品管圈在公立医院经济合同事前审计中的应用

厉应 李晴 张瑾

[摘要]本文探索运用品管圈管理工具，规范管理复旦大学附属儿科医院经济合同事前审计，通过动态循环管理模式，持续规范对经济合同和经济行为的管理，从而实现全面质量管理。

[关键词]公立医院   经济合同   应用管理   品管圈

一、品管圈的概念

品管圈（Quality Control Circle）是指同一单位或工作性质相关联的人员自动、自发组织起来，科学运用品质管理工具，持续进行效率提升、降低成本、提高产品质量等活动的小组。品管圈作为全面品质管理的一环，是在自我启发、相互启发的过程中，运用各种质量控制方法对自己的工作现场不断进行维持与改善的活动。

二、品管圈活动启动

（一）成立品管圈小组

结合复旦大学附属儿科医院（以下简称医院）内部审计工作实际，2019年1月组建品管圈活动小组，设立圈长一名，圈成员主要由内部审计部门、院长办公室、党委办公室、纪检办及相关采购部门主要负责人组成，圈成员职称和工龄结构层次较高。经过召开圈会，设计圈徽，讨论决定将圈名定为“精卫圈”。取名“精卫圈”主要因为经济合同事前审计是医院内审的常规工作，立足工作实践，持续改进，力争精益求精;作为内部审计人员，应发挥好审计“经济卫士”作用，为医院经济健康发展保驾护航。

（二）圈主题选定及活动计划拟定

随着市场经济的迅速发展及医疗卫生事业改革的不断深入，医院经济活动日趋活跃，经济合同潜在的风险和经济纠纷对医院影响很大。立足审计工作，合同管理是重点审计内容。同时，在行政事业单位内部控制管理体系中，合同管理也是重点控制领域。因此，规范经济合同事前审计送审材料能把握经济合同管理的薄弱环节，避免产生潜在经济纠纷，维护医院合法权益。对于职能部门而言，可以保障采购规范，增强关键岗位安全防范意识;对于内部审计部门而言，强化监督经济合同事前审计关键风险点，是实现合同管理内部控制的手段。采用头脑风暴法，全体圈成员从上级政策、重要性、迫切性及圈能力四個方面进行评价，采用“5、3、1”评分法进行打分，将圈主题定为“提高医院经济合同事前审计送审材料规范率”。主题确定后，按照品管圈活动步骤及项目有序开展，利用甘特图拟定活动计划并落实具体负责人（见图1）。

三、品管圈在医院经济合同事前审计中的应用实践

（一）经济合同事前审计的背景

为加强医院对经济行为的严格把控，进一步规范经济合同（协议）的审核程序，明确合同（协议）事前审计的使用范围，将医院内部审计工作关口前移，内部审计部门从源头上加强对经济行为的监管，规避经济风险。凡由医院对外签署金额≥10万元的经济合同（协议），均需根据职责范围由主管部门、法务部门、财务部门、审计部门进行事前审核。医院内部审计部门审核内容具体包括：审核合同（协议）签订程序的合规性，是否按照医院规章制度进行采购;审核合同（协议）送审材料的完整性;审核合同（协议）主体资格、经营资格的合法性和有效性;审核合同（协议）签约方名称与招标、中标单位名称是否一致，审核合同（协议）价款是否与中标通知书、谈判纪要、询价结果一致等。

（二）品管圈在经济合同事前审计的应用

1.现状调查及目标设定。项目起始于2019年1月，在项目实施过程中利用查检表（见图2）对相关数据进行整理和初步分析。

在此基础上，以2019年全年数据为基线调查阶段，在此期间事前审计的经济合同共168份，统计分析由于不规范被退回的合同数量114份，不规范率达67.86%，具体统计数据见图3。

在认真梳理事前审计过程中发现的问题并分类汇总后，结合医院现状及实际工作情况，运用帕累托图及二八法则（见图4）对不规范退回具体原因进行深刻剖析和细致研究，认为主要原因在于合同金额及付款方式有误、廉洁购销协议等要素不全以及流程倒置。根据分析的查检结果、活动改善重点及圈能力计算目标值为91.05%（目标值公式=现况值+[（1-现况值）×改善重点×圈能力]）。

