企业档案管理信息化建设策略探析

吴雅婷

（湘潭大学 湖南 湘潭 411105）

1 引言

企业档案作为企业历史发展的见证者，是一种宝贵的信息资源，对于企业的经营管理具有基础性、支撑性的作用。随着国家现代化建设进程的深入推进，将信息技术与企业档案管理工作有效融合，加强档案管理信息化建设，是实现企业可持续发展的必经之路。

2 企业档案管理信息化建设的重要性

2.1 提升档案管理工作效率

企业通过档案信息化管理，可高效处理庞杂的业务数据，提升企业档案管理的成效。相较于传统的档案管理方式，档案的收集归档工作一般通过人工操作完成，纸质档案繁琐的整理过程需要付出大量的时间、人力成本。实现档案信息化管理，将纸质档案转化成电子档案，及时归入网络系统中进行管理，可实现档案及时存档和归类。其次，过去采取人工检索的方式对纸质档案进行查档，不仅效率低下，还无法保障检索的准确性。通过档案信息管理系统，运用简单的指令即可对档案信息进行快速识别、分析、提取等，随时查阅和传输文件，减轻了工作人员负担，极大提高档案管理工作的效益。

2.2 促进档案资源整合与共享

企业档案是企业知识管理的基础资源之一。档案信息化管理通过扫描、微缩等方式将纸质档案转化为电子资源，从而构建档案信息数据库，改变了原本纸质档案庞大、分散的状况，实现对档案资源的全面整合。同时，可将数据库中共享的信息上传到企业内部局域网，根据员工职位和职责设置相应权限，使得员工可以多地方、多线程使用权限内的信息，并进行合法操作。而对于重要档案，可以申请网络借阅，取代了传统管理模式的面对面服务，简化了工作流程，实现了企业资源高度共享。

2.3 保障档案信息安全与完整

企业档案是各项生产经营活动的原始记录，一旦泄露或毁损，会直接影响企业的经济利益。对于大型企业而言，日常业务中查档的需求更加频繁，档案信息化管理无须调用原件，即可快速查阅所需档案，最大限度地避免查档过程中原件损坏的风险。通过公司内部封闭式局域网，可对企业档案信息进行加密处理，并设置相应查阅权限来实现分级管理，相关人员仅可查询权限范围内的档案，并会产生具体行为记录，从而减少机密档案泄露的可能性。

2.4 增强企业市场核心竞争力

当前社会竞争日趋激烈，企业只有及时掌握市场信息，了解自身发展优劣，才能把握住发展先机。档案信息化管理可以及时、有效地收集和保存企业生产经营的所有数据资料，并通过档案管理系统实现快速传输，确保信息传递的及时性和有效性。为企业决策者及时掌握公司生产运营状况，对市场发展形成客观判断，从而有效规避市场风险、创造可观收益，实现企业档案资源从基础服务向战略参考的价值转变，以提高企业经济效益和社会效益。

3 企业档案管理信息化建设中的主要问题

3.1 档案管理信息化建设重视程度不足

结合企业档案管理信息化建设现状来看，多数企业高层对档案管理缺乏信息化意识，重经济利益、轻档案管理的现象普遍存在。尤其在中小型企业中，对于档案管理这类服务型的工作时常忽视，多数企业采用的是扁平化的管理模式，以牺牲档案管理部门来达到精简企业结构的目的[1]，更不用提认识到档案信息化建设的深远意义。此外，部分企业对信息化建设的理解停留在较为肤浅的层面，认为将纸质档案数字化就是实现了档案管理信息化，缺少对档案信息管理系统、数据库的建设与维护，造成档案信息化建设工作开展不力。

3.2 档案管理信息化建设缺乏统一标准

当前我国企业档案管理信息化建设还处于探索和实践阶段，配套标准建设相对滞后。各企业在开展档案管理信息化建设时，大多没有结合自身发展情况对档案工作进行有针对性的系统规划，对于需要收集归档的材料种类、档案后续如何定期规整以及档案数据库的建设等都缺乏统一标准和规范制度，导致档案人员开展工作时具有较大盲目性与随机性，无法做到有规可循，使得档案管理信息化建设流于表面，无法发挥信息化建设的优势作用。

3.3 档案管理信息化设施配置不齐全

在推动企业档案管理信息化建设的过程中，需要采购硬件仪器设备、建立信息管理系统、引进信息技术人才等，需投入大量的时间和资金，尤其对于生产规模较小的企业来说，信息化建设成本高昂。从目前企业发展现状来看，多数企业管理者对于档案管理信息化建设的必要性缺乏充分认识，在以追求利润最大化为目标的企业环境中，对于短期内无法获益的档案信息化项目不愿投入过多资金，导致企业在处理档案信息时，出现网络基础设施不匹配、软硬件设备落后等现象，严重制约了企业档案信息化管理工作，难以实现向现代化企业转型。

