浅析档案中信息化管理的应用

王 娟

（甘肃省水利科学研究院 甘肃 兰州 730000）

1 引言

档案是研究人员在研究活动中产生的极具价值的数据资料。新时期，档案管理信息化水平不断提高，为了进一步完善信息化管理工作，要重视结合大数据背景，通过有效利用大数据技术，提高档案管理能力，能够为档案管理工作开展提供有效的技术保证。因此，本文分析了档案管理信息化背景，提出了信息时代背景下开展档案信息化管理的具体方式[1]。

2 数字化技术在档案管理中的应用价值

当前信息技术的成熟度不断提升，将社会带入了全新的数据化时代。数字方式可明显改善人类的思维和生活方式，同时也对档案管理工作的实施产生根本影响。大数据时代的突出特征是需要处理的数据信息量庞大。数据的呈现形式多元化，除了传统的文字，还有视频、图片等，这便对档案管理提出了更高的需求。数据时代中各项数据信息的密度更高，速度与效率也较高，同时价值偏低，数据以量化形式向人类传输，以上均为大数据时代的显著特征。

2.1 提高档案信息的可靠性

各个企事业单位档案包含诸多方面的信息内容，一旦信息档案出现偏差，将会影响企事业单位各项工作的统筹兼顾，同时将会严重阻碍各项工作的开展。之所以出现这些现象，主要在于档案管理不到位，工作方法不恰当。因此，为了避免类似问题出现，数字化技术在档案管理中的应用，有助于实现档案的数字化管理，进而保证档案信息的可靠性。基于整体的角度来分析，在档案管理中引进数字化技术，有效解决了传统档案管理存在的问题，弥补了其缺陷和不足，其最大应用价值在于保证了信息的可靠性。

2.2 提高档案信息的全面性

据调查显示，诸多档案企事业单位所搜集的数据信息往往存在一定的局限性，不能够涵盖其发展所需的信息。当前这一问题的出现，其归根到底在于：各企事业单位在进行档案管理时，并没有给予数字化技术足够的重视，仍然保持着以往的管理观念。在许多情况下，我们的档案管理并不能够有效收集档案信息，因此档案信息自然很难实现，而数字化技术在档案管理中的应用，有助于实现档案管理的数字化，提高了档案信息的全面性[2]。

3 档案管理现状

当前档案管理中，管理信息化程度相对较低，极大地影响了档案资料的管理和使用效率。

3.1 归档查阅耗时费力

一般来讲，纸质的档案资源都有专门的地方存放，也就是通常意义上的“档案馆”，不过由于纸质文件归档过程较为麻烦，有时会发生材料在使用完归档前丢失、管理人员疏忽检查存放错漏等问题。加之传统文书档案存放地点固定，因此倘若想要借阅相关文件，就一定要到档案馆联系管理人员入库寻找，这对着急使用资料但却无法在第一时间抵达档案馆的人员来说，是一种极大的困扰。其次，部分高密级的重要文档，通常有且只有一份，无法同时满足两个以上群众使用，导致有关工作人员无法及时更新信息。最后，受工作时间限制，无法实现24 h查阅。

3.2 保管过程较为繁琐

传统的文书档案原件绝大部分都是纸质的，但纸张的材料为树木原浆，即使经过了防腐处理，但经年累月受不可抗力的影响，再加上材质自身的物理、化学性质改变、正常的翻阅磨损等，均会产生不同程度的伤害。除纸张自身外，存放纸张的地点、管理纸张的人员等变量，使得管理过程变得较为繁琐。归档时，由于过多的文档数量与档案部门，对规章制度也有着众多要求。文件在归档时，亦要严谨地收发、登记、批示、修改、定稿、办理、借阅，以保证纸张文件完整性，才能够在最大程度上避免文字材料缺失、统计报表不全、档案管理混乱[3]。

4 档案信息化管理的策略分析

档案是信息与载体的综合物，作为一种信息资源不断发挥着积累与传承作用。文献档案不仅能够准确记录社会的发展历程以及具有特征的活动事件，还具有自身独特的信息价值。无论使用技术还是文件管理方法均无法对冗繁的数据信息进行有效的处理，这便导致相关档案管理部门无法获取及时有效地信息反馈，从而显出一定的滞后性。在大数据时代，对数据的管理和存储能力的提升是时代发展的必然要求，因此档案管理机构应迎合新的时代发展趋势，对文化资源进行有效保护，进一步完善档案管理的制度和流程，从而挖掘档案的附加价值，将文件管理的功能发挥到最佳状态，从而加速档案管理工作提升的步伐。

