信息化时代科技档案管理的创新研究

宋贞勇

（郓城县人力资源和社会保障局 山东 菏泽 274700）

1 引言

档案作为文字记录，不仅仅是人类活动的体现，也是重要信息的完美保存者。其记录在各种活动形式中的文字、声音、图像等，都是具有一定研究价值的文件[1]；由此可见档案具有重要参考性。由于科技的不断进步，计算机与人工智能为科技档案管理提供了技术支撑，这些技术也为档案管理提供了便利性，最终带来高效率作业。

2 信息化时代科技档案管理的意义

信息化在网络计算机等多个领域快速发展，科技领域也不例外。科技档案管理的信息化使得档案种类比以往更多，但基于科技的实际应用，档案的分类与管理也变得更加容易。由于电子档案不是普通的纸质档案，所以也不必担心长期保管会损坏档案。为了方便档案的记录与翻阅，科技档案会被准确录入计算机。以往传统的档案需要大量工作人员对其进行归类与存放，这不仅仅会占有大面积的空间，还会消耗较多劳动力，但科技档案不会占有空间和消耗劳动力。科技存档为了确保档案的安全性，需要定期处理档案。科技存档的检查与维护是用计算机进行，且在不消耗过多劳动力的情况下进行大规模的档案检查[2-3]。

3 科技档案信息化所存在的问题

信息化科技档案管理与传统的档案管理模式不同。因为管理模式的概念和内容比较新，所以当前档案管理人员要综合性理解信息科技档案。另外，一些工作人员也对科技档案的信息化概念管理有着强烈的抵触心理，这种想法使得信息化科技档案管理变得困难，不能促进科技档案管理的革新。科技档案管理没有软件和硬件的支撑就不能走信息化道路。目前，用于科技档案管理的软件和硬件大部分包括网络、计算机和档案管理系统。存档可以在计算机上大量提交，但实际上存档管理系统并没有被完全利用，对于科技存档管理的特定分类并没有那么明显的界限，数据库的规模也非常有限，具有整理缺乏、单一类型、标准化低等问题。科技档案管理信息化的设备、计算机设备的使用、系统的使用、持续的充实和数据库的整备都是科技档案管理信息变革的关键。系统效率低下、分类不完全、不充分利用信息化技术等也是信息化科技档案变革所遇见的难题。信息化科技档案与普通档案不同。科技存档往往与科技有着重要联系，而其则需要完整的规章制度来管理。但是，科技档案在现实中大多缺少完整的规章制度。这种现象的原因在于信息化科技档案管理的相关工作人员不制订规则，不用规章制度来对信息化技术档案管理来进行规范，这就使得信息化科技档案变得杂乱无章[4]。

4 科技档案管理的创新研究

4.1 加强信息技术，提升档案管理效率

首先，信息化成为各种产业的发展趋势。因此，科技档案管理必须紧跟时代趋势，整合信息技术，加强信息的构建和开发。过去档案的管理是以普通纸质形式进行，保存期间有限，有些档案甚至无法保存，这会给科技研究机关的相关技术研究带来不好的影响。因此，通过在科技文件的管理中附加信息技术并备份纸文的内容，最大效率提高科技档案的管理水平，减少科技档案的不当损失。建立完整的管理系统可以使得档案分类整齐，便于管理与查阅。在科技档案信息管理的改革中，建立科技档案的对应管理系统是当务之急。科技档案的管理系统需要包括存档人员与时间、对应档案的存档与取档人员。因此，科技档案在所有方面都要求标准化、规范化的档案管理，以此来加强档案管理的安全性。在科技档案管理革新中创新管理方法是最为重要的，相关工作人员必须注重对档案管理方面的创新。在研究过程中，原本的科技档案管理方法往往不容易满足档案的基本管理需求，因此就消耗了大量劳动力去管理档案。因此，要改善科技档案管理的现状，提高经营效率和水平;相关文件管理人员和组织应当优化和革新文档的优选发展方向和最终开发目标的独特管理方法。科技档案管理在进行方法创新时，我们也应该合理地应用现代信息技术。目前，计算机和网络技术自动、高效、科学的概念与发展方向和科技存档管理的目标一致。因此，由于要加强对档案的管理，所以需要合理利用现代科技，以此促进管理方法的改良。同时要提升相关工作人员对档案管理的安全意识，对相关工作人员进行专业培训。由于档案管理对档案来说具有十分重要的意义，所以工作人员必须定期进行培训，以便在启动计算机管理系统时提高相关工作人员的专业能力。

