档案管理计算机化的前处理工作探析

潘英武

摘要：随着我国科技的进步，我国的很多行业都应用了计算机技术，这项技术确实具有不可替代的优势。在档案管理中，存在很多的问题，而且档案管理中的前处理工作也是很重要的。本文就档案管理计算机化的前处理工作探析。

关键词：档案管理；计算机化；前处理工作；探析

前言：

随着计算机技术的普及，现在很多的工作都已经实现了计算机管理。而档案管理工作是一项比较繁琐、需要记录的数据等信息更多的工作，在其中应用计算机技术实现档案管理的计算机化，有助于档案管理工作的进行。

一、檔案管理计算机化的前处理工作概述

档案管理要实现计算机化工作中有重要的三部分：硬件、软件和数据。硬件和软件的准备工作都比较容易进行，而且准备的时间也不需要太长。对硬件和软件的挑选要以数据工作为主，要选择能承受巨大的数据量的软件和硬件。档案管理的信息化就要对档案管理中的数据进行准备，其在这三部分的准备工作是占据时间最长的一项。在这项工作的准备中需要对数据信息进行明确，不能出现错误，而且数据信息很多，数据信息的不规范和不标准都会影响档案管理工作的进行。而且在数据准备的过程中，需要良好的计算机数据环境，其对就计算机和程序都没有太高的要求，但是数据环境一定要良好，这样才能保证档案管理工作的进行。

档案管理计算机化的前处理工作的质量大部分取决于数据信息的质量。只要数据信息处理的比较准确，那么前处理工作也就合格了。所以档案管理工作的质量的提高，还需要对档案的前处理工作高度的重视，保证前处理工作的有效的完成。数据信息处理完成后，前期的准备工作也就完成了。但是数据信息处理的过程是比较复杂和繁琐的，其中也存在很多问题，需要执行一定的策略才能有效的完成[1]。

二、档案管理计算机化的前处理工作

（一）标准规范，使档案前处理工作更加的标准化、规范化、科学化、合理化

对档案管理的前处理中需要的硬件和软件，也要进行细心的挑选，一定要满足数据信息的存储要求，保证前处理工作的有效进行。档案管理中的前处理阶段就要就是对数据的处理，而数据的处理工作需要我们遵循一定的标准。数据信息的准备中需要注意：

一是档案著录，这是档案数据信息的重要的工作，也是运行中必须使用的数据。对著录标引一定要根据《档案著录规则》进行编制，这样才能保证数据输入的准确性，也可以保证人员在使用时的更加快捷的获取数据。在数据的录入中，一定要注意对著录的规则的遵循，否则后期的档案管理工作就可能出现问题，而且这项问题也不容易解决，影响档案管理工作的进度。

二是对档案著录的标引。对档案著录的标引一定要引导文件级，要规范的进行输入，不能根据自己的想法进行改变，对数据著录项目、著录顺序等都要按照要求进行，不能随意的添加和删减，这样会影响档案的管理工作。而且在输入中一定要保证符号的准确，卡片的大小和尺寸也要协调，不是尽量，而是一定要还原档案的原貌，降低在使用中出现问题的概率[2]。

三是档案制度的建立。档案管理工作中，档案数量很庞大，所以就要对档案管理中的工作和人员进行管理，并设立监督机制，促进人员规范的进行档案管理工作。一定要对数据的处理进行监督和管理，对著录人员、标引人员和审校人员都要进行考核，保证其各自职责的实现，保证数据录入工作的质量。

（二）档案管理队伍的建设，提高相关人员的素质

一是对档案管理的工作人员进行培训，档案管理工作需要相关人员具有一定的计算机使用能力，所以对其使用计算机的能力进行培养。而且这些人员还要对相关档案的著录有一定的了解，这样才能更好的进行数据处理工作，也能避免数据问题的产生。二是综合型人才的培养。在对人员的培训上，要使其建立合理的知识结构，掌握更多的档案管理方面的知识，不能只是了解一方面的知识，这样的人员不能满足现在档案管理工作的需求。现在的档案管理工作需要更多的综合型人才，需要人才具有多方面的能力，因为现在的工作也具有综合性的特点。三是重视对在校档案专业学生的理论与实践结合的教育。档案管理的计算机化，需要学生对计算机知识和外语知识都要有一定的了解，这样才能更好的开展工作。同时对学生的培养也要重视人员的时间能力，学校也应该为学生设置更多的时间课程[3]。

（三）档案前处理工作的管理和监督

一是领导对档案管理工作的重视。档案管理计算机化的前处理工作的进行与领导的重视程度是直接联系的。领导对档案管理工作重视才能在这项工作中投入更多、更专业的人才、设备等。二是档案管理工作的统一管理机制。在全国范围内建立对档案管理工作的研究组织，对档案管理计算机化的前处理工作进行统一的管理。三是档案管理工作的标准化建设。档案计算机化的前处理工作中要对各个环节的进行细致、可行的规划[4]。

结论：

综上所述，我们可以知道档案管理中，其主要的准备工作就是硬件、软件和数据。其中数据管理工作是较为重要的，也是进行的时间比较长的一项工作。硬件和软件的选择也是为了完成数据信息工作。为了保证档案管理计算机化的前处理工作的进行，我们需要采取以下措施：标准规范，使档案前处理工作更加的标准化、规范化、科学化、合理化；档案管理队伍的建设，提高相关人员的素质；档案前处理工作的管理和监督。档案管理工作中一定要遵循相关的制度，不能进行主观更改，要更客观的看待这项工作，才能更好的完成这项工作，促进档案管理计算机化的前处理工作质量的提高。

参考文献：

[1]梁程琳.档案管理系统构建研究[J].湖南城市学院学报（自然科学版），2016，07（02）：131-132.

[2]庞艳.如何做好档案数字化前处理工作[J].黑龙江档案，2014，03（02）：91.

[3]陈华，代春娜.企业档案信息化管理前处理工作小议[J].黑龙江档案，2010，08（03）：71.

[4]任杰.我国档案工作现代化管理研究分析[J].价值工程，2010，02（12）：149-150.endprint