智能文印管理系统研究

刘艳超 王徽 王鑫

（1.海军大连舰艇学院，辽宁 大连 116001；2.海军潜艇学院，山东 青岛 266000；3.海军航空大学，山东 烟台 264001）

随着科技的迅速发展，各行各业都采用电脑办公，这也使各类院校在日常管理及教学科研工作中产生越来越多的电子资料。对于院校来说，需要加强电子资料的安全管理，并且还要对文印行为实施严格规范，通过采取安全措施，确保文印成本节约的同时，使文印核算工作变得更加精细化；各类院校需要制定相应的保密规范和要求，并对文印中心进行集中化建设，以确保通过全流程的跟踪与监控来实现对打印与复印分发等行为的追溯化管理。

1 智能文印管理系统的设计目标

在对智能文印管理系统进行研发过程中，需要明确相应的设计目标，只有确定系统设计目标，才能使智能文印管理系统满足用户的使用需求。对于智能文印管理系统来说，其设计目标主要包括五点：（1）为了有效保护文印权限，使资料得到安全的阅览，就需要采取相应的机制来验证用户身份，并实时监控文印设备，从而使用户信息在文印过程中得到全程化的监控与行为记录。（2）智能文印管理系统需要建立审核回溯跟踪机制，利用追溯模块来对文印数据及资料阅览进行相应的还原，通过纸质扫描模块来对资料复印过程中的相关细节进行查看。（3）能够采取集中化监控手段来对任务及设备进行实时监控，确保打印设备在出现故障时，能够第一时间发出报警信息，并且当耗材消耗量超出预定阀值时，也会发出报警信息，同时还能对文印任务负载进行自动化调整，确保负载均衡，以使文印效率得到进一步提升。（4）智能文印管理系统需要具备精细化统计功能，智能文印管理系统可以对文印员工作量、文印设备数量、耗材使用量等信息进行统计，以便于用户、打印机、复印机、用户组、耗材使用等相关统计分析需求得到有效满足，从而使考核能够量化、精细化。（5）系统还应具备较强的扩展性，用户可以对系统进行自定义扩展配置，以便于对相应的硬件设备进行增加，同时还能实现对业务流程的调整，并且该系统还具备相应的扩展接口来实现不同系统的有效对接。

2 智能文印管理系统的设计方案

从逻辑层面上来说，系统的功能模块有很多，这些模块均与系统拓扑结构中的各个层相对应。系统接入层可实现文印设备交互与监控；而在系统访问层中，则可使系统具备UI交互功能和接入业务功能；在系统的数据服务层中，则可利用各种协议来实现不同任务转换，根据相应的数据模型来对系统专用数据定义进行生成；在系统的分析层中，可通过协议转换来确保外部系统与Web后台顺利对接，从而使分析层和数据服务层共同将任务提供给服务层；在系统的文档转换层中，则可根据任务类型来对相应的文件格式进行转换，以确保文档能够满足任务使用需求；在系统的IPMS服务层中，具备多种服务功能，可确保任务调度与功能逻辑的顺利实现。

在智能文印管理系统中，文印任务状态信息以及设备状态监控信息在提交过程时，可以利用系统中的设备监控服务来进行实时提交，并且还能对Web应用服务的打印申请进行快速响应，根据申请内容来进行打印。文档电子件的归档存储则可通过磁盘阵列来完成，在进行电子件归档时，需要根据用户需求来对具体的存放路径进行相应的管理与规划，使用户在存放过程中进行备份。系统的外部对接服务则是通过对接服务器来完成的，不同系统在进行数据信息交互时，则可借助于WebService来实现。

