年终报表必需的小技巧

沈雅

俗话说年报做得好，年终少不了，一份好的年终报表，有时候直接影响年终奖！你的年终报表做好了吗？今天教给大家几个小技巧。

1. Alt+=快速求和

汇总求和是年报制作里经常遇到的一个问题，传统方法是利用SUM函数+单元格拖拽。不过一个更快捷的操作是：先选中数据区，按下“Alt+=”，稍后Excel就会将汇总结果直接填写到表格下方。如果你还需要横向汇总，那么可以在选择时多选一组空白列，这样Excel就会一并把横向结果也汇总出来了。

2.一键切换数字格式

将一个数值改为百分比或货币单位，传统方法是修改单元格格式。但如果数值很多，也可以借助快捷键来完成。选中单元格，按下Ctrl+Shift+3就是日期格式，按下Ctrl+Shift+4就是货币格式，按下Ctrl+Shift+5就是百分比格式。

3.一键展现公式

表格里夹杂了很多公式修改起来不方便。想让公式“显形”其实非常简单，只要按一下“Ctrl+～”就可以了。这样处理之后，再编辑表格就不怕将公式误删除了。

4.一键增加行列

制作表格时经常需要添加、删除行和列，传统方法是将光标定位到行列开头，再用右键手工操作。其实也可以先将光标定位到要处理的行列开关，按下快捷键Ctrl+/-。其中“Ctrl+”是增加行（列），“Ctrl-”是减少行（列）。需要几个按几下，要比传统方法方便多了。

5.快速在不同工作表间切换

有些表格內置了多张工作表，想要遍历所有工作表，只能通过鼠标点击。其实也可以借助快捷键来完成，其中Ctrl+PageDown是向右切换，Ctrl+PageUp是向左切换。而且这个快捷键没有循环功能，不会跳到结尾后再从头来一遍，很适合财务人员使用。

6.不想看到碍眼的“0”

由于公式的缘故，很多做好的空白模板里都会包含大量的0。如果不想看到这些0，一个最直接的办法就是隐藏它。方法是：点击“文件”→“选项”→“高级”，取消“此工作表的显示选项”→“在具有零值的单元格中显示零”前面的复选框就可以了。

需要注意的是，这项设置仅针对于当前工作表有效，且会自动保存到文件里。设置好后，即便将表格放到另一台电脑上，也不会将0显示出来。

7.只打印表格中的某一部分

有时一个表格中会包含若干内容，如果只希望打印其中某一部分该怎么办呢？答案就是设置打印区域。选中要打印的部分，点击“页面布局”→“打印区域”→“设置打印区域”。设置好后，再点击打印按钮，表格中的其他部分就不会被打印了。

8.快速删除空行

表格经过多次编辑后，往往会留下一堆空行，如何快速删除这些空行呢？很简单，首先Ctrl+A全选，然后按下Ctrl+G调出“定位”对话框，接下来点击“定位条件”，双击“空值”。这时Excel会自动选中所有空白的单元格，接下来在空白格上右击并执行“删除”→“整行”，所有的空行就被一键清除了。

9.快速录入部门员工清单

如果需要重复录入内部员工信息，自定义序列将是一个不错的选择。首先将部门名称及员工清单按列输入到Excel中，然后选中并点击“文件”→“选项”→“高级”，向下找到“编辑自定义列表”按钮。接下来在弹出面板右侧点击“导入”按钮，完成序列值添加。一旦后续需要填写本部门信息，只要输入部门名称（比如本例中的“技术部”），再将填充柄向下拖拽，名单便自动生成了。

10.一键清除边框

有时表格中的框线很碍眼，如何一键快速清除呢？很简单，选中要处理的单元格区域，然后按下快捷键Ctrl+Shift+-（减号），这时区域内的框线就被一键清除了。

11.不相邻单元格填充相同数据

有时需要在不相邻的单元格内，填写相同的数据。无论手工填写还是复制粘贴，都不够快捷。其实Excel支持一个更简单的方法，先将要填写的单元格按Ctrl键全部选中，然后在其中某个单元格内输入数值（此时单元格需要一直保持选中状态），接下来按下快捷键Ctrl+Enter（回车），这时已选中的单元格内就会自动填好相同的数值了。

类似方法还可以在多个工作表中同时填写，方法是按住Ctrl键，首先将要填写的工作表全部选好，接下来再利用上述方法完成多单元格录入。完成后，所有被选中工作表的对应位置，都会自动填好相同的数值。

12.工作表太多？这种选法你试过吗

有些表格内置了大量工作表（最常见的就是一天一个工作表），选择时会很麻烦。其实Excel还支持一种列表式选择，只要在左下方切换按钮处右击，就能看到所有工作表。需要打开某个工作表时，直接双击对应的表格名称就可以了。

13.快速在多个工作簿中切换

如何在多个已打开的工作簿间切换？很多人的选择都是Alt+TAB，虽然也能实现切换表格的目的，但由于列表中会包含其他程序，往往不能一键定位到所需的表格。其实Excel还支持一项Ctrl+TAB快捷键，与Alt+TAB不同，Ctrl+TAB只会在已打开的工作簿间切换，不会受其他程序影响。

14.单元格内容如何合并

合并单元格只能对单元格结构进行合并，并不支持内容合并。在Excel中，还有一项功能可以实现内容级合并，这就是———内容重排。方法是：选中要合并的单元格（仅支持纵向排列），点击“开始”→“编辑”→“填充”→“内容重排”，稍后被选中单元格的内容，就会自动被合并到一起了。

注意：使用这项功能前，需要首先将单元格列宽调整至足够容纳下所有的单元格内容才可。

15.一键关闭所有Excel表格

Excel支持一键多开，也支持一键关闭。方法很简单，按住Shift键点击右上角的“X”，所有已打开的表格，就会被关闭。

Excel中类似的小技巧还有很多，特别是一些重复性操作，大多都会有变通的方法，这就是本期要和大家介绍的几组办公小妙招，希望能对大家的工作有所帮助。