业管理，改善现代企业体系，增强国家市场竞争力方面起着不可替代的重要作用。

3 高校档案信息化建设管理现状

3.1 管理不充分

尽管信息技术已广泛应用于各行各业，但在计算机技术中并未发挥应有的作用，实际应用过程中存在许多问题。首先，大学整合信息技术在申请过程中，管理技术仅限于一个方面，采用单机操作方式满足大学对信息管理的要求，并且不考虑工作文件的其他方面管理，因此每条消息都是显示在传输过程中，存在一些延迟，严重影响信息管理的速度。其次，在将信息技术应用于档案管理的情况下，由于信息技术的范围有限，它们仅适合于档案信息的日常传播和管理,信息技术未用于改善沟通和档案交换[3]。由于某些员工无法完全理解信息技术，因此他们不了解信息管理的各种高级方法，从而严重损害了管理的整体有效性.

3.2 档案信息化技术尚未成熟

建立档案的信息化是网络系统的工作。计算机系统和网络都存在一定潜在的风险，并且对网络技术的要求也很高。由于技术的不完善，Internet上的信息技术正在以一些安全问题取代传统的记录管理方法。病毒、黑客攻击等可能导致文件中的信息损坏或丢失。建立档案计算机化的最重要环节是将纸质档案转换为计算机存储。必须使用扫描仪将信息从纸质档案转换为电子档案。扫描的精度和准确性会直接影响最终产品的质量。扫描仪器的质量参差不齐，扫描仪的技术水平也各不相同，因此很难保证电子档案的质量[4]。用于存储存档信息的技术不一定符合标准，并且存储系统的稳定性尚待开发。在当前的档案信息化实践中，存储档案信息化的方法主要是通过使用电子文件。电子文件存储有一定期限，归档管理计算机化存储无法完全满足要求。

3.3 要提高编研工作双重能力

双重能力是指在编研工作之中使用人力和信息，是指在档案的出版和研究中使用先进技术的推动力。群众可以通过网站和社交平台等各种渠道表达对编研和研究档案的意见和建议，并贡献自己的智慧。然而，人民群众对汇编和档案研究的参与尚不明显，社会各界和公众的力量尚未对汇编和档案研究产生明显和建设性的影响。技术手段的进步丰富了出版物和研究的表达和传播。数字档案资源的不断增加，使得处理档案编研的方法更加多样化[5]。长期以来，档案的处理和研究主要限于档案服务本身，从计划主题的选择到最终完成，而档案工作人员则主要负责完成工作。数据时代为借阅出版物和档案研究提供了更强大的媒介，并为出版物和研究的快速发展和创新提供了有力的推动力。

4 实践编研工作，创新与升级发展思路

4.1 加快档案的信息化建设，提高工作效率

由于存档处理和编研课题与正常的存档工作不同，因此，在收集和分类的初始阶段，必须根据主题搜索大量清单文件。由于未实现全文检索功能，因此大部分工作是在手头进行的，工作量巨大。收集和过滤公司数据并手动组织记录需要大量的人力，物力，财力和时间[6]。

4.2 专人专岗，加快对人员培训

以航空航天部门为例，根据作者的调查，我国的航空航天部门直到十多年前才进行档案合规性评估、编写档案编辑和研究主题[7]。随着事务工作量的逐年增加，航空航天产品档案专职人员负责数百个国家关键点。

4.3 主动寻求支持并加大资金投入

由于开发和使用文件的工作量很大，应改变思想并采取主动的方法来建立新模型，否则将不可避免地遇到困难。在计划起草之初，我们以监察局局长为主要宣传对象，而档案管理负责人则是负责进行交流的编辑和研究工作组的负责人，并及时报告[8]。使高管了解归档处理和研究的重要性，并希望高管给予资金支持。

5 网络时代高校档案信息化管理对策

5.1 完善管理制度

由于档案行业的复杂性，对档案信息管理的要求正在不断提高。将信息技术应用于互联网时代的记录管理不仅可以在高校管理上良好表现，同时可以促进大学的可持续发展。通过将信息管理模式应用于其中，可以帮助档案信息工作能够有效发展。另外，信息平台的创建可以使大学不同系别间更好地进行沟通交流，并最终实现信息共享。为了使不同部门的员工可以更快地获取信息并提高档案管理效率，可以使用信息平台对信息进行汇总和处理[9]。其次，在互联网时代，必须遵守规章制度，以确保档案信息化建设的效率。只有建立一个全面完善的系统，才能确保互联网时代记录管理的有效发展，这就是为什么我们希望融入互联网时代。为了在互联网时代的背景下更好地促进档案信息的管理，应该开发一种科学、有效地管理系统，以确保各项任务的顺利进行。

5.2 加强档案信息安全建设

信息安全是构建档案计算机化的重要组成部分。在安全技术方面，新的防火墙技术可用于及时扫描和检测系统中的安全漏洞，快速准确地修复安全问题，并及时更新及改善病毒数据库运行以达到防御效果。因此，通过采用防火墙技术的新措施，可以有效地提高网络信息安全地性能[10]。归档技术多种多样。我们需要开发和设计一个用于存储和使用档案的安全系统，并使用信息技术来长时间大量保留档案信息。还可以通过对计算机加密技术进行更多的研究来保护电子档案，以确保档案信息和数据的安全性。

5.3 使用科学技术来改善档案的编研，并使编研结果更易于使用

数据环境中的处理和归档在技术上得到了很多的支持。无论是提高结果形式的科学技术水平，还是利用有关综合档案数据资源内容的信息，都不再是突破性的难题。编研人员可以充分创新，运用计算机信息技术，以实现出版与研究方法的改善，实现出版与研究成果的数字化，提高出版物与研究成果的可视化，并进行档案处理和研究。对于诸如计算机之类的现代先进设备、计算机多媒体技术、电子通信和广播技术以及光盘技术之类的现代技术被用于现代化档案；使档案被及时有效地开发，从而使处理和使用的速度得到了提高[11]。

6 结语

数据时代的出现对出版和档案研究的未来发展提出了新的要求，也提供了新的发展机会。新时代的档案管理人员扩大了技术支持范围，还应该更改编辑和搜索概念。以从新的和普遍的角度制定出版满足公众需求的研究成果。使用互联网和社交媒体创建的公开显示编辑和研究结果的宣传平台，与公众紧密联系，向更广泛的受众群体推广高质量的出版物和研究成果，改进出版物和研究成果的使用方式，并接受建议和公众意见，通过有效地互动提高了编辑和研究的水平。现今，人们的文化和档案意识正在逐步提高。档案资源的汇编，研究和开发具有更大的受众群和更强大的内部驱动力。在现有档案编辑和研究工作的基础上，档案工作者还应结合时代不断发展变迁的特点，从出版、研究方法和成果形式等方面，注意本课题工作的总体水平，发挥影响力，积极调查和鼓励档案编研的出版和研究，以有效地策略推进工作，更好地利用和实现档案资源的价值。