公立医院内部控制信息化建设与思考

□ 何晓波 HE Xiao-bo 周景青 ZHOU Jing-qing 王滨元 WANG Bin-yuan

随着财政部《行政事业单位内部控制规范(试行)》的出台以及医院全面预算管理要求的逐步实施，强化内部控制体系建设，推进全面预算管理，成为公立医院现阶段两项重要工作。为提升医院内部管理水平，加强廉洁风险防控机制建设，公立医院的内部控制体系已初步建立，并形成了相应内部控制管理制度。为了保障医院内部控制制度的有效落实，防范内部控制风险，探索在医院内部控制体系建设中引入信息化手段，是当前行之有效的解决办法。

当前公立医院内控建设面临的任务

相较于其他行政事业单位，公立医院具有更鲜明的行业特色，经济运行体量巨大，在确保服务水平、医院发展的同时需要体现公益性。因此，公立医院为了维持正常运作，除了向财政部门申请补助，更应该从内控着手，降低成本，提高公立医院品牌效应，为公立医院的可持续发展打好坚实的基础[1]。一直以来医院的内部控制成果仿佛是“鱼与熊掌不可兼得”，而医院内部控制信息化系统的出现可以将内部控制的流程标准化，通过控制矩阵来对风险点进行重点监督控制，并且它可以与医院现有的管理信息系统相结合，做到易于操作、严于审核、利于评价，达到真正意义上的内部控制[2]。然而，当前许多医院的内控建设实践中，依然存在不少问题。

1.内控的规范性与工作效率之间存在一定矛盾。传统的内部控制管理模式之下，公立医院各类业务流程的办理均由经办人员线下逐个节点跑腿才能完成审批。以采购流程审批为例，由于公立医院的特殊性，采购类型与方式多样，相应采购政策要求高，采购所涉及的审批环节便会较为繁琐。如若再遇到领导外出、变更、转交等情况，流程将搁置，影响工作进度。

2.内控的有效性难以真正实现而导致风险防控不力。建立健全公立医院内部控制体系，意为提高其风险防御能力，有效防范廉政风险。目前大部分公立医院的内控管理制度虽已建立，但执行过程中，因缺少刚性约束，容易造成控制环节缺失、受具体环境影响等情况，导致一些风险防控措施在实际运行中变形走样，出现防控不力的状况。

3.各项资金业务处理的安全性存在一定的风险。现行手工、线下的内控方式处理各项资金业务，依然存在一定安全风险，如凭证不完备、审批环节倒置等，同时医院财务状况以及资金流向进行实时监控实现起来比较困难，财务结算等经济活动全过程留痕需要花费大量人力，这些问题对医院财务安全带来一定的风险。

浙江医院内控管理系统信息化建设方案

采购活动是公立医院内控的核心环节，与预算、资产、基建等各项工作紧密相关；合同管理则是采购活动中非常重要的内容，也是医院各项经济活动的重要凭证。围绕采购及合同管理，加强规范管理和内部控制，对医院整体内控管理具有举足轻重的作用。信息化作为现代医院管理的有力手段，浙江医院通过信息化搭建内控管理平台，以强化采购管理、合同管理为落脚点，致力于形成内部控制要求的全过程闭环管理。现将具体建设过程介绍如下。

1.建设目标。通过以合同管理为内控核心业务，规范从采购申请审批、合同送审、合同会签、完成合同签订的整个过程；合同执行过程中的收付款业务与财务系统对接，实现财务业务一体化。核心目标是深化内部控制建设，降低廉洁风险，规范采购工作和提高资金结算审批效率。

2.系统建设政策依据及构建原则。以《行政事业单位内部控制规范》作为总依据；按照政府采购相关政策、院内采购管理制度、合同管理制度、资产管理制度、资金审批制度等来构建管理流程。

构建原则是通过梳理工作申请、审批流程及审批权限，将管控规则内嵌，实现对申请、审批、执行、合同送审、合同会签、财务结算等经济活动全流程、全过程留痕管控，实现从“人控”到“机控”的转变，关注各经济活动的关联关系，实现跨经济行为的业务活动的全过程线上管控和信息共享，关注内外部系统的衔接与关联。

3.系统建设及测试优化过程。充分调研审计科、财务部、后勤管理中心、医学工程部、院务办、信息中心等的主要核心业务诉求。需求方案前后经过7个版本的完善修正，围绕管理表格、可视化的流程路径体系、流程的控制与决策体系、流程的统计4个核心模块，最终完成系统的搭建、功能测试、业务测试、关键用户培训、全院推广上线培训的整个过程。

