浅谈建设工程档案资料管理的重要性

韦诗敏

（广东建设工程监理有限公司，广东 广州 510000）

0 引言

随着国家建筑行业高质量发展进程的快速推进，相关部门对于项目工程的质量、进度等方面的要求更加严格，建筑工程档案资料管理工作已经成为工程建设过程中重要工作之一。建设工程档案犹如工程的成长记录，是质量索源、工程结算、维修保养的重要依据。因建设工程档案记录不及时、不完整、不准确造成财产损失甚至造成安全事故的惨痛教训时有发生。此外，随着城市建筑数字化建设的深推进，建设工程档案逐步向数字化、标准化发展，将在“城市健康监测”“城市精细化管理”中发挥巨大作用。由此可见，全面加强建设工程档案管理既是建设的必需，也是时代的必要。笔者以房屋建筑工程为切入点，尝试梳理工程档案编制的基本脉络，探讨档案管理的相关要点，供读者参考。

1 建筑工程档案基本脉络

依据工程建设特征，建筑工程档案资料形成划分三个阶段：

（1）第一阶段：工程预备阶段即从项目申请开工，到办完开工手续为止；在这个阶段建设单位要负责形成工程预备阶段文件，整个过程涉及六大类文件：①与决策相关的立项文件；②申请建设项目用地文件；③根据现场勘查结果获取的涉及文件；④招投标及与之相关的合同文件；⑤开工文件；⑥商务性文件。

（2）第二阶段：工程实施阶段即从监理单位、施工单位入场开始，到完成竣工验收为止，在此阶段，监理单位履行完成各项监理职责，负责形成监督管理资料。监理资料根据各部门的任务划分一共分为六类：管理类资料、施工进度把握控制类资料、质量把关资料、造价控制资料、合同管理资料以及竣工后的工程验收类资料；施工单位方面则要求按照合同相关要求进行施工，在这一过程中形成施工阶段资料。

（3）第三阶段：工程竣工阶段即从工程竣工验收开始计算，到工程档案移交为止，需要形成工程档案竣工文件和竣工图纸，工程档案竣工文件指工程竣工验收文件、工程竣工财务决算文件、工程竣工档案文件、工程竣工总结文件四类。

2 工程档案资料管理相关规定和标准

（1）建筑工程施工质量验收要求：目前我国建筑工程资料管理主要是依据：《建设工程文件归档规范（GB/T50328—2014）》《建筑工程资料管理规程（JGJ/T185—2009）》的规定进行。建筑工程质量验收主要是依据：《电气装置安装工程质量检验及评定规程（DL/T5161.1-17—2018）》《土建施工记录及工程质量验评表（DL/T5210.1—2012）》《建筑工程施工质量验收统一标准（GB 50300—2013）》。

（2）对建筑工程项目施工的质量进行验收时，具体划分为单位工程、分部工程及检验批：①项目工程质量验收工作要求按照以下原则进行划分：a.一个单位工程项目的界定是要求该项目具备独立的施工条件与此同时还要能够满足具有独立使用功能的建筑物或构筑物；b.一个子单位工程项目的划分是指对规模比较大的工程，其具有独立使用功能的部分；②分部工程应按下列原则划分：a.可根据专业性质和工程现场来确定；b.当项目的一部分较大或较复杂时，可按材料种类、施工特点、施工程序、专业系统和类别将分支工程划分为几个分支工程。检验批次分工程量、楼面、施工断面、变形缝，按施工、质量控制、专业验收进行划分。

（3）建筑工程施工质量验收：施工工程施工质量验收，但在划分时需要注意的是，项目结构、实体结构即单位、子单位、分部、子分部、分项、检验批；文本结构即资料的类、章、节、项、目的划分：①分部工作：分部按专业性质划分、建筑部位确定；②项工程：应按主要工种、材料、施工工艺、设备类别等进行划分；③验批：按施工、质量控制及专业验收要求的楼层及施工段、变形缝等进行划分；④室外工程：可根据专业类别和和工程规模划分单位（子单位）工程。

