大数据时代人事档案管理探究

李清华

（辽宁省朝阳市凌源市人力资源和社会保障局，辽宁 凌源 122500）

社保档案指的是社保经办机构在为人民群众办理社会保险业务过程中，形成的具有不同利用价值的历史记录，该历史记录有文字材料载体、电子文档载体、图表和声像载体等。目前参与社保的人员越来越多，在社保机构当中档案的数量也在与日增多，结合大数据技术优势，实现社保机构档案信息化管理，能够有效提升工作质量和工作效率。

一、社保档案特点分析

1.数量比较多、内容比较杂

当前在社保机构当中档案的数量非常大，并且内容比较繁杂，造成这一情况的原因有两种。首先，我国的人口数量非常多，因此，从基本角度来说，参加社保的人口基数量就非常大，并且随着近些年来，人们对于社保重视程度不断地加强，还会有更多人民群众源源不断地加入社保行列当中，导致社保档案数量呈现上升趋势。其次，社保的种类比较多，例如基本的医疗保险、养老保险、失业保险、生育保险等，不同保险种类需要具备不同的佐证材料、保障申请、缴费凭证等，这也导致社保机构当中档案数量源源不断的增多，非常需要现代化、智能化的管理手段来帮助社保机构提升档案管理水平。

2.社会性和动态性特点

建立社保是为了给社会公民提供更加优质的公共服务和社会保障，因此，社保机构内部的档案管理工作具有社会性特点。每年参保人员的数量都会有所变更，既会产生新增缴费，也会产生退休、医疗和生育的费用，因此，社保档案的管理需要具有动态性特点，随时更新才能够保障档案内容更加精确合理，为人民群众提供更加优质和全面的服务。

二、大数据时代档案管理信息化优势

1.更加安全和集中

社保档案具有长久性特点，有些内容需要进行永久的保存，在传统的保存过程中，纸质档案很容易因为频繁的借用和调阅而被损坏、丢失。在大数据时代结合大数据技术优势进行信息化档案管理，能够有效地减少传统纸质档案的翻阅次数，帮助延长档案的使用寿命和确保档案保存完整性。信息化管理还能够针对原来的档案进行备份和共享，确保社保档案的利用能够更加安全，提升社保档案的利用效率。信息化管理相对于传统档案管理来说，具有集约性管理特点，跟传统纸质档案的有形库房存储不同，信息档案可以保存在光盘、硬盘等载体当中，不仅有效节省存储空间，而且体积非常小，容量更大。

2.更加节约和高效

大数据时代信息化管理更加节省存储成本，节省存储空间，把传统的纸质文件转换成为数字化信息，更加方便工作人员的快速访问，能够有效实现无纸化办公。在传统纸质社保档案管理过程中，档案的查阅、提取和添加都处于封闭状态，需要工作人员人工操作，由于文件内容比较烦琐，无形中增加了工作人员的工作压力。大数据时代信息化档案管理从传统的手工操作转变成为电脑检索，只根据系统操作提示就能够快捷有效地完成档案管理工作，有效提升工作效率，节约工作时间。

3.更新更加实时

传统的纸质档案管理过程中，从档案信息的收集、处理加工、入户存档等工作程序，需要不同的工作人员协助进行完成[1]。在具体的工作操作中。由于时效问题，会造成信息过时，影响档案材料使用的时效性。而社保档案信息化管理能够有效避免该问题的出现，能够确保信息的更新更加及时有效，满足人们对于该档案材料的应用需求。

4.管理更加规范

文件档案的信息化管理是把传统的纸张信息录入计算机当中，把纸张载体转换成为机械设备载体，利用机械设备针对可读文件进行阅读、调阅、存储等，有效杜绝了在档案的查阅和应用过程中，可能会出现的抽取、篡改等现象，确保档案内容的管理更加标准和规范，保障了档案信息的真实性。在大数据时代建立社保档案管理系统，能够从传统的静态管理模式转变成为动态化管理模式，促进我国档案管理工作的创新发展。