4.内部控制信息系统特点。通过与现有钉钉系统、物资系统、财务NC等系统的集成对接，《内部控制评价与监督管理制度》、《合同管理制度》、《采购管理制度》三个主要内控管理系统的制度关键管控点的嵌入，一个高度统一、资源整合、信息共享的公立医院内控管理信息系统初步成型。具有以下特点：

(1)使用便捷：支持钉钉移动端、钉钉PC端、内控管理系统三个登录入口，极大地提升了医院的流程效率。现阶段，有申请权限的医院职工均可通过医院内控管理系统PC端或手机钉钉端发起采购流程，相关审批人员可以通过网络，使用手机、笔记本等便携式移动设备随时随地进行审批，提高工作效率。

(2)闭环式管理：实现所有合同项目全流程、闭环式管理，系统将合同分为5个一级合同分类(货物采购、服务类采购、工程项目、合作及其他)，共包含29个二级合同分类。同时系统对无合同购买、无合同支付也设定了管理流程，将医院的采购活动全部纳入系统管理。

(3)所有流程可追溯：从申请、送审、会签、结算的全流程痕迹化，所有内容可追溯。

(4)可视化报表：管理层可以根据可视化分析图表，掌握医院经济活动运行情况。同时，通过可视化报表，对各类采购、合同执行进行动态监控、提醒、干预，确保工作的时效性。

(5)根据岗位设置对应权限：对申请、审批、执行等各岗位进行分岗设权；可根据制度、工作进展进行定期轮岗；对数据查看权限进行管控，建立起完整的权力运行制衡机制。

(6)管控规则内嵌：将内控相关文件及制度如资金审批制度、“三重一大”管理制度、政府采购目录等嵌入系统，并可动态调整，使医院经济运行合法合规。

医院内控管理系统信息化建设成效及思考

内控管理系统在医院的两院区上线，实现了医院合同信息的电子化登记存档、审批流程线上操作以及供应商的智能管理与合同预警管理等功能，完成了内部控制建设的升级。

1.提高了医院管理效益。根据医院内控管理系统上线后半年整体运行情况分析，信息化管理模式有效增加了医院的管理效益，使职工少跑腿，少打电话，测试期间使用部门及职工反馈良好。内控管理体系信息化建设推动了医院管理改革，强化了成本控制，提高了工作效率，大大降低了人力物力成本。

2.规范了医院的经济活动。从采购需求管控、资金使用审批、采购方式的执行、合同的签订与执行、资产的入库管理、资金的支付管理等各环节，均借助内控信息管理系统进行有效的授权与管控，并以各类制度、权限为流程设置原则，使医院的各项经济活动能够完整地纳入到系统管控中，避免了一些经济活动中违规问题，有效地规范了医院的各项经济活动。

3.强化了权力的监督运行。以资金使用为导向的权力运行，始终是公立医院廉洁风险的重要监督目标。内控管理系统实现了内部审计监督关口前移，通过重点关注政府采购相关要求是否满足、院内审批流程是否规范、合同基本要素是否完整、合同权利义务是否明确等风险点，把控院内经济活动的合法、合规及合理性，使各个环节的权力运行能够得到有效的监督。同时信息化的全过程留痕、数据报表的分析展示，都是权力运行阳光化的一种有效做法，无形中自然形成一种强大的监督力量，促进权力各使用环节的规范化。

4.目前内控平台的局限性。医院目前的内控平台尚未接入全面预算管理系统、基建管理系统，实现整体内控目标尚未达到。另外，作为现代医院管理的重要手段，内控平台应该不再局限于医院的经济活动管控，可以考虑逐渐将院长办公会、党委会工作等整体行政管理工作逐步纳入平台，从议题提交、会议决策、决议相关工作布置、落实、反馈、监督等都从平台予以记录跟踪，强化医院行政管理的执行力、执行效率、执行结果的分析、评价、考核。这也是浙江医院内控信息系统二期工程考虑的建设方案。通过对医院行政、人事、经济等事权的信息化管理，提升效率、规范运行，为实现党风廉政建设、行风建设以及清廉医院建设提供有力抓手，提升内控建设，提高科学管理水平，探索公立医院党委领导下的院长负责制的有效实践方式。