2.要因分析。圈成员通过头脑风暴，绘制鱼骨图，从人员、方法、环境及机制四个维度进行原因分析，同时进行要因打分。根据讨论的结果分别绘制出合同金额及付款方式有误、廉洁购销协议等要素不全、流程倒置三个主要问题的要因分析图。

3.对策制定与实施。针对要因分析结果，对事前审计中合同退回的原因进行分析汇总，结合医院实际工作情况制定相应的方案及措施，对发现的问题逐一进行解决。各业务部门根据自身经济合同签订过程中的不足及部门实际情况完善相关内部控制制度流程和管理程序，健全内部管理机制，有效改进经济合同审核中存在的缺陷，主要措施如下：

一是完善经济合同审核制度和电子化流程。为加强医院内部管理、进一步规范经济合同的审核，医院内部审计部门协同相关审核部门调整医院经济合同事前审计管理规定，明确了各职能部门的审核职责，细化了合同（协议）审签的基本程序、流程以及送审材料的要求等。通过职能部门的层层把关，确保采购流程合理有效、经济合同合法合规、采购资料真实完善，从而防范经济纠纷，维护医院合法权益，更好地履行风险防控的审计职能。借助医院信息化建设，合同（协议）事前审核OA工作流程正式上线。通过制度与技术相结合的方法，2020年流程倒置问题的不规范数量大幅度下降。

二是组织流程与制度培训。针对轮岗人员不熟悉业务的情况，组织开展对各业务部门关键岗位人员经济合同事前审计的具体工作流程及审核过程中所需材料规范性的培训与宣传，使各关键岗位人员了解经济合同事前审计过程应关注的要素关键点及存在的基本风险点，加强风险防范意识和能力。

三是完善主要经济业务合同模板。针对经济合同重点条款不规范的情况，各相关部门分类整理涉及的主要经济业务，经法务部门商讨确定规范的合同模板，特别关注合同中的付款方式、违约责任、合同起止日期等主要条款。

四是加强廉洁购销协议管理，营造廉洁大环境。针对廉洁购销协议等要素不全的情况，每年召开廉洁共建大会，维护风清气正的医院廉洁文化氛围。提高供应厂商对廉洁协议的重视程度，不断更新廉洁购销协议模板，形成纪检与审计双重把关，审核廉洁购销协议的完整性。

五是强化内部审计结果运用，推动加强管理。医院内部审计部门对经济合同归档材料规范性开展审计“回頭看”工作，以审促建，寓审于教，对审计发现问题及风险点，及时堵塞管理漏洞，举一反三，从源头上汲取经验和教训，坚持边整改边规范，确保审计工作取得实效。

4.效果确认。经过一系列措施的推进，医院内部审计部门对改进措施的落实情况进行跟踪督导和评价分析，2020年经济合同的规范率由67.86%提升至89.47%。与目标值相比，目标达标率为93.19%，具体对比情况见图5。

经济合同管理质量的提升不仅体现在总体数量和比例上，单项不规范情况也有所改善，且在改进过程中杜绝了个别不规范的现象。另外，在品管圈活动开展过程中，圈成员沟通协调能力、解决问题能力、团队合作能力及品管手法掌握程度等方面都有所提升，具体情况见图6。

5.标准化。运用品管圈管理工具，医院内部审计部门对后续经济合同事前审签送审材料的规范情况进行汇总分析，形成标准化模式，细化工作流程及完善相关制度。将此类工作通过日常追踪、规范化及信息化管理，运用科学的改进方法和先进的管理工具，形成持续改进的模式与习惯。

四、体会与思考

在公立医院经济合同事前审计中引入品管圈，不仅可以提高合同查检效率，减少合同签订隐患，而且能根据较为具体的对策要求，较好地实施项目，可操作性较强。通过品管圈方法对经济合同事前审计各阶段进行评价和分析，发现流程中的关键点和风险点，制定一系列合理有效的改进措施，结合质量管理工具不断完善，持续改进，使经济合同管理逐步制度化和规范化。

（作者单位：复旦大学附属儿科医院，邮政编码：

201102，电子邮箱：402646514@qq.com）

主要参考文献

郭燕.品管圈在缩短医院工程结算审计时间中的应用[J].财会与审计， 2019（4）：91-93

穆伟娜.PDCA循环管理法在医院经济合同管理中的应用[J].中国内部审计， 2016（10）：70-72

宋玉雍.浅议公立医院经济合同管理[J].理论视野， 2017（3）：21-23