（4）施工工程的质量验收：①检验批次的质量验收按以下规定执行：a.主控制工程抽检合格，工程总质量合格。b.有完整的施工基础和质量检验记录；②分项工程的质量验收按以下规定执行：a.分项工程的检验批次应符合质量要求；b.项目检验批质量验收记录齐全；③分支工程的质量验收按以下规定执行：a.对分部工程质量进行验收；b.质量控制数据应保持齐全；c.基础、主体结构、设备安装的安全及功能检验及取样试验结果应符合规定要求；d.观感质量验收应符合要求；④单位（子单位）工程质量验收合格应符合下列规定：a.位（子单位）工程所含分部（子分部）工程的质量均应验收合格；b.工程量控制资料应完整；c.单位（子）项目分支工程安全性及功能测试数据资料齐全；d.主要功能项抽检结果应符合相关专业质量验收规范。

以上是单位工程质量验收也称质量竣工验收，是工程使用前的最后验收和最重要的验收，也是验收合格的五个条件。

（5）施工质量的验收程序及组织要求：①检验批及子工程的验收程序及组织要求：②检验批和分项工程经监理工程师（施工单位项目技术负责人）验收，组织施工单位工程专业质量（技术）负责人。应注意，验收前，施工单位应填写检验批和分项工程质量验收记录，不填写相关监理记录和结论。施工单位严格按规定程序签署相关位置栏，然后由监理工程师签署验收书；③分部工程验收程序和组织要求：总监理工程师（施工单位技术负责人）组织施工单位和技术质量负责人验收，基础项目负责人和施工单位技术质量部负责人参加有关分部工程的验收。

3 对做好工程项目档案管理工作的建议

3.1 建立完善的建设工程项目档案管理制度和工作程序

各基本建设项目都应根据我国、行业有关文件、规范标准，结合本工程实际建立健全档案管理制度，档案建设工作由于规模大、工期较长、形成材料繁多，特别是，其中涉及许多单位和链接，实现建设项目档案管理的标准化，只靠档案管理部门的实力不够。因此，必须加强建设工程档案管理制度建设（包括建设单位、施工单位等），档案管理程序的建立已成为建设项目档案管理管理的基本保障。必须明确工程档案归档范围、归档具体时间、负责归档要求和归档的人。

3.2 加强对工程项目档案工作的组织领导

施工项目文件涉及各个方面，贯穿整个过程，做好建筑工程档案工作不仅是档案人员的事情，大量建设档案往往产生于工程的管理者、技术工程人员和施工人员手中。因此，必须要有强有力的组织保证，积极调动以协调各方力量，做到各部门之间互相密切配合，相互支持，共同做好工程项目档案工作。加强对人员的职能考核。建设工程项目档案应从立项开始，项目负责人就要指定专职人员负责对项目的相关文件、重要图纸、各类计算数据、声像资料、会议纪要等资料的收集、管理工作，制定明确的工作岗位责任，定期对资料员进行考核，并与奖惩挂钩。

3.3 需要配备专业的档案管理人员

资料员到岗必备知识：熟悉国家、省、市的城市档案工作法律、法规、政策、标准、规定；熟悉施工图纸；了解各种建筑工程施工技术方法；能熟悉掌握施工记录、隐蔽工程要求和已完成的技术资料表；认真贯彻执行新规范新标准，只有通过培训考试并取得岗位资格证书后，才能从事档案管理工作，归档使用的表格必须要严格使用相关地区建筑主管部门或档案管理部门的统一用表。

3.4 工程项目档案要与建设项目同步进行，确保档案的完整性

坚持工程项目档案工作与工程建设同步，是我国基础建设工程档案工作的重要经验，也是基础设施建设工程档案工作能否达到预期成果的关键。①在工程施工前期及时建立档案，加强对前期文件和资料的管理，明确施工合同编制、整理和提交的具体要求；②在施工项目的检查实施过程中，同时实施档案管理的实施；③在工程竣工验收时，要同时验收工程项目档案情况，根据需要编制、整理和汇总本项目的完整竣工档案。对完成一个阶段性工作以后，就应该有相应的技术资料备查，对下一步工作的进行，起到承前启后的作用，也便于对阶段性的工作进行总结。

4 结语

目前，我国建筑工程市场面临严峻挑战和激烈竞争，建筑工程档案管理将出现更多新局面，要做好工程项目档案管理，我们必须扎实做好工程项目档案的基础工作。积极学习和借鉴国内外先进工程档案数据管理经验，充分发挥现有优势，高度重视建设项目档案数据人才的培养，完善激励机制，不断总结和提高工作技能，对国家和企业具有高度的责任感和使命感，真正做好档案管理工作，确保每一项基本建设项目都有齐全、完整、准确、系统的档案资料，以便最大限度地发挥工程项目档案在当今经济建设和社会发展中的重要作用。