4.2 扩大档案管理工作服务范围

在信息时代，科技档案管理的革新，应该扩大经营服务的范围和创新方法。首先，为了扩展基于网络技术应用的搜索功能，需要科技归档管理的相关部门进行管理，管理部门的负责人可以通过该功能直接进入服务信道，获得必要的档案信息和数据。另外，将基础信息资料纳入视野，科技档案部门应构筑完整的科技信息网络，通过网页的内容和科学合理的结构将其纳入档案管理。这样就方便科技档案管理部门的职员和科学研究人员通过网络有效地询问信息。从这样的观点来看，服务功能的扩充给文件管理负责人带来了很大的便利性。另外，在扩大科技档案管理服务范围的同时，不应忽视相关法令的重要性。在建立档案信息网络的过程中，必须严格遵守相关条款，确保内容和结构的合理性和正当性。在执行思想革新工作时，首先要采取措施提高经营者的思想水平，在经营者的指导下，使所有员工形成高度的文件管理意识。同时，文件管理者必须定期开展文化活动，以定期宣传科学技术文件管理创意创新的重要性。最终激发员工的创新意识，实施科学和技术文件管理的意识形态水平的改善。其次，为了加强科技存档管理理念的创新，管理者也可以提高员工对科技存档管理理念革新的关注度，并且为科学技术文件管理水平打好基础，促进员工协助档案管理人员工作。

4.3 构建科技化档案资料管理系统

随着经济和社会的发展，科技存档的社会功能越来越显著。对于适时性和机密性的减少和社会性的增加，科学技术存档需要尽快抓住现在的宝贵机会。如果相关工作人员不能在短时间内普及新技术，那将会失去新技术的实际作用，并且很难发挥科技存档的作用，为科学技术成果升级和转移助力。科学技术资料的保管不仅限于保存和管理服务的范围，重要的是提供科学技术的资料信息。在信息技术高速发展的时代，我们必须最大限度地利用计算机和网络信息技术来有机地结合数字档案和实体档案。新媒体承担着信息传播的任务，信息传播具有灵活性、特异性、准确性等，将利用新技术获得科技档案管理的档案信息。为了构建科技资料管理系统，第一，在建立合理的归档管理系统之前，应该采取措施来深入理解科学技术数据的相关要件。第二，个人应遵守科技档案规则，以保证所建立的归档管理系统满足科学技术归档管理的要求。在文件管理期间发生事故的情况下，要在短时间内找出发生问题的根本原因。第三，在改进科技文件管理系统的过程中，应当改进在职员工的评价程序等，以此来提高科技档案管理者的热情，提高档案管理内容意识，提高档案管理质量。科技档案管理服务创新要求科技档案管理部门必须首先使用网络功能建立档案查询服务。因此，单元归档管理人员可通过归档查询服务频道获取所需的归档信息。因此，我们必须为单位设置科学技术档案信息网站，并通过网页查询相关信息以确保网页内容和结构的合理性。这种归档管理服务模式的革新给归档工作人员带来了极大的便利，也促进了科技归档管理服务的优化。

5 结语

在信息化时代下科技档案的管理也要紧跟时代潮流，档案管理部门可以通过计算机与网络来对档案进行电子存档，而后续也可以利用计算机来进行查档和清点档案，在节省时间与空间的前提下也大大减少了劳动力的消耗，相关部门在进行档案管理改革时一定要落实到位，利用好信息化的优点，促进科技档案管理的改革与发展。