信息化背景下会计档案管理工作创新

陈 思

（吉林省职工电化教育中心 吉林 长春 130022）

1 引言

随着信息化技术的日益成熟，当前企业的信息化建设也步入正轨，其中会计管理已经和当前的信息化技术进行了深度融合并发挥出巨大的作用，作为企业重要的财务运转岗位，当下的会计管理工作和以往的常规工作方式产生较大的差异，由厚重化转向轻便化，由纸质化转向无纸化，其会计管理的范围和领域都发生较大的变化[1]。作为会计管理的重要环节，会计档案管理更是显得尤为重要，对于其中的电子发票、财务票据及其他相关的电子类票据的逐步普及，以及上述电子会计凭证的报销入账和归档管理工作是当前企业会计管理的重中之重，更是需要当前企业给予足够重视[2]。在面临当前的信息化巨大变化背景下，在面临着机遇的同时，更是需要采用积极有效措施应对挑战，如何在当前的信息化技术下更加适应且符合信息化背景下企业和社会前进需求，也是当前的会计档案管理工作需要重点解决的难点。

2 会计档案管理工作的现状

为更好地促使当前电子商务发展，各类政策也随之出台，例如2020年3月国家出台了《财政部、国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，标志着会计档案管理的新方式已经正式实施[3]。国家已经给会计档案管理指明发展方向，企业需要积极履行和推动上述政策的有效落实。

随着信息化技术的飞速发展，使得当前的财务管理工作朝着数字化智能化方向前进，且在当前的电脑技术等软硬件设施上不断更新，使得在图像识别、信息分类和储存等技术得到快速发展，使得当前的电子类票据的信息读取和判别方式变得便捷快速，使得当前的会计档案管理工作从“厚重化”向着“信息化-智能化”方向发展。

对于事业单位而言，财务部门的高效运转能够有效促使企业良性发展，则事业单位也更加重视财务会计数据的内在价值。在会计管理中，各项会计工作规范化，流程化能够使财务工作更加有效，从而使本单位在资金使用和管理方面能够实现有效管控，尤其是当前事业单位较为流行的云会计和云共享等会计工作模式，使得当前的会计管理更为便捷[4]。随着信息化程度的逐步加深，各个事业单位会计管理的电子化程度也逐步提高，因而与常规传统的会计管理工作显得格格不入，尤其是在会计档案管理方面，纸质的会计档案管理模式已经很难实现智能搜索和查询，对于工作量和工作效率带来极大的不便。因此，事业单位的会计档案管理需要加深信息化建设，提高会计档案管理模式水平是当前事业单位在财务管理方面急需解决的问题。

3 信息化背景下会计档案管理存在的问题

3.1 事业单位对于信息化建设的重视程度不够

随着信息化建设的全面展开，各个事业单位或多或少都进行了信息化会计档案管理，但是对于部分事业单位而言，其会计档案管理的信息化建设依然不够重视，大多都是浮于形式，很难从根本上采用实际可行的措施方案来推动并应用好信息化会计档案管理，从而使得事业单位的会计档案管理跟不上时代的发展，单位的会计档案管理和当前最新的信息化格格不入。

3.2 管理制度有待进一步完善

随着相关政策法规的颁布实施，使得当前的会计档案管理有规可循，对于当前的会计档案管理有着根本上的促进和推动，能够从源头上促进工作效率，提高工作质量。但是在实际实施过程中，依旧需要有良好的执行力才能有所体现，然而部分事业单位的实际实施过程中，很多工作人员依旧没有深刻领会并落实会计档案管理的规范，使得当前的会计档案管理依旧存在一些漏洞，从而致使会计档案管理出现误差，难以保证会计工作的真实性和合理性。

3.3 安全意识有待提升

信息化的会计档案管理能够有效提升效率，可以保障工作的合理性，但是由于工作方式和模式的变化，在档案管理方面依旧存在不少的安全问题，且很大一部分都是由于全新的信息化工作模式导致的，由于信息化网络中的匿名及大范围性，使得信息化会计档案管理容易面对诸如黑客攻击，电子系统泄密等方面的安全问题，且部分会计档案管理人员在进行档案存档及储存过程中不能严格遵守规定，容易导致人为的泄密，上述情形的存在，都很容易导致事业单位的会计档案管理在进行信息化建设容易出现安全问题。

4 信息化会计档案管理工作模式的优化创新

为更好地促进事业单位的会计档案管理工作，需要紧紧跟进时代的信息化发展，结合事业单位的实际需求和条件，针对性地采用相关科学有效地措施来实现会计档案管理的工作模式创新。根据相关信息化技术和事业单位信息化建设程度，可以从财务信息共享和在线会计档案管理两方面进行优化创新。

对于财务信息共享而言，就是根据当前事业单位的信息化建设技术，结合单位的财务会计工作模式，从根源上优化工作流程，提高会计档案管理效率，为不同的人群提供切实可行的会计档案服务。对于在线会计档案管理而言，是指依托信息化技术，构建一种网络会计信息服务系统，该系统具有花费少、成本低、限制约束少的优势，且在当前信息化技术发展的影响下，各类软件公司纷纷加入网络会计信息服务系统研发的工作中，使得当前的网络会计信息服务系统更加先进和智能化，可以使得服务对象不受时间和地域的限制，随时随地查询相关的会计档案信息。上述改进措施虽然能够有效促进并完善会计档案管理，但是依旧存在几个问题需要积极改善，主要体现在以下几方面。

（1）从根源上重视并掌握信息化档案管理理念。相比较传统的会计档案管理，信息化背景下的会计档案管理工作有着很大的差异性，体现在管理对象和工作方式上，因此，对于全新的工作模式，需要工作人员能够以全新的心态去面对并处理好工作，并同时要有与时俱进的想法，认识到信息化背景下的会计档案管理工作的重要性，从而为单位的财务信息提供最为有效地保障。

（2）进一步完善信息化建设及管理模式。会计档案的管理是当前信息化工作的一个方面，体现出一种长期性和不间断性，需要管理人员做好会计档案管理的所有任务环节，因此必须要建立好最为完善的会计档案管理模式，从而保障会计档案的真实性和完整性。在出现工作间断时，一定要开展预定方案的预防，确保会计档案管理的所有环节能够顺利交接，且在平时工作中，一定要处处留心，查缺补漏，及时发现和更正管理方面的问题，从而使事业单位的会计档案管理制度越加完善。

（3）完善并落实好信息化保密措施。信息化条件下，所有的会计档案都是电子化，因此一定要做好电子档案的管理工作，保障电子档案的安全性。可以培养工作人员的安全意识，提高安全操作技能；在实际工作中落实安全责任，做到人人有责、人人守则，加强监管，不定期检查，及时将问题解决消灭，从而为信息化会计档案管理提供一个安全地环境。

5 结论

信息化已经是当前的一个重要发展方向，更是各个事业单位发展的重要衡量标准，作为事业单位的重要财务管理部门，单位的会计档案管理显得尤为重要。为更好地促进事业单位的健康有效发展，必须采取切实可行的措施来提高会计档案管理水平和能力，用以保障信息化背景下会计档案管理的推进。