加强档案管理工作 推动劳动就业服务

南明江

（凌源市劳动就业局，辽宁 朝阳 122500）

就业形势严峻，就业压力增大，而就业又与每个人的利益息息相关，与国家社会的稳定相关联，就业问题如果得不到妥善的解决，将严重制约社会经济的发展。就业又有自身的特殊性，真正解决就业问题并非易事，目前我国根据就业实际情况，积极探索就业制度改革的思路和举措，并出台了诸多的就业政策条文，为劳动者就业提供更多的支持。在就业服务中不能忽视档案管理，档案管理水平会影响就业服务质量，因此，围绕劳动就业展开档案管理的探讨具有现实必要性。

一、档案管理在劳动就业中的重要性

近几年我国高度重视劳动就业档案管理工作，也取得了相应的成绩，以档案管理的优化带来政府就业责任体系的建立和健全，进一步做好失业人员就业指导服务工作，并推出了健全的就业服务体系，就业档案发挥重要作用，是劳动者顺利就业的重要保障。具体来说，档案管理在就业劳动中的重要性主要体现在三个方面。

1.保障劳动就业的信息管理

当前社会信息化建设趋向更为明显，网络信息技术优势逐渐凸显，这也客观上要求我们构建劳动就业档案管理平台，做好档案管理数据库的建设，以数据库的优化建设带来就业管理目标的达成，按就业、失业下岗、未就业等进行档案材料的分类整理，就业中心进一步加大文书立卷改革力度，重视档案文件的归档管理工作，确保档案资料有序。借助劳动就业档案的信息化建设整合现有的就业信息资源并实时更新，以此构建劳动就业以及保障工作信息一体化的信息管理模式，以档案的信息化建设带来劳动就业工作的深入开展，并辅助构建网络化的劳动力市场，解决求职者与招聘单位信息不对称的问题，更好地满足求职者对就业信息的多元需求，使得求职者更主动积极的就业。

2.提升就业服务质量

我国高度重视劳动就业问题，特别是针对就业困难人员开展专门性的劳动就业帮扶工作，而劳动就业服务专业档案发挥重要作用，通过整合归纳失业人员、下岗人员的就业资料实现关键信息的提取，真正进行区域就业实际情况的反馈，以使得就业服务中心面向区域失业人员提供必要的劳动就业帮扶支持，积极为失业人员争取更多的就业名额，提供更多的就业岗位，使得广大就业者获得实实在在的帮助。而这种就业服务模式也有利于解决众多企业难点、百姓热点以及社会重点关注的问题，如利用专业的档案进行仲裁调解，带来社会的快速发展。

3.带动劳动就业政策宣传，方便人才交流

就业管理部门借助就业档案有利于劳动保障等法律法规政策的宣传，通过整合分析现阶段劳动就业实际情况，整理职业介绍资料、仲裁调解渠道等相关知识，进行普法宣传，使得求职者对就业有更全面的、理性的认知，也更好地保障劳动者的合法权益，使得市场走向规范轨道。而政策宣讲有利于消除下岗人员、失业人员的就业困惑，提高我国整体就业率，同时，也为企业人才流动提供便利条件，通过信息发布使得企业及时获得所需要的人才支撑，通过整合档案，加强档案管理也可以全面掌握与了解人才的专业职能，熟悉企业的发展状况，充分利用人才劳动就业档案所带来的信息双向流通，建构起企业与劳动者沟通的桥梁，使得社会大环境呈现积极的就业态势。

二、就业档案管理的基本特点

1.广泛性

广泛性对应的是劳动档案涉及人员广泛。随着我国劳动社会保障体制的改革，劳动就业方针政策的调整，劳动就业保障体系的完善，劳动就业者涵盖的范围更为广泛，每个人在劳动就业过程中都会形成劳动就业档案材料。

2.动态性

对应的劳动就业档案是处于动态变化的。个体从参加工作到参与社会保障后，档案会随着工作单位的变动而变动并转移。社会保障保险缴费情况也因职工工资增减而相应变化，这些变化都会体现在劳动就业档案中，形成相应的数据记录，这使得劳动就业档案内容不是一成不变的，而是根据实际情况灵活调整的。

3.人本性

劳动就业档案管理的目的是服务于劳动者就业，为劳动就业问题解决提供帮助。以人为基本对象。个体从参加工作到加入社会保障后，都会有相应的劳动就业档案材料，劳动就业档案就是个人劳动就业情况的说明和凭证，更是维护个人权益的依据。劳动档案以人为本，服务劳动者。

4.规范性

规范性特点是指劳动就业档案是根据国家的规定和相关标准进行办理的。以劳动保障档案为例，各类社会保险都对应统一的办理程序，有明确的缴付费标准，各类社会保险都有规范的记录卡、登记清册及报表，还有个人档案不论是哪个单位的职工其形成的劳动就业信息具有一致性。

