医院档案信息化管理分析

张洁琳

（福建省福州市台江区福建中医药大学附属人民医院纪检监察处 福建 福州 350001）

1 引言

当前，我国的医院档案管理已基本实现了信息化建设，即电子档案管理，其对医院发展中有着重要的作用，不仅可以将医疗相关信息准确、快捷、有效地传播，还可以提高信息的覆盖率。如今，档案管理工作应实现融合发展，在此基础上不断变革管理模式，通过现代化技术拓宽医院档案信息化管理的渠道，避免自身建设存在的局限性，以此实现可持续发展。同时，档案管理工作必须不断创新，使其发挥根本价值，医院管理层应引起重视。

2 医院档案管理信息化建设的重要性

医院档案管理信息化建设能够改变传统管理模式，提高医院服务质量，为医院实现可持续发展提供推动力。所谓信息化建设，主要是通过信息化手段提高档案的应用率，使医院各科室实现有效沟通，在此过程中创新信息传输方式，将医院的病案、科研、人事等资料数字化，摆脱传统档案储存单一、占空间大、资料应用不足的问题，避免出现档案数据无从查找或丢失的问题，具体有以下几点。

（1）完整保存医院相关资料。医院纸质档资料数量繁多，诊疗资料及相关研究日积月累，体积巨大，实际使用过程中不利于文献调取及应用，且会占用较大的空间，该情况不符合时代发展需求[1]，开展档案管理信息化建设则可以有效解决上述问题，且能够最大化避免档案原件损坏，显著提高档案管理水平与管理质量。

（2）提升医院档案管理效率。档案管理涉及的内容较多，不仅包含医院患者信息，还包含了人事信息以及行政管理等内容，是医院发展的重要组成部分。但在传统的医院档案管理中，多数采用人工的方式对患者信息、人事档案、行政档案、诊疗档案、研究文献等进行分类整理，这样的方法速度慢且需要大量的人力，容易出现登记档案与实际不符的现象。而应用信息化档案管理则可以减少档案录入的工作量，以数字化存档备份提高档案管理的精确性，降低管理失误率，保证档案管理工作的有效进行。

（3）增强医院的综合竞争力。档案管理信息化建设可以有效增强医院的综合竞争力，如可以通过信息技术将医院的各个部门与科室的档案信息共享，提高医院内部信息资源的共享与交流，进而提升整体服务质量[2]。

3 医院档案管理的划分

我国的医院档案管理发展于1980年，其中包括医院各项活动、建设、人员情况及日常管理等[3]。

3.1 医院档案的定义

医院档案可以将其称之为一份记录材料，目的是希望对档案有效管理、合理利用，以此推动医院发展。传统的档案文字内容为医院各项资料的记录，如医学实例、人事状况、资源记录、相关文献等，有一定的地域意义或历史意义，但传统的医院档案资料不利于保存，且相关记录仅可以通过文字进行表述，这样的情况不符合当前时代需求。信息化档案则包括了文字、图片、视频等多种形式的记录，相关新载体成为档案的附加，对医院的活动、建设等进行更详细更多方位的记录，是医院创新发展的重要记录，有着一定的目的性、专业性。

3.2 医院档案的特点

医院档案详细记录医院的各项内容，并将此类内容进行储存，使得档案具有时间价值及应用价值。随着医院档案管理水平的不断提高，对档案质量的需求也进一步提升，使得传统档案管理无法满足实际需求，因此需要有效结合新兴技术手段，使档案内容和种类更加丰富、具体，以满足日新月异的时代需求。同时，医院档案能够全面系统地了解医护、科研、管理等专业人员的业务情况，便于针对后续人才科研发展制定计划，提升医院人才队伍建设水平，以提高诊疗水平，如根据外科、内科、骨伤科、神经科、内分泌、眼科等详细的诊疗记录，判断其基础诊疗水平，分析医务人员年度考评档案,结合医院实际情况设定下一步工作目标，为医院管理决策提供可靠的依据。当前更多的医院管理层意识到医院档案管理的重要性，医院档案类型、内容也在不断增加和拓宽。

3.3 医院档案的种类

医院档案不仅仅是文字表述，其中包含了多种医院重要信息，具体可以分为以下三个种类。

（1）资料自身档案。资料自身档案可以理解为“身份名牌”，主要是对医院相关案例、文献、资料自身的性质及内容进行详细记录，记录中包含案例的时间、研究成果等，是档案的基础部分。

（2）资料规划档案。该类档案记录者医院发展的“动向”，是医院在发展建设期间的全过程记录，其中包括了医院出现的问题、活动、相关建设等，且信息化档案中会记录影像及图片资料等[4]。

（3）资料信息档案。信息档案即电子档案，与普通档案存在差异，普通档案主要是以纸质文件形式为主，电子档案则是普通档案的延续，其能够在档案中添加图片、声音、视频等，是深入了解医院的关键部分。

4 医院档案管理信息化建设的现状

档案管理在医院运行中发挥着不可替代的作用，其囊括了对诊疗行为、患者、医护人员、时间、流程、资料等多方面的管理工作。为了保证医院各科室档案能够有效应用，管理需要逐渐向着信息化方向发展，保证档案管理的各个环节能够得到有效地监管。但就目前情况来看，医院档案管理制度不够完善，且由于各个环节中对于信息的共享与传递有着较高的需求，使得录入工作较为繁琐，降低了管理人员的工作积极性[5]。