3.4 档案管理信息化专业人才相对匮乏

随着信息技术与档案管理的紧密结合，档案管理工作具有专业性和综合性的特点，对于企业档案管理人员的综合素质提出了较高要求。当前，部分企业档案专业人才储备不足，档案管理人员观念陈旧、信息素养偏低，无法熟练操作各类档案管理软件和信息处理系统，导致企业即便高价引进了先进的信息化管理软硬件设备，也无法使其灵活运用到企业的现代化档案管理工作中，将档案管理工作上升到科学、高效管理的高度上，造成企业档案管理信息化进程建设迟缓。

4 企业档案管理信息化建设的优化策略

4.1 提升档案信息化管理意识

企业领导者首先应从根本上摒弃传统古板的管理思想，充分意识到档案管理信息化建设的必要性，树立起信息化管理理念，将档案信息化管理工作纳入企业的发展规划与战略体系中。加大对信息化建设相应的人、财、物方面的投入，综合提升企业档案信息化建设软、硬件设施水平，以及吸引专业化管理人才，夯实企业档案管理信息化建设的基础。其次，领导者应注重开展企业内部档案管理信息化建设的宣传引导工作，提升企业各级部门管理人员对于档案管理信息化建设重要性的认知。除此之外，企业档案管理工作者也应主动学习先进的信息技术与管理方法，自觉将云计算、区块链、大数据等新型信息技术融入档案管理工作中，推进企业档案管理信息化的建设。

4.2 建立健全档案信息化管理制度

档案信息化管理制度是企业档案管理信息化建设的基础保障。企业档案管理部门可依据目前国家已经出台的部分信息化建设法律规范，如档案信息化建设标准、档案数据库建设标准和档案数字化标准等[2]，作为指导企业档案管理信息化建设的纲领性文件，并有针对性地结合工作实际需求与行业档案特性，加快企业档案信息化管理规范和标准的制定与落实。一方面，企业应具体围绕档案信息化管理工作，分环节设置相应的操作规范和管理制度。主要改革优化信息化工作中档案收集、整理、利用等关键环节的操作规范，如设置信息录入标准、数字档案接收标准等[3]，并设置档案信息查阅、共享、移交等工作的管理制度，使得开展档案信息化管理工作有章可循。同时提升制度执行的监管力度，保障相关操作规范和管理制度落到实处。此外，企业应有针对性地对相关标准制度进行优化调整，从而建立长效的档案管理信息化标准体系，让企业在合法合规的框架下开展档案管理信息化建设，以制度方式提升档案管理信息化建设水平。

4.3 完善档案信息化管理基础设施建设

完备的基础设施是开展档案信息化管理的关键保障，企业应立足自身档案管理需求，提高信息化建设的预算比例，加大档案信息化管理软、硬件设施的配置。在硬件方面，企业可成立专门的档案设备部门，结合目前资金能力和业务需求进行科学规划，购置档案信息化管理所需的计算机、刻录机、专业存储设备、文档扫描仪等硬件设施，并设置专人定期对硬件设施进行升级换代和优化更新，以确保适应信息化建设需求。在软件方面，企业应注重档案管理信息系统的构建，包括智能分类系统、信息安全系统及档案管理软件等，可在充分调研企业档案信息化建设需求的基础之上，进行合理分析，引进专业化的档案管理信息系统。例如，紫光档案管理软件BS版、OCR软件、致德E8档案管理系统等专业档案信息化管理应用软件系统[4]，可使档案在接收、传递、储存、鉴别、利用等业务环节实现自动化管理，构建了集档案收、管、存、用于一体的智能综合档案管理平台，实现企业档案全生命周期的信息化管理。同时，可将档案管理信息系统与企业内部OA办公系统相结合，将企业财务、生产等业务数据实现随办随归，极大提升了企业内部各部门之间工作的衔接性，从而提高企业档案信息化管理质量。

4.4 培养和引进档案信息化管理人才

现代档案管理信息化建设需要复合型的档案管理人才，企业必须要努力提升档案管理人员的职业修养与技术水平。首先，企业要注重对现有档案管理人员开展系统化专业培训，可以通过邀请专家演讲授课、前往优秀企业观摩学习、聘请专业人员进行技术培训等方式，使其了解与掌握现代化信息技术和电子档案管理方法，并能熟练操作档案信息化管理系统，以增强企业档案管理人员专业素养，优化知识结构体系，使其更好地适应信息化建设进程中的诸多要求。其次，企业应结合现代信息化建设的人才需求特点，建立合理的人才评价机制和奖惩激励机制，对档案管理人员定期开展专业技能考核工作，使得企业的用人制度逐渐规范化。除此之外，企业还应采取多种措施积极引进高素质档案信息化管理人才，为企业档案管理信息化建设注入新鲜活力。与此同时，还可以与高校达成校企战略合作关系，制定人才培养计划，为企业档案管理信息化建设的长远发展提供人才保障。

5 结语

综上所述，企业档案管理信息化建设具有重要意义，已成为时代发展的必然趋势。档案管理信息化建设不是一蹴而就的事情，需要企业从提升档案意识、健全管理制度、完善基础设施、配备专业人才等多方面出发，科学规划，不断提高企业档案管理信息化建设水平。