高校档案管理信息化研究

吴 艳

（开封大学 河南 开封 475000）

1 引言

随着经济的飞速发展，社会进入了信息化时代，互联网控制的信息产业对生活的各个领域产生了巨大的影响。互联网技术和传统产业的结合不仅造就了许多新兴技术产业，而且还改善了传统产业的布局，使其更加高效和占据主导地位。信息化时代，在传统的纸质档案管理模式中，档案信息的收集和更新很慢，很难满足社会发展的需求。人们需要的是一种高效、便捷且可以长期保存的新颖的记录管理模式。作为档案资源管理的一部分，大学档案管理信息化可以作为适当开展各种大学任务的基准。近年来，由于全国高校的规模不断扩大，学生人数和教师人数不断增加。这不仅增加了大学档案的数量，还增加了管理大学档案的复杂性和难度。在开展高校档案管理信息化建设中，更需要规范高校档案管理信息化，以提高工作效率。

2 建设高校档案管理信息化的重要性

建立高校档案管理信息化具有十分重要的作用，主要体现在：第一，满足高校档案管理业务发展的要求。高校档案管理是一个系统的项目，其中包括的内容非常广泛，涵盖各个方面。为了以统一的方式管理这些信息媒体，仅使用手动分类或纸张处理，不仅增加了人工成本，还降低了工作效率并且需要大量的工作。存且储空间不有限利于大学文件管理的长期发展。此外，通过文件管理，可以帮助学生了解自己的学习情况，认真思考职业考试的方向，并为师生提供良好的服务。为了促进计算机化，有必要充分利用现代计算机技术。建立大学档案管理，使大学档案管理带来更多的社会效率[1]。第二，实行档案管理信息化，提高档案管理员的素质。进一步优化和创新现有系统，增强了学生档案文件建设管理的安全性，为学生状态文件的可靠性提供了基本保证。只有通过验证学生身份文件的真实性，才能真实、准确地反映学生身份信息，从而进一步提高档案的价值。为了使记录管理者能够随着时代的变化而不断改进，应鼓励他们主动学习计算机科学以跟上社会的步伐。

3 高校档案管理信息化现状或问题

3.1 重视程度低，资金稀缺

由于高校档案管理工作没有得到应有的重视，因此导致现在仍然使用着传统的档案管理模式，没有根据时代的发展、变化和要求以及实际应用情况进行相应的调整。未能有效推进计算机信息技术在档案管理信息化的应用，总体效率也不高，主要表现在信息不完整和信息需求复杂等方面。另外，这也是由于没有引起足够的重视，并且没有在建立计算机化管理或建立完整的硬件和软件设备上投入一定的资金[2]，结果导致管理档案计算机化的操作条件缺乏，不利于提高高校档案管理的质量，工作效率无法满足档案管理信息化的要求。

3.2 管理团队专业化较低，基础设施不完备

我国的一些高校很少重视档案管理工作，这导致档案管理人员的专业化水平差，无法适应当前的档案管理信息化工作，缺乏适当的管理经验，对信息管理的理解不足以掌握这些具体内容，高校尚未进行有关该主题的系统培训，这逐渐导致其管理技能下降，使其无法发挥作用。目前，我国的档案管理信息化管理模式还不够完善，档案基础设施还不完全，档案管理工作难以顺利开展，学生的信息也无法得到有效整理[3]。实际上，档案管理的服务平台尚未准备就绪。

3.3 管理系统中存在安全漏洞

尽管当今的计算机信息化已变得越来越普及，但许多大学教授仍然受到传统教学思想的影响，由于当前的计算机化监督系统没有得到及时更新和完善，与计算机化和管理框架相关的专业管理思想严重短缺，计算机化的主要优势无法直接体现。更重要的是，许多学校记录档案管理无法合并工作信息[4]。高校仍在使用着传统的管理机制，这限制了电子信息体系结构的发展速度，对许多信息体系结构项目的发展构成了严重制约。

3.4 安全性有待提高

高校的档案信息管理忽略了安全管理，没有使用有效地方法来解决潜在的安全风险，应制定应急计划。否则，很容易导致人为损坏，恶意攻击或大学档案信息系统的故障，从而导致泄漏和信息不完整，降低档案管理信息化的服务质量。