1961年，我国颁布了《档案管理暂行条例》，这是我国档案管理的最早法规，1980年，颁布了《档案保护法》，要求各地区医院建立档案收集库，2016年，颁布了《国务院办公厅关于全面推进医院综合改革的实施意见》要求医院对档案有效利用。当前我国医院档案可分为诊疗档案、文书档案、人事档案、科技档案、会计档案、实物档案等，部分科技档案、文书档案、诊疗档案都可以进行数据储存与备份，但互联网储存的应用存在安全风险，如2015年新加坡的“医院档案资料窃取”一案，不法分子通过互联网窃取了病患姓名、住址、国籍、性别、种族和出生日期等，近150万公民的健康数据，在众多的受害者里新加坡总理赫然在目，为避免此类事情的发生需要以《知识产权法》和《档案权法》保护档案，防止侵权问题的发生，在出现违规行为时，可以根据法律追究不法分子的责任。因此，医院对电子档案安全管理要加强重视，如结合档案类型设立加密系统，在医院的综合情况录入到数据库后设置加密的访问权限，使档案数据能够得到有效保护，避免档案材料的丢失和盗用。

5 医院档案管理信息化的策略

5.1 树立新型档案管理观念

医院应树立新型管理理念，提高对档案管理工作的重视度。首先，应在实际行动中转变固有观念，从领导层开始，到每名医护、行政人员，都需打破固有观念，深刻意识到档案管理信息化建设工作的必要意义。其次，医院管理层需要给予档案管理部门对应职权，保证管理的有效性，避免出现权责不清的情况。同时，医院需要结合实际情况完善奖惩制度，不断提高档案管理工作质量，充分激励员工积极性，并在某种程度上约束员工的态度与行为。除此之外，在发展建设过程中，医院还需定期开展培训、教育工作，在此过程中渗透思想教育，使员工端正工作态度，积极地参与到档案工作中[6]。

5.2 档案管理规范化

在当前信息环境下，电子档案管理工作必须规范化，以真实性、安全性、完整性为基本原则，从而提高管理效率，具体如以下几点。

（1）需要从制度方面着手，通过建章立制，以医院各类档案原始记录为基础，成立档案管理领导小组，明确档案管理主体，保障档案存储及传输的安全性。

（2）从技术方面着手建立医院档案管理信息平台，例如构建切合实际的数字化管理平台，各部门通过统一平台进行档案的存储利用，使档案管理协同化标准化。

（3）在电子档案管理过程中，需要定期进行安全性检查，借助现代化手段提高档案管理安全性能，定期进行保密设置，防止档案数据被恶意窃取或丢失。在此基础上构建责任风险体制，制定完善紧急安全预案，最大化避免风险问题的出现，使档案管理更加安全。

5.3 创新廉政档案管理方式

廉政档案是纪检监察机关在对党员干部加强管理和监督过程中，形成的反映党员干部基本情况和廉洁自律状况的历史记录，通过信息化手段建立健全纪检监察干部廉政档案，能够加强党员干部自我监督，是有助于医院形成风清气正的良好政治生态，实现可持续发展的有效举措。在医院干部廉政档案审核管理中，将医院中层干部实际家庭收入情况、廉洁情况纳入审核，上级纪检监察机关通过廉政档案进行精准“画像”、动态更新、摸清底数，也为做细自我监督夯实基础。通过信息化手段对干部提拔任用等重要时间节点进行明确，即以关键词检索的信息化管理方式对干部廉政档案信息进行筛查，既提高人事部门事前廉政把关的工作效率，也通过审核使医院管理层在了解干部情况的同时达到抓准关键人、关键事的效果。

5.4 档案管理队伍建设

医院档案管理要实现信息化、数字化，急需加强档案管理队伍建设，从而实现高质量管理。首先应提高档案工作人员综合素质，通过专业化培训与教育，树立档案管理安全意识，提高管理技能。同时，档案管理工作人员必须不断学习新理论、新技术，在此基础上加大知识储备量，转变服务理念，不断开拓视野，进而全面提高自身综合素养。

5.5 电子档案管理体系建设

医院要想真正实现档案管理信息化，应加强电子档案管理工作，必须建立一套完善的电子档案管理体系。首先,必须建立符合医院发展实际的电子档案管理制度,不同科室的制度应具有针对性,使管理过程更加规范，在此基础上实现信息化档案资源的共享。其次，为使管理体系的优势充分发挥，必须要求电子档案管理标准化执行，以此约束医院电子档案管理人员的自身行为，通过电子档案标准化管理体系提高工作效率，调动管理人员的积极性，保证电子档案管理能发挥出实际作用。

5.6 配齐配强档案信息化管理设备

在当前信息化时代，医院若想加快档案管理信息化建设，必须配置相应的信息化设备，加强医院数字化建设，为创新管理提供有效地支持。在实际执行过程中依据自身实际发展状况与社会发展趋势，主动引进信息化设备，明确设备管理制度，提升医院信息化管理技术内涵。在此基础上，加大对档案管理信息化的经费投入，从物质与技术上双重支持档案管理信息化工作顺利开展。同时，医院应该以部门协调为基础，根据各部门实际情况配置先进的档案管理设备与管理软件，并做好设备维护，细化设备的维护时间、维护事项以及安全防护措施，节省医院运营管理成本。

6 结语

随着我国经济的不断发展，各类现代化信息技术日益成熟，将此类技术应用在医院档案管理信息化建设中，转变传统的管理理念，使档案管理能够与时俱进，以更好适应当下的发展趋势。同时，不断加强档案管理人员的综合素质，使其能够在工作中总结经验，发现当前信息化建设过程中的不足，并有效整改，通过学习和应用新型技术，确保医院档案管理信息化建设的有效落实，推动医院管理精细化、可持续化和现代化。