高校档案管理数字化建设分析

周映红

（江西财经职业学院 江西 九江 332000）

1 引言

高校的发展对于人才的培养发挥着重要作用，在教育体制的改革下，高校也需要积极创新管理模式以适应时代的发展和进步[1]。在档案管理工作中，数字化建设能有效提升工作效率，所以高校档案管理数字化建设愈发重要。

2 高校档案管理数字化建设意义

高校档案管理是将高等院校在招生、科研、管理过程中所产生的文字、音频、视频等信息进行记录、整理、保存。高校档案管理工作具有一定的特殊性，对于信息的录入、储存、处理和加工各环节具有较强的独立性。其工作模式和文献管理工作具有相同点，但是又存在不同点。现在信息化发展较为迅速，对于高校档案管理工作也提出了较大的挑战，所以在原基础上需要进行科学化的改革和优化，充分体现出科学性、现代性和经济性，以促进高校档案管理数字化建设工作的开展。

相较于传统的管理模式，数字化管理更加的方便、快捷，能够适应多种工作环境，具有较高的科学性、灵活性以及高效性，可以针对不同的问题进行有效地调整优化。在数字化建设的过程中也存在弊端，因为其技术性相对较高，需要专业人员进行相关的操作，所以在高校档案管理数字化建设中也需要对相关技术人员进行统一的培训学习。

3 高校档案管理工作中存在的问题分析

3.1 档案管理数字化建设过程中管理人员综合技能相对缺乏

传统的高校档案管理工作大部分都是由一些年龄相对偏大的人员完成，对于数字信息化相对较为陌生，缺乏专业知识和技能，影响高校档案数字化建设工作开展。由于工作性质的特殊性，大部分管理工作人员在工作中相对比较随意，自律性不强[2]。这种工作态度在档案管理工作中存在着较大的隐患，比如信息的流失、窃取等。所以在实际的管理工作中，需要对相关管理人员进行一定的培训和监督，以保障档案管理工作有效开展。

3.2 硬件设施、技术水平相对落后

首先，高校对于档案管理数字化重视程度相对较低，投入的成本也相对较少，这部分原因直接导致了硬件设施跟不上时代的发展，整体的硬件设施相对滞后。硬件方面的改善优化需要资金的支持，这是保障高校档案管理数字化建设的基本保障。其次，软件技术方面也缺少相关的技术人员，在操作的过程中遇到的问题也较多，对于这些问题因为缺乏专业技术知识不能及时地解决掉，影响整体的档案管理数字化建设工作效果。

4 高校档案管理工作数字化建设有效措施

4.1 构建数字化平台

俗话说“工欲善其事，必先利其器”，软件技术运用和硬件设施完善是保障高校档案管理数字化开展工作的基础。常见的硬件设施包括计算机、打印机、扫描仪、文字采集仪等设备，软件主要是对于计算机的技术运用方面，比如数字化平台的基础操作、文本的录入等方面。随着科学技术的不断发展，我国各个行业在发展当中，要想能够尽快实现可持续发展目标，积极开展数字化建设工作极为关键。像我国高校档案管理期间，过去沿用的还是人工操作手段，导致档案信息极易丢失的同时，甚至还会出现一些人为操作失误等现象，极大制约档案管理效率与质量。新时期，身为高校档案管理相关人员，必须紧跟时代发展步伐，积极调整传统管理模式，高效开展数字化建设工作，一方面能够快速完成档案整理与分析的同时，另一方面也能够便于后期人员及时调取档案。

软件的重要组成部分为调度软件、语言翻译系统、安全系统等，在保证高校档案管理信息安全地前提下对相应资源实施分类管理。同时在构建数字化平台过程中，需要根据高校自身的实际情况科学合理地选择相应的软件配套，只有科学合理化的软件才能够使系统充分地发挥其作用。

4.2 构建沟通渠道

通过实际调查发现，当前我国大多数地区高校档案管理工作，已经慢慢走上了自动化的办公方向，然而在档案管理期间，也能够依靠强大的计算机技术，整合高校内部各个部门人员之间的关系，共同加入到档案管理细节当中。当高校构建数字化档案沟通渠道以后，能够保证相关人员及时查找到所需要的部分，拉近各个部门人员之前的关系，为自身管理效率以及质量提升奠定坚实的基础[3]。最为关键的是，之前高校档案管理过程中，只是单纯地将所有数据信息进行汇总，并没有按照类型加以划分与存放，一定程度上降低了档案价值。而数字化时代的到来，通过沟通渠道，能够确保人员按照类型存放档案的同时，也能够做好档案信息收集与分析工作。

在这个过程中虽然侧重构建数字化平台，将文本以电子文件的方式存储，但是对于文本的保管工作同样需要看重，文本是保证电子文件准确性的基本保障，两者同时保存是目前较为科学的方法，从而保证档案管理数字化建设过程中的科学性、准确性以及权威性。

4.3 重视软件技术运用及相关人才的储备和培养

要想在提高档案管理效率下，获取到预期理想的管理结果，那么就要求高校进行档案管理期间，在加快数字化建设步伐的同时，也应该全面应用软件技术，高校积极培养现代化的专业人员，为自身档案管理数字化建设工作做出重要贡献。不单单要求人员掌握一些先进操作手段，而且也要求达到灵活应用的效果。

对于人才培养方面着重从责任心和档案管理专业技能两个方面进行培养。首先，责任心是保障其专业技能充分发挥的基础，缺乏责任心其工作态度也是相对的比较懒散随意，对于高校档案管理数字化建设的过程带来负面影响，所以责任心的培养需要放在第一步。其次，对于档案管理专业技术培养主要是对于硬件和软件的使用方面，两者紧密关联，定期组织人员参加专业的技能教育活动。

同时还可以引进高素养专业人才，为档案管理数字化建设工作中注入新鲜血液，不仅在工作方面能有较大的提升，同时对于一些工作态度不端正者也能给予一定鞭策。

4.4 构建标准化系统

高校档案管理数字化建设工作的顺利实施，必须要借助完善的体系作为支撑力量，标准化和规范化是档案管理数字化建设工作顺利开展的前提保障[4]。在国家相关法律法规的背景下，根据高校自身的实际情况来制定相关的标准以及规范，从而使其有章可循，有据可依。

通过较长时间观察可以看出，因为标准化数字化档案管理系统的构建，能够确保人员在高效管理过程中，获取到高质量的监管效果，进一步凸显科学性和权威性，同时也能促进高校档案管理数字化建设工作健康、科学、持续发展和完善。

4.5 构建新型服务中心

高校作为教育机构还具有一定的社会公益性。这就需要高校承担相关社会责任，档案管理数字化建设工作中的服务中心能够很好地将“桥梁”作用体现出来，将高校和社会紧密地联系在一起。档案管理服务中心是高校档案管理工作社会公益性的一种表现形式，可以充分体现工作中的生机与活力。针对高校档案管理服务中心，最根本的就是对相关数据信息进行汇总与分析等，面对有需要的人群，及时提供所需要的信息。服务中心的构建对高校档案管理数字化建设具有重要意义，其重点在于挖掘档案信息所具备的潜在价值，使其价值能够在学校以及社会当中充分地发挥其作用，在给师生提供便利的同时，也能够为社会人群提供更好地服务，满足人们的需求。

5 结论

在整体科技发展进步的背景下，我们需要充分利用科技带给我们的便捷，对档案管理数字化建设具备的特点和问题具有一个充分认知，并且针对问题不断地解决完善，以促进高校档案管理数字化建设的持续发展。