三、劳动就业档案管理存在的问题

鉴于劳动就业档案在劳动就业服务当中的重要作用[1]，必须要高度重视劳动就业档案管理，发挥档案价值，实现劳动就业信息交流与共享，保护劳动者的合法权益，也带来劳动就业部门的科学管理、高效工作，带来我国劳动就业压力缓解、劳动就业形势的缓和。但目前我国劳动就业档案管理中也存在一些不足，如对劳动就业档案认识不够、缺乏相应的管理制度、没有明确的管理标准和规范、信息化建设能力弱、档案管理人员素质能力弱等等。

1.对劳动就业档案认识不够

劳动就业工作涉及多方面的内容，对应的劳动就业档案数量巨大，工作环节烦琐。部分地区的档案管理软硬件支持不足，人员配备不佳，经费较少，档案管理流于形式。在一些偏远地区甚至没有专门的档案室，导致该归档的重要档案资料没有科学归档，也存在档案材料随意保存，堆放的情况，导致一些重要的劳动就业档案信息遗失。因为认识不够，档案信息收集阻力重重，缺乏企事业单位与专业档案管理机构相对接的一体化信息收集管理协调工作机制，档案信息收集中各单位、机构之间没有有序的档案信息传递渠道[2]，且各类档案信息材料收集过程中对应不同的工作方法和思路，信息采集侧重点不同，管理不够规范统一、管理性与构造性也对应不同的技术标准，使得档案价值大打折扣。

2.服务模式和制度不够健全

在劳动就业服务中需要依据各类工作项目、建设方法、构造方案以及相应的管理办法推出适合劳动就业服务工作要求的业务模式，让所有管理工作制度不仅完整、规范且稳定，且要定期进行专业业务模式的升级。但当前业务系统构造中，档案管理工作所对应的技术路线和工作路线较模糊，企事业单位对应的职工劳动档案管理、政府专门性的档案管理都没有统一的标准，导致档案管理各自为政，差异明显，不利于档案管理工作的质量升级。劳动就业档案内容多，若采取多头管理模式[3]，会导致不同类别劳动就业档案归属于不同的管理部门，多头管理导致信息流通困难，加上不同部门管理时采取不同的管理方法，就无法做到后期档案信息资料的高度共享，档案管理始终不够完整与规范。目前档案管理中缺乏专业的档案管理标准和规范。目前执行的是1992年劳动部与国家档案局发布的《企业职工档案管理规定》，目前制度中的一些条款所对应的适用范围、归档范围、管理形式、交接流转等规定已经脱离现实就业环境，劳动就业指导意义不大，急需修改。

3.档案信息化建设较为滞后

当前劳动就业服务也应积极探索信息化发展路径，本身劳动就业服务中涉及大量的数据，针对这些信息，在信息的记录协调和使用中必须确保信息高效衔接，有效沟通，支持保质保效地完成所有的管理工作，而这也对应着信息网络建设问题[4]。目前劳动就业档案信息化建设中比较突出的问题是网络系统和新时期的各类系统不对接，网络系统目前运行中阻力重重，难以直接取得所有类型的劳动就业档案信息，在具体的劳动就业服务中因为网络系统功能与能力的限制，无法实现档案材料到劳动就业服务指导的直接转化。信息网络的建设过程中针对各类网络信息的跟踪分析和了解不到位，就无法充分从存储的档案中获得相应的劳动信息。而随着社会的发展，劳动就业指导工作压力更大，也客观上要求借助信息技术进行工作模式、理念的变革，如果在劳动就业工作中没有融入信息化元素，没有完整的档案信息化管理体系做支撑，且信息化技术应用能力弱，将导致劳动就业档案管理与利用的低效化。

4.工作人员综合素质有待提升

档案管理人员的能力和素质会影响档案管理质量[5]，进而影响劳动就业工作的开展，影响我国劳动就业管理水平。当前档案管理人员综合素质有待提升，他们对信息化技术掌握不到位，加上自身职责不明确，档案管理中玩忽职守、消极懈怠，导致档案监管缺失的情况十分严重。档案管理工作本身具有很强的政策属性，对规范度要求较高，档案工作人员必须具备良好的专业能力和素养，才能胜任档案管理工作，而如果工作中态度不端正、管理随意，往往使得档案管理一塌糊涂，档案材料不准确、不完整、不真实，对劳动就业指导造成困扰。

四、劳动就业档案管理的优化路径

1.提高认识，端正态度

目前部分企事业单位对劳动就业档案管理工作认识不到位，不熟悉劳动就业档案管理工作的具体内容，将档案管理等同于资料的规整、信息的存档。以劳动保障档案管理为例，其涉及单位企业员工的退休、社保等问题，不仅仅是资料整理、信息的存档，更重要的是保障退离退休人员的基本权益，使得员工退休社保管理更加清晰化、条理化。当前企业政策不断调整，而当前的就业形势不断变化，劳动就业环境更为复杂，劳动保障管理压力与日俱增，对应的劳动保障档案管理任务也更为繁重[6]。只有端正对劳动保障档案管理工作的态度，加强对档案工作的管理，提高管理人员的责任意识，才能让劳动保障档案管理工作落到实处。在端正态度，提高认识的基础上，着力实现部门档案的协调，部门档案协调对应两方面的内容，一方面，针对企业方本身，要求各个部门档案材料得以协调。另一方面，针对企业和人力资源保障局之间的档案协调，前者工作开展中要求在工作中所传达的人力资源档案个人信息必须能够被直接提交给专业的档案管理部门。根据设定的档案编号以及相应的相关信息的处理模式，使得所有信息与档案内得以展现，针对人员的职位变动、人员工作能力的升级以及人员技术研发成果进行归档管理，为后续各个部门档案的协调工作提供帮助。在后者档案管理中，应让企业内部的档案管理工作部门着手建立保密性强的档案管理制度，对于非保密性的档案主要是人员的岗位调整、档案离职档案、技术研发档案等将这些提交给人力资源保障部门，以实现人力资源保障部门统一领导下的档案信息的有效性调整。