3 智能文印管理系统的设计功能

3.1 实时监控功能

智能文印管理系统具备实时监控功能，该功能可以对设备是否存在故障、设备功能是否处于锁定状态、耗材是否即将耗尽等信息进行实时监控，然后将这些状态信息进行提交，在提交状态信息过程中，则是以报文形式来实现的，而Web应用则会接收到该报文，并对报文中的状态信息内容进行记录，然后存储到数据库中，并针对特定的Web客户端进行定时推送。这些状态信息在定时推送时，能够通过图形化样式来进行直观呈现，以便于帮助管理用户来对具体故障信息、耗材消耗情况等信息进行实时了解。除此之外，智能文印系统还能针对故障及耗材损耗情况发出声光报警，以便于提醒管理用户进行处理。智能文印管理系统通过实时监控任务状态，使这些状态信息通过报文形式向Web应用进行提交，然后向特定Web客户端进行定时按需推送，同时采取图形化样式或任务列表来对具体的信息内容进行直观呈现。

3.2 安全文印功能

智能文印系统在转换文印任务时，通过图像处理技术使任务发起人权限信息、有效时间、部门信息、复制次数等内容能够嵌入到最终文档中，上述信息均是被安全加密的，并且不会对文档使用造成影响，通过这些内容的嵌入，能够使文印行为以及纸质文件复印行为的安全性得到有效保证。

对于智能文印管理系统来说，该系统可按照用户需求对嵌入式刷卡终端进行定制，从而使文印设备具备刷卡开闭锁功能，进而确保具备合法身份的用户能够使用文印设备。并且，智能文印系统还能详细记录设备的使用情况，以便于进行安全审查。对于文印任务来说，文印设备使用方和文印任务提供方是不同的，所以在对文印任务进行审核时，并不会立即进行打印，而是将该任务存储到任务列表中进行等待打印，此时文印任务提供方或文印设备使用房只有对文印设备进行刷卡才能使该任务得以执行打印，进而使打印任务中的敏感信息得到安全保障。

在对文件资料进行打印之前，需要由智能文印管理系统来加密打印内容，具体的加密信息有输出次数、输出时间、任务编号等，这样当文件中的秘密信息发生泄露时，便可对涉密纸件进行电子件扫描，然后利用系统具备的加密信息提取功能，便可对打印前的加密信息进行还原。在智能文印管理系统中，还可依据用户需求对文印审批流程进行配置，从而使系统在和外部其他系统进行对接时，确保文印任务得到有效审批，待文印任务审核正式通过后才会执行打印，从而实现对文印任务状态的安全监控，防止出现泄密事件。智能文印管理系统能够对任务的各个环节进行详细记录，并可根据不同角度来审计任务，实现对任务全流程的有效追溯。

3.3 自动排产功能

智能文印系统还具备自动排产功能，该功能可依据用户权限任务、纸张类型、文印设备种类、设备使用情况等，遵循安全使用与负载均衡两大原则来派发任务，这样不仅使任务的排队时间得到有效减少，也能使设备的利用效率得到进一步提高。在任务发起过程中，用户需要对任务的涉密性、装订要求、纸张规格、彩打等内容进行填写，智能文印管理系统会对任务进行审核，并依据具体信息来对相应的子任务进行分解，待任务打印完毕以后，利用条码来对子任务和大任务进行标识，以便于装订过程中对不同设备打印的纸件进行组合。

3.4 统计分析功能

智能文印管理系统能够记录文件全流程任务信息，并根据不同条件来进行相应的分类统计与分析。

在展示这些信息时，则可借助于各种列表和图形来进行直观显示，同时，系统还具备数据导出功能，以便于后续进行预算制定与量化考核。智能文印管理系统还能进行维修管理与耗材库存管理，维护耗材进出库，并对维修信息进行记录，确保信息可靠性与准确性，以使成本核算结果准确、可靠。

3.5 基础管理及扩展功能

智能文印管理系统还具备强大的基础管理及扩展功能，包括对用户权限、机构、设备的维护管理，同时还能对文印流程进行自定义配置，从而使用户需求得到有效满足，该系统利用反射技术与脚本来进行外部对接，以确保系统得到平滑扩展。

4 结语

总之，智能文印管理系统根据不同用户的使用需求，能够全面实现设备监控、全程监管、对接、扩展、文印安全以及考核分析等多种功能，这使得智能文印管理系统的应用能够有效保障系统使用单位的资料信息安全，使文印成本得到有效控制的同时，也能对文印行为实施全流程监控与跟踪追溯管理。