4.1 提升对信息技术的重视

为了使研究院所的档案管理工作的信息化建设得到改善和优化，必须针对现有问题提出有效的解决方案。研究院所的领导、管理层必须具有现代化建设的意识，加快速度完成研究院所档案管理工作的信息化，深刻了解研究院所档案管理工作信息化建设之后所带来的良好效果。同时，加强对研究院所档案管理工作信息化的建设，能够改善目前研究院所档案管理工作的现状，推进研究院所的健康快速发展。在研究院所领导人和管理层的充分重视之下，研究院所档案管理工作的信息化建设速度以及建设质量才能够得到保障。只有如此，才能够有效推动研究院所档案管理工作的信息化建设，保障研究院所的健康发展。

4.2 提升档案管理人员的信息技术素养

研究院所领导人和相关管理层应当综合、全面地了解目前研究院所档案管理人员的综合素质，并针对研究院所档案管理人员的现状，展开相关的素质培训、信息化建设培训、技能培训等。这里值得注意的是，研究院所档案管理工作的信息化建设是一个专业性比较强的建设，所以需要有专业技术人员到研究院所定期进行培训，并检查管理人员的日常工作。通过培训和工作检查，能够帮助研究院所档案管理的管理人员不断地学习和改进，提升自身的综合素质，能够为研究院所的档案管理工作的建设提供足够的支持，快速帮助研究院所实现研究院所的档案管理工作信息化建设。

4.3 树立大数据下档案管理的新理念

在档案管理工作中，相关人员应在技术不断提升的环境下，积极革新档案管理理念，从而为具体的工作提供有效的指导。为了达成上述目标，需要做好以下工作：一是在实施档案管理工作时，提升大数据的意识。未来，档案信息化管理主要围绕大数据技术来实施，因此工作人员应建立更为前沿的理念，充分意识到大数据技术对档案管理工作的价值和作用，并借助当前的技术水平创新信息的管理路径，从最基础的技术水平逐渐发展到更为繁琐的大量信息识别与处理，从而全面提升档案的管理水平。从实施档案管理工作的角度分析，大数据技术的应用范围逐渐拓展，其使用的先进性也被更多的业内人士认可，通过大数据技术实现档案管理也将成为发展的必然趋势。二是优化数据信息的管理方法。此后实施档案管理时应进一步发挥大数据技术的先进性优势，通过利用技术完善档案管理的流程和路径，如建立电子档案时，工作人员便可借助大数据技术来实现对信息的检索，根据档案的具体类别、存储时间等线索来将庞杂的档案信息进行分类整理，从而提升档案存储的系统性。在实施档案信息的检索和调阅时，工作人员也可将档案管理工作更加细化，例如针对人事档案的管理，便可在“人事管理”中实施信息的处理，通过大数据技术提取人员的工作轨迹，并将相应的信息发送给用户，从而降低依次查阅档案信息的繁琐程度，充分提升工作的效率。

4.4 实现各部门档案数据的统一管理

在大数据环境下的档案管理工作中，各相关部门应将所有的数据信息进行统一的报关，保证档案管理水平的一致性。因此需持续改善管理的路径，积极促使相关部门充分挖掘大数据技术的优势。以当前各项技术的发展形势来看，以数据时代为背景，档案管理工作已经实现了云存储和计算职能，通过更为标准化的建设，工作人员可进一步对各类档案信息进行创新管理，在完成整个单位信息的统计后，通过标准化的建设将不同种类的档案信息进行汇集，将指标档案、人事档案等统一汇集到云平台中，以此为档案管理的各流程和业务主体提供使用的便利，实现档案数据的全面共享，从而不断满足未来档案信息管理更高的需求。

4.5 构建完整的大数据档案信息平台

为了实现最佳的档案管理工作效果，在实施档案信息管理时，应建立不同的数据流通和共享平台，在实际工作中应充分挖掘并发挥大数据技术的先进优势，以此提升档案管理的质量和效果。在具体的实施阶段，工作人员应充分借助大数据平台，运用标准的信息数据存储、接收、清理等处理环节，对各档案信息的整理进行优化和改进。后续实施中，工作人员也需充分发挥大数据技术的优势，深入探索数据平台的先进性，从而摸索出未来大数据档案管理的新方式。如可通过对大数据的采集将个人信息上传到网络中，如果产生信息需求，便可通过数据识别来进行更有针对性的信息检索，从而获得员工个人的全面信息，方便单位对员工的档案进行统一的整理和存档处理。对此，工作人员应熟练应用大数据技术来整理和编辑档案信息，不应将不完整或者相对独立的数据作为档案管理的重点。因此，在情况允许时，应建立更为全面和完整的数据信息平台，对所有的信息进行统一的处理和分析，在充分沟通的情况下完成档案资料的完善，以此满足未来更高的档案信息需求[4]。

5 结语

综上所述，在开展档案信息化建设过程，要结合档案管理工作实际，科学制定更加完善的信息化管理模式，从而才利于全面提高档案管理质量。希望通过以上阐述，能够不断提高信息技术与大数据应用水平，以便为档案信息化工作开展奠定良好基础。