三、社保档案管理现存问题

1.管理水平参差不齐

目前我国社保档案管理工作存在效果参差不齐的情况，造成这一问题的主要原因是管理水平不足。一部分地区的社保局对于内部的档案管理工作十分重视，设置了十分充足的工作人员数量，提供了足够的资金支持，因此，该地区的社保档案管理工作水平非常高。一部分地区由于受到客观条件的限制，人力资源和物力资源没有充分到位，给该地区社保档案管理工作带来的滞后性。例如人员已经参保，但是自己的社交档案却迟迟没有更新，也无法提供有效凭证，影响了社保档案管理工作质量。

2.社保档案基础设施建设不足

只有具备了足够的硬件设施，才能够真正提升社保档案的管理工作水平。当前一部分地区的基层社保单位还在使用传统的手工档案记录和档案保管方式，这部分地区有些是受到客观因素影响，有些是身处于偏远的山区，没有足够的人力和物力资源支持，导致大量的大量档案损坏丢失，严重影响了社保档案的应用效率。

3.管理制度建设不完善

目前针对我国的社保业务开展，政府部门颁布了相关的法律法规，以期能够强化社保工作开展效果。但是大部分内容都是针对社保业务开展，没有对社保档案管理工作的要求，再加上当前一部分，社保单位忽视了档案管理工作的重要性，没有投入足够的人力、物力资源开展社保档案管理工作，导致当前社保机构形成的管理制度不够完善，也缺少了相配合的监督机制，对于该工作开展会产生不利影响。

4.人员素质有待提升

社保档案管理工作目前并没有得到应有的重视，配置的管理工作人员综合素质较低，不具备专业的档案管理知识和信息技术应用能力，甚至一部分地区的社保单位认为档案管理属于最简单的工作，因此，会让其他工作岗位人员兼职负责，或者是寻找年龄比较大的、学历比较低的人来进行简单的档案管理，没有把社保档案价值充分发挥出来，影响了档案管理的工作效率。

四、在大数据时代社保档案管理新工作需求

1.社保档案管理需要信息化、数字化处理

社保档案属于社保机构相关工作开展的重要工作内容，在大数据时代，结合现代化技术和设备进行档案管理，是针对计算机内部存储的数字信息进行有效的处理，充分利用数字化和网络化技术优势，帮助提升我国社保档案管理工作效率和质量[2]。在大数据时代发展背景下，社保机构档案管理。要把原有的纸质档案信息进行数字化建设，形成信息化数字库，通过使用有效的数字管理和网络管理来代替传统的人工管理。在数据系统当中想要查找社保档案，可以直接针对个人档案信息账号进行检索，快速地把需要查找的个人档案资料全部调取出来，分析个人社保情况。因此，当前社保档案管理工作需要信息化、数字化处理，为节省工作时间打下良好基础。

2.档案信息结构需要科学化建设

建立出数据化的社保档案信息，不仅仅是只记录在档案文件当中的信息，还是形成更加系统化的信息数据库，利用信息技术、网络技术和计算机技术，结合当前社保机构实际发展水平，形成更加科学、合理的社保档案信息结构。社保档案的信息存储结构一定要保证科学合理，选择使用更加专业的数据库来保存档案信息，结合我国社保机构内部档案信息特点，利用链状结构、树状结构等不同的信息结构形式，有效存储档案信息。便于结合大数据分析技术，快速有效地针对有效信息进行分析和查找。

3.信息管理人才需要专业化培养

在大数据时代发展背景下，实现数字档案的信息建设，需要具备专业的工作人员进行档案管理。具备了专业化、信息化的档案管理系统，需要安排具备完善的档案管理知识和信息技术人才进行开发和维护，这样才能够真正确保档案管理信息系统作用充分发挥出来，确保档案信息的录入和提取更加安全、准确。当前，社保档案管理工作对于人才需求量非常大，要针对现有信息管理人才进行专业化培养，深刻了解档案管理系统的运作情况和运作原理，能够熟练地使用档案管理系统，并对需要管理的档案信息有专业级别的了解认知，根据实际工作需求来结构和整理信息内容，确保信息保存更加安全完整，档案的调取和分析也能够更加快速有实效。

