网络环境下高校电子档案风险的成因及防控研究

宋晓淳，伦凤梅

（黑河学院 黑龙江 黑河 164300）

1 引言

档案管理中，纸质档案的寿命一般取决于保存的环境与人为因素，并且随着时间的不断流逝，档案的保存难度系数也会随之不断提升。信息技术的不断成熟，促使电子档案的保存与管理变得更加方便与高效，但同时也带来诸多安全隐患，因此需深究风险成因并采取合理防控措施。

2 网络环境下高校电子档案风险防控的研究现状

2.1 国外研究现状

伴随着电子信息化进程的不断加快，自20世纪90年代，各国在此背景条件下纷纷开始了有关电子档案管理的研究工作。

2.2 国内研究现状

在我国诸多领域中，电子信息化进程都在逐渐加快，基于这一点，我国也开始有计划地对档案存储的电子化进程进行重点研究。与此同时，各高校成立了专门的课题研究组，不断革新电子文档的实际归档方式与电子档案的具体管理模式，该举措也为电子档案管理模式在全国的广泛推行奠定了良好的基础条件[1]。高校使用电子档案管理的方法可有效规避由于受到有限人力与物力影响，而导致档案管理工作出现问题，电子档案管理模式通过信息技术，迅速而准确地完成档案的分类、收集与存储等工作，促使档案管理实现了全程自动化。其次，现如今的高校电子档案存储方式主要包括硬盘、闪存U盘等高科技产品，该类存储器有着存储量大、时间长、稳定高与受外界影响小等优势，如果存储器并未受到损害，那么其实际存储期要远超过纸质档案的存储。最后，电子档案对于管理人员检索与查询操作来说非常便利，可利用信息技术，逐渐增加档案管理的整体安全系数，避免档案信息被恶意篡改导致档案管理工作造成严重损失。

3 网络环境下高校电子档案管理所面临的风险

3.1 设备及技术评估不足风险

部分高校并未创建专门的档案管理对应设施以及电子档案专用服务器，未规范安全地使用物理隔绝方式，对于电脑和手机访问也未应用防火墙访问控制、网络权限控制、属性安全控制等安全措施，不仅没有降低电子档案遭受非法访问与恶意改写的概率，也没有有效防范突发因素造成的数据丢失等风险。

3.2 人员操作失误风险

在目前高校的档案管理部门中，部分领导对于档案管理的意识非常淡薄，同时也在一定程度上轻视了档案的电子化管理工作，学校对此的投入经费比较有限，实际培训教育也稍显匮乏，管理的整体水平也较为落后，虽然部分单位已经实现了档案电子化管理，但是仍需要通过第三方提供技术与管理模式，但是与之对应的专业化人才水平有限，继而导致操作过程中难免出现失误。简言之，缺乏专业化管理队伍和高素质的复合型人才[2]。

3.3 传播及泄露风险

网络的自由、开放与共享等特征，在为电子档案管理创造便利的同时，也增加了其信息泄露的风险。所有人都可便捷的登录互联网，导致电子档案的修改与复制变得更加容易，一旦原始档案忘记进行备份的话，那么就会增加被黑客入侵或者病毒感染的概率，继而导致档案管理系统瘫痪，电子档案也会在短时间之内被别人随意的更改、删除甚至是破坏。

4 影响高校电子档案风险因素分析

4.1 内部因素

内部因素主要指的是设备条件。其中包含设备技术问题与信息安全问题。信息技术的存储与读取等操作，往往都要依靠有磁性的设备，因为只有带有磁性或者可以产生磁性的设备才可以有效完成输入及输出。社会的进步导致计算机更新速度也在加快，配置、软件与组件等的不同，都会或多或少对电子档案存储产生消极影响。配置不同可能出现兼容性不同并且难以转化的现象，继而导致数据加载与获取的难度系数增加[3]。信息安全问题是由于互联网有较强的开放性，一旦让电脑病毒侵入，就会导致难以想象的后果，甚至可能会令计算机与网络信息系统瘫痪。

4.2 外部因素

外部因素主要指的是基础条件。该条件中主要包含温度与湿度、磁场和振动、阳光与空气等。由于电子档案一般都会被存储到U盘、硬盘与光碟中，此设备虽然是防水的，但是在一定程度上会由于受到温度或者湿度的影响而出现膨胀、损坏与收缩等问题，继而对信息数据的录入、存储与读取等造成直接影响。由于存储设备是磁性材料，一旦受到了强烈的振动或磁场的干扰，那么设备就会随之出现脱粉、失磁与断层等问题。这些因素都是导致数据受到损伤或破坏的因素，还会对数据的录入、存储与读取等产生较为直观的影响。长时间在阳光的照射之下，存储设备难免会出现失磁现象，如果将其长期存放到了有害的气体环境中，也会对设备的磁性造成较严重的腐蚀与破坏，继而导致电子档案数据无法获取，造成的后果也往往十分严重。

5 高校电子档案风险防控应对策略

5.1 提升存储设备安全系数

针对上文描述的电子设备的不安全性特征，管理人员需采用合理措施不断提升存储设备的安全系数，避免出现文件丢失与被恶意盗取等现象。要实现上述目的，从管理人员角度来说，可利用档案存储设备的专机专用方式，防止文化数据被损坏。不仅如此，档案管理人员还需对储存设备进行定期更新升级，及时修复电脑系统中存在的漏洞，以此促使档案管理安全性得到显著提升。对于电子档案储存数据的不完整性与储存设备寿命有限等方面的问题，管理人员可通过自己的操作，避免造成过多的人为因素损失。与此同时，还需通过对档案管理备份的方式，控制由于数据丢失所造成的不良损失。要尽可能延长存储设备使用年限，管理人员还可通过存储设备更新换代，和使用之后及时修复等措施来保证信息安全。

5.2 提升档案人员专业技术水平与安全意识

要促使电子档案完整与安全性得到保证，关键需要提升档案管理人员的安全意识和专业水平，牢牢树立起电子档案的安全管理观念和意识，并且增强档案管理人员认真负责的积极工作态度，逐步培养他们的责任意识观念。需要注意的是档案工作人员必须严格落实《网络安全法》等相关法律，熟记保密条款，交由专人管理，尽可能保证电子公文传输的安全性。不但需具备熟练的电子技术软硬件技术，还要学会使用档案管理软件，促使专业技术水平不断得到综合性提升。

5.3 创建数字化档案馆

随着学校建设与诸多办公自动化系统的投入使用，教学课件、教学视频以及政务文件等多类电子档案，都增加了高校数字档案[4]。目前，我国的许多高校正在跨越式发展，逐渐改变了以往的传统办学方法和模式，这就使得档案的管理与保管等也开始变得更加复杂。时代在进步与发展，发挥网络作用进行各种信息查询的需求也在不断增加，数字档案馆的建立也成为了优化档案资源配置、维护档案资料安全保密的重要方式。高校数字档案馆建设需尽可能突破时空的限制，在满足学校不同群体、不同查询目的个性化需求的同时，开展跨校区远程查询服务，从而大大提升老师和学生对档案工作的满意程度。

6 结语

综上所述，我国高校档案工作仍然处于一种摸索与发展的时期，因此，档案的管理人员一定要牢记电子档案风险防控的紧迫性、重要性，循序渐进地树立起档案工作风险防控的紧迫意识，创建适应高校与信息化建设要求的电子档案管理标准，将电子档案资源的优势充分发挥出来，为学校的发展建设提供更优质的服务。