探究信息技术在事业单位档案管理中的应用

李福合

摘 要：信息技术是事业单位档案管理工作中非常重要的手段之一，事业单位在开展档案管理工作时需要坚持与时俱进的管理理念，关注各种现代管理技术的应用以及灵活调整，切实实现信息技术与事业单位档案管理工作之间的紧密结合，才能突破传统管理模式的束缚，更好地提升档案管理水平。经过多年发展，事业单位运用信息技术管理档案有了长足的进步，也出现了一些问题，需要引起我们的重视，并采取有效对策，认真加以解决。

关键词：信息技术;事业单位;档案管理;应用

1信息技术在事业单位档案管理中的应用现状

1.1缺乏先进的档案管理观念

目前，部分事业单位还在以一种传统的思想观念看待档案管理这件事，为了减少单位的用工成本，部分事业单位聘请的档案管理人员年龄往往偏大，对于新鲜事物的接受程度差，会先入为主的认为信息技术没有传统纸质档案管理的安全度高，缺乏对信息技术的重视，使得信息技术在档案管理中的应用效果不够明显。但人总是会犯错的，传统的以人工手段处理档案管理的方式，极易因人员疏漏而造成档案数据或档案信息遗漏，甚至可能会导致档案信息失真。

1.2对现代信息科学技术形态的应用数量相对不足

现阶段，我国现代信息科学技术的历史发展进程正在呈现出极其迅猛的客观趋势，因此，行政事业单位的日常业务运作发展过程想要时刻跟随时代发展的基本步伐，必须积极主动地针对档案管理工作系统展开实时动态的调整更新工作环节。

计算机网络信息技术系统是新时期背景之下行政事业单位开展档案管理工作需要运用的核心工具，而行政事业单位想要随时运用先进化信息科学技术形态，必须积极采取措施更新优化计算机硬件设备系统，以及计算机软件系统，确保现代信息技术形态的基本优势，能够在行政事业单位档案管理工作开展过程中得到充分发挥。

1.3电子档案缺乏安全保障

电子档案的出现与发展，符合时代发展的要求，它能够更好地体现事业单位档案管理工作的现代化发展趋势。但是目前的电子档案管理工作缺乏足够的安全保障，无法真正体现信息技术与档案管理工作相融合的重要优势，整体的管理质量和效率受到了影响。部分档案管理工作人员只能机械地使用不同的计算机以及系统来保存和使用不同的文件，难以真正地体现脱机管理以及下载过程中的特殊要求，如发生计算机后台受到病毒入侵，或是因为外部客观因素而导致各类故障，就会直接使得整个档案资料丢失或者被毁损，严重影响电子档案的稳定运作和安全保障。另外，由于部分档案管理人员工作能力不强、工作经验少，在处理文件材料和档案时没能做好后期的归档和备份工作，整个档案管理工作存在盲目性和随意性，导致文件丢失现象频频发生，档案安全缺乏应有的保障。

2信息技术在事业单位档案管理中的应用策略

2.1组建高素质档案管理队伍

事业单位在组建档案管理人才队伍时，应该加大投资力度，聘请专业的档案管理人才组建专业的管理队伍，队伍中的档案管理人才不仅要具备较强的专业素养，同时还要具有应用信息技术的能力，这样在进行档案管理时才能科学合理的应用信息技术，使得信息技术的优势可以得到发挥，从而提高档案管理工作的效率和质量。另外，事业单位还应该定期对档案管理工作人员进行培训，培训的内容包括但不限于信息技术的各项技术与能力。这样一来，档案管理工作人员才能及时更新自身的知识储备以及技能，为事业单位的档案管理工作做出更突出的贡献。

2.2恰当结合运用现代信息技术的云存储与备份功能

行政事业单位在运用信息技术形态开展档案管理工作过程中，应当完成的第一项工作任务就是要将原有的纸质载体档案数据信息资料，转化处理成数字化载体档案数据信息资料。要指派档案管理工作人员借助于人工输入的方式，以及机器设备扫描的技术方式，将传统的纸质载体档案数据信息资料，转化处理成能够运用计算机加以存储的数字化载体档案数据信息资料，同时借由开展基于云端位置的存储技术环节和备份技术环节，有效缩减节约数字化档案数据信息资料形态在存储过程中占据的空间资源，在保障行政事业单位档案数据信息资料内容构成体系的完整性条件下，支持行政事业单位在具体经营运作过程中长期获取良好收益。

2.3加强对电子档案安全性的管理

档案管理工作人员应该着眼于目前的档案管理工作现状以及未来发展趋势，通过对信息技术特点的研究，更好地体现信息化管理工作的要求。其中，档案信息化安全保障最为关键。档案管理工作人员应当了解电子档案安全管理要求，明确现代信息技术的使用策略和方法，以口令密码、身份认证、授权管理、安全防火墙设置、安全备份等多种形式，更好地落实各类信息安全保障措施。电子档案安全性的提升是一个长期的过程，档案管理工作人员需长期做好这项工作。有关管理部门需要意识到自身的社会责任，出台相应的技术举措和政策，加强对电子档案的安全管理，不断提升监管力度，确保档案安全管理工作的有效落实。同时，档案部门应重视档案管理工作人员安全素质的提升，构建高水平的档案安全管理团队，为档案安全工作提供人力保障。

结论

综合梳理现有研究成果可以知道，行政事业单位开展的档案管理信息化建设，是同时具备复杂性和系统性特点的工作实践过程，需要相关工作参与人员充分认识理解开展档案管理信息化建设工作的综合影响价值。行政事业单位在档案管理工作开展过程中，引入结合运用信息科学技术，有助于改善行政事业单位档案管理工作的规范性、系统性以及有效性，彰显档案数据信息资料在行政事业单位日常業务运作过程中的应用价值。

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