4 高校档案管理信息化建设的有效路径

4.1 予以重视，加大投入

在创建高校档案管理计算机化过程中，第一步是从意识形态角度改变过时的档案管理概念。有必要弄清实施信息化T管理的必要性，提高对信息化管理的认识，并弄清管理存档信息的好处。与传统的大学行政管理模式相比，基于信息的记录管理实施起来更加灵活，不会太慢。它可以减少管理人员的工作量，提高管理人员的效率，并确保高校的有效管理。高校档案信息管理的服务对象是全体学生和教师，其目的是保护学生和教师的权利和合法权益。高校档案管理信息化自然是一种面向服务的管理，高度重视效率和宣传。基于此功能，应该优化并重视大学中的档案管理模式。例如，在传统的文件管理模式下，当学生要查看文件时，速度慢且信息不完整，直接加剧了学生的不满，文件信息管理可以有效地改善这种情况。采取有效地方法记录学生和教师的不同情况，从多个角度完善学生和教师的信息，提高大学工作人员的工作的综合性和效率，并及时提供可靠的信息服务[5]。

此外，应投资一定数量的资金并增加财务支持，以不断改善用于管理已存档信息的基础结构和支持设施。例如，要在大学中真正发挥档案信息管理的作用，应配备数据库服务器、数码相机。扫描仪和存储设备等硬件设备。还必须建立一个满足高校文件管理要求的软件系统。

4.2 建立专业的管理团队

建立人才团队也是档案管理的非常重要的一部分。在信息化时代的发展过程中，人才特别重要，可以更好地有效地支持管理。因此，高校应加强档案管理领域的人才培养，并继续引进具有信息技术能力的专业人才。在实际工作中，他可以尽快适应工作内容，提高工作效率，同时还可以提高其他员工的积极性。根据当前信息技术的发展，高校组成了一支专业的管理团队，使他们不断创新，与时俱进，更好地将信息技术应用于管理，逐步提高工作质量[6]。在此基础上，高等学校应加强对管理人员的培训，使他们掌握信息化管理知识，有效操作信息化设备，实施、开展管理工作。此外，您还可以邀请基于信息的记录管理专家提供有效地建议，及时报告在实际工作中的问题，并逐步提高管理人员的技能，以发挥最大的价值。

4.3 改善基础设施

在高校工作中，档案管理的地位也变得越来越重要。档案管理包含大学所有师生的基本信息。因此，高校应更加重视案件管理，不断完善基础架构。建立档案服务平台，可以有效地实现信息资源的完全共享，可以将档案管理信息化有效地链接到网络，并可以为学生和教师建立单独的文件管理数据库。根据不同班级的学生，对他们分别进行管理，并为他们设置相应的文件夹，这有助于文件管理人员更轻松地找到学生的档案，并减少转介时间[7]。同时，使用信息管理方法可以使管理更加开放，并促进管理信息的扎实发展。

4.4 加强档案管理的安全防护

共享和开放的特征意味着学生档案的计算机化建设在实践中会受到网络安全风险的威胁。在这种情况下，有必要科学地应用安全保护技术来加强对学生档案资源的保护，尤其是在信息管理方面，必须避免和控制潜在的安全问题和隐患，以确保学生档案的安全性、完整性和独创性。

首先，使用防火墙技术和防病毒软件来提高计算机的安全性。实际上，防火墙可以抵御外部攻击和将计算机病毒渗透到计算机系统中，并可以减少网络安全问题对学生档案数据库的影响和威胁。请确保及时更新相关技术和确保安全保护有效。其次，在信息管理系统的应用中，加强身份验证，以管理学生的学籍档案。当前，基本用户名和密码主要用于登录学生状态文件的管理信息管理系统。在实践中可以避免这种基本的身份认证技术。不允许未经授权的用户登录信息管理系统，以保护学生文件。同时，在身份认证中，可以根据大学的实际情况优化现有的身份认证技术，例如指纹技术、虹膜技术等。所有应用程序都可以有效地防止密码被盗，进一步提高了学生档案管理安全性。最后，信息加密技术的科学应用。随着学生状态文件管理信息的积累，文件信息资源的共享和传播也不断得到改善[8]。在网络环境中应用和传输学生状态文件可能会导致文件损坏，篡改以及攻击导致文件数据泄漏。在这种情况下，可以使用加密技术来保护学生文件的重要数据，并且使用加密技术还可以防止非公开学生文件的访问和保留，从而确保学生档案文件的安全。

5 结语

综上所述，大学档案的管理不可避免地会朝着信息化方向发展，大学也必须重视并支持这项工作。首先，必须提供足够的资源来构建硬件平台和配置相应的软件环境。其次，有必要建立专业的工作团队。主要有两种方式：一方面，加强对现有员工的专业培训，提高他们对信息管理的知识和技能素养，并促进实践的应用。计算机化的概念解决了这个问题。另一方面，有必要加大专业人才的引进，特别是熟悉文件管理和信息化的年轻工人的引进，以优化文件管理服务的人才结构，并将人员融入新的管理模式，更好地促进了计算机信息化的进程。