五、大数据时代人社局档案管理有效措施

1.完善档案管理制度

想要提升管理工作质量，首先需要具备规范化和标准化的档案管理目标。针对当前人社局档案管理工作存在的问题，重点针对现有的档案管理制度进行优化和完善，从档案管理工作制度入手，提升制度内容的科学性和合理性特点[4]。人社局要对档案管理工作开展加强重视，设置专门负责档案管理的工作机构，形成完善和健全的工作制度，明确在档案管理工作小组当中，每一位工作成员的工作职责和工作内容，要求在工作中需要积极主动地接受上级相关部门和领导的监督检查。要把档案管理制度的要求贯彻落实到每一个工作实处，并配合进行档案管理工作考核，根据考核工作得到的结论实施奖励和惩罚，不断激发工作人员的工作积极性，引导管理小组能够主动参与到档案管理工作中，例如组卷和归档等工作，严格贯彻落实管理工作要求，帮助人社局档案创造出更多的价值。

2.加强专业化档案管理人才队伍建设

目前，人社部门档案管理的工作量正在不断地增多，对于专业的人力资源需求量越来越大。为了能够满足档案管理工作需求，需要加强专业工作团队的建设，在人力资源管理中投入更大的成本，打造出专业化、高质量、素质强的档案管理工作团队。在团队当中要配置本科及以上的工作人员，专门负责完成档案管理工作，组织负责进行档案管理的工作人员学习中华人民共和国档案法、干部人员档案工作条例等有关与档案管理的法律法规，强化工作团队的业务素质水平和档案管理工作能力。针对在岗的管理人员进行业务能力培训，强化档案工作人员的信息化管理水平，能够有效地利用互联网技术和大数据技术提升档案管理工作效率，在工作岗位当中创造出更大的价值。档案管理人员需要在工作中始终保持终身学习的态度，不断进行自我能力提升，积极主动参与到档案管理工作当中，充分发挥出社保档案资源的价值，不仅能够帮助档案管理人员自己实现自我价值，也能够促进人社局的可持续发展。

3.加强硬件设施投入力度

人社局面临的档案管理工作量越来越多，档案的利用需求也逐渐增大，因此，对于工作人员的工作效率和工作能力要求非常高[5]。为了能够有效地应对人社局档案管理工作需求，需要加强硬件设施的投入。例如某地区的人社局逐渐加大了硬件设施投入力度，明确的划分出档案，信息化管理库房、办公区域和接待区域，确保档案管理是内部格局更加科学合理。除此之外，还相应地建立了80平方米的标准化档案库房，为接下来档案的信息化管理工作，开展提供了良好的工作环境和档案保存条件。在该库房当中配置了10列专门的档案密集架，以及相应的硬件设施，例如扫描仪器、灭火器和中央空调等，全面辅助档案管理工作的开展，为档案管理工作保质保量完成提供有效的保障，帮助人社局档案创造了更多的价值，有效提升档案管理质量。

4.加强档案数据库建设

在大数据时代发展背景下，为人社局档案管理工作提供信息管理技术支持，加强人社局档案管理信息化建设，能够有效地提升档案管理水平，把档案资源价值充分应用起来[6]。当前已经有越来越多的机关单位开始针对内部的档案进行信息化管理，得到了非常良好的档案管理效果，有效提升了该工作开展质量和开展效率。某地区人社局针对档案管理进行信息化建设，完善了单位内部的基础设施配置，提供了平板扫描仪器、数字化档案存储系统、数字化档案管理服务器、数字化档案处理终端等，为接下来档案的信息化收集、录入、管理、调取等提供了数据支持。