2.建立健全劳动就业档案管理机制

机制是保障，离开了机制的保障档案管理工作也就没有规范性可言。现代化的劳动就业档案管理强调管理的现代化、标准化、规范化和制度化，当务之急是建立健全劳动就业档案管理机制，以此作为档案管理的基础。在劳动就业档案管理机制建立的过程中应将重点放在档案资料的归档说明、收集说明以及整理说明等几个方面[7]，让分散的材料快速地得到整理归档，以带来档案管理的高效率。建立有效的档案资料收集制度，进一步落实登记传递政策，进行动态化的管理。以就业领域档案管理来说，最主要的是建立完整的下岗失业人员档案系统，明确下岗失业人员档案管理机制，以针对性地解决下岗失业人员再就业的问题。在健全的档案机制保障下，可以清晰地从档案库中查询到每一个下岗失业人员的具体信息，并根据岗位情况进行岗位分配和就业指导，也可以针对不同人的不同情况进行科学分配，真正让下岗失业人员获得针对性的就业帮扶。

3.积极推动劳动就业档案管理的信息化建设

信息化时代档案的数字化建设是主导趋势，同样在劳动就业档案管理中也应发挥信息技术的优势，推行数字化管理模式，以提升档案管理实效，特别是推行劳动就业档案的电子化建设、自动化办公，将重点放在档案的数字化转型上。本身劳动就业涉及到就业指导、信息发布、就业失业帮扶、社会保险保障等方方面面的内容，工作内容十分零碎且相对烦琐，如果想要让档案管理工作有条不紊，需要投入大量的人力、物力和财力。而推行档案的数字化建设与管理，大力发展电子档案能简化工作流程，减少资源投入。应用信息化系统，档案管理人员只需要将采集到的真实有效的原始档案材料输入到电脑系统，重新登记的信息直接并入原有的档案库，且支持一键搜索与调取[8]，对比传统档案管理模式省时省力，也降低了修改、删减、检查时所出现的错误。劳动就业档案数字化管理让档案的形成、运用及转化紧密衔接，在做好前期工作后，后续的管理和使用十分高效与便捷。

4.提升劳动就业档案管理人员专业素质

“工欲善其事必先利其器”，要想做好劳动就业档案管理工作，必须确保有良好的档案管理专业队伍。档案管理人员必须具备较高的专业素质和综合能力，积极高效地开展劳动就业档案管理工作，以确保劳动就业档案价值的持续发挥，这要求档案管理人员要树立学习的自觉性，不断地学习以提升自身的专业能力和素养，要改变以往闭门造车的管理思维和模式，在新形势下让档案管理工作与时俱进，开拓创新。具体来说，应采取“请进来、走出去”的方式，让档案管理人员充分地交流借鉴和学习，可以组织档案管理人员走出去，向先进单位寻求经验，或者聘请行业精英对档案管理人员进行实际的工作指导。在工作指导中从档案管理的各环节入手，进行详细化的指导，让档案管理人员明确档案管理的有效方法和具体标准，从而高质高效地开展档案管理工作。可以定期地将档案管理人员派遣到其他地方进行系统学习与培训，使得档案管理人员有着丰富的档案管理实践经验，有着扎实的理论基础知识和良好的管理技能，且在经验、理论、技能运用的过程中能自觉结合本单位的实际情况进行档案管理的具体分析，探索出属于自己的档案管理工作新方法。

结语

新的就业环境和就业形势下，劳动就业档案管理的重要性不言而喻。只有真正做好劳动就业档案管理工作，才能为劳动就业指导工作开展提供资料参考、数据支持，使得我国劳动就业管理工作有序展开。目前我国劳动就业档案管理中也存在着诸多不足，这也告诉我们，我国劳动就业档案管理工作任重而道远。对于档案管理人员来说，必须加强自我学习，要进行理论创新，于实践中勇敢开拓，努力解决现有问题，使得劳动就业档案管理朝着规范化、制度化、现代化、长效化的方向发展。随着我国劳动就业工作思路、模式、政策等的调整，也积极推行网络化管理、人性化管理、规范化管理，这些新型的管理模式逐渐取代陈旧的管理模式，使得劳动就业档案管理与时俱进，充满生机。我们也应当看到近几年人口数量与规模持续扩大背后劳动就业的难题，力求借助劳动就业制度的改革、就业政策法规的完善以及劳动就业档案管理价值的发挥，指导劳动者积极就业，更好地推动我国经济社会的快速高质发展。