有了现代化信息技术的应用，能够让更多的档案管理工作开展更加高效和便利，为人社局档案管理提供了便捷的服务，减少了人员投入，节约了成本消耗。同时，信息化管理还能够减少由于人力因素造成的工作误差，避免了档案信息的不确定性，有效保障了档案信息的质量和利用价值。结合现代化信息技术应用构建出完善的档案数据库，能够支持档案数据的存储和管理，打破了传统档案管理中时间和空间的限制，有效提升了资源的利用效率，为档案的使用者提供了便利条件，针对档案信息进行最大化的开发和利用。人社局可以根据自身的人事业务系统以及档案管理电子台账来进行档案管理工作，优化传统档案业务开展模式，快速适应在大数据时代发展背景下的档案管理工作开展需求，不断地提升档案管理水平和服务效率，推动社保局内部档案管理信息化建设脚步不断前进。

5.形成更加规范的信息化档案管理流程

具备更加规范和标准的信息化档案管理工作流程，从一开始的电子档案传输、保存，再到电子档案的调阅和应用，每一步都要严格按照管理工作流程进行，能够有效保障工作开展质量[7]。首先需要形成全局统一的档案管理工作模式，为接下来档案管理业务提供统一的指导，形成标准化、统一化的档案管理服务中心，负责针对档案资源进行统一管理。针对当前人社局内部档案进行统一标准对好分类、装订、上架、保存。利用信息技术来实现档案的信息化管理，针对档案内容进行电子化扫描，确保电子档案能够和业务系统完美对接，优化当前档案业务信息化处理模式，从一开始的保管档案为主转变成为以档案系统管理为主，彻底转变传统手工管理模式。要针对不同数据提供不同的收集方式，例如某地区人社局在建设档案资源库的时候，把财务的业务系统当中需要进行归档的业务数据，通过使用标准的数据接口，把数据传输到档案管理平台当中，完成数据收集。文书和财务档案则通过数据管道工具来针对数据进行批量导入。针对目前使用的纸质档案，在完成数字化加工之后，也要批量化进行导入。一部分增量档案可以根据情况，采用手工录入的方式进行收集。

档案管理要从档案业务的基础性管理工作入手，为使用者提供档案接收、扫描、管理、编目整理、检索查询、借阅、鉴定、统计分析、打印输出、信息订阅等服务功能，能够满足一系列档案信息化管理要求。针对实体档案存放也要从库存基础管理入手，为使用者提供库房定义、档案上架、移架、出库、入库、浏览、条码管理、智能监控等服务。要打破传统档案管理思维，形成一体化信息联动体系，把档案价值充分发挥出来，可以拓展档案查询、业务统计、档案借阅等业务应用，满足更多的档案应用需求。人社部门内部档案类型非常多，下级机构的众多用户都需要通过广域网接入到系统当中进行档案的调取和查询，业务有一定的时效性要求，确保系统在使用过程中运行更加稳定，操作更加简单。

6.保证档案信息的真实性和安全性

工作人员需要秉持认真负责、严谨的工作态度，确保人社局档案资料信息能够更加的真实和安全[8]。要提前针对档案信息做好备份，并定期进行档案信息的核对。要购买和定制安全系数高、防御能力强的安全保护软件，能够有效减少系统受到网络病毒攻击的概率，确保档案信息能够真正安全、准确。

结语

综上所述，实现机构内部档案管理的数字化建设，是未来档案管理工作发展的必经之路，能够有效创新传统档案管理模式、存储模式和应用模式。面对大数据时代发展，人社局档案管理也面对新的机遇和挑战，因此，需要积极结合当前时代发展背景，利用信息技术优势，完善档案管理系统，形成数字化、标准化的档案管理工作流程，打造出素质高、能力强的档案管理工作团队，有效促使人社局档案管理工作的网络化发展。