探析档案信息中网络资源传播机制的构建

江 帆

（铁岭县人力资源和社会保障事务服务中心，辽宁 铁岭 112000）

一、新时期构建档案信息网络传播的意义

1.档案信息网络传播发展所需

在信息化时代，应当将如何使用好收集整理的档案信息作为当前工作的重点内容，也是进行档案管理工作的首要目的。所以在当前采用传统的管理方式，已经无法适应现代化的档案管理要求，对此不仅需要充分运用现代的科学技术，同时，还要积极创新，才能有效解决实际管理过程中所存在的各种问题，有助于更加高效推动档案信息的充分利用。在应用新技术的过程中，还需要不断规范档案信息在网络传播中的规章以及制度，这是可以有效利用的首要条件。同时，还需要尽最大的可能性实现信息的真实性以及全面性，才能更好发挥其最大价值，实现档案管理的预期目标。在此基础上，还需健全相关的法律和法规体制，要积极研究出适合当前发展规律，并且要构建出完善的传播机制，才能更好地推动档案信息网络传播的稳定发展。

2.提高社会档案意识

由于网络传播具有高效性和超时空性等诸多特点，这也是传统传播媒介所无法具有的优势。因此作为档案管理工作者，就需要充分利用网络通信技术，为有需求的受众群体提供更加高效便捷的信息输送服务，对于提高社会公众对档案管理的认知也起到积极作用。在满足工作需求的同时，也能够有效激发人们的档案意识促进资源的开发和利用。

二、当前档案信息网络传播机制构建条件

1.档案信息网络传播意识普遍提升

随着科学技术以及互联网的快速发展，人们的网络传播意识在逐步增强的同时也有了很大提高，通过网络获取信息，寻求答案，已经是成为非常普遍的手段。受众群体在获取档案信息时随着时代的不断进步以及技术的快速发展，会在潜移默化当中不断提升档案信息网络传播的意识，而这就是构建当前档案信息网络体系的先决条件。

2.网络档案信息的传播者和受众群体需要具备较高的信息素养

对于传播者而言，信息技术是当前社会发展的重要推动力，而自媒体微博等平台已经成为信息传播的重要媒介。作为自然人不仅可以是信息的接收者，也可以是作为传播者。与此同时，对于档案信息而言，人员有可能也是属于档案信息的接收者，当然也有可能是传播者，因此，为了能够更加高效地推动档案信息网络传播的发展，需不断提升个人信息素养，成为合格的传播者。个人需在现有法律范围内，做档案信息的传播和处理，要做到不非法获取使用和传播档案信息的资源，对于他人非法传播也需要坚决抵制，理清个人的权利和义务，尊重档案信息接受者的隐私权，并坚决拒绝受众群体的非法要求；此外，还需不断提高公众群体的知识素养，才能提高档案信息传播的分辨能力以及对信息的处理能力；最后，对于社会公众群体能力的培养，主要还是依靠现有技术手段，加强对信息的分析和筛选。

三、档案信息网络传播平台的搭建

1.档案网站的建立

档案网站主要可以分为两类：一是由档案馆、档案室、档案信息中心以及档案行政部门所创建的专门的档案网站；二是由机关、企事业单位或个人创建的非专业的档案网站。在国家不断推进政府信息化建设和政务公开的大背景下，我国的档案网站数量曾呈现逐年增加的趋势，但是档案网站的质量却不尽如人意，存在档案信息资源匮乏、访问率低、部分档案网站检索功能缺失等问题。因此档案网站建设要以受众需求为中心，坚持相应的建设原则，做好整体规划。

1.1 档案网站建设原则。一是要有准确的定位，包括类型定位、浏览群定位、主题定位、特色定位等。档案网站的定位要根据地域特色、馆藏结构及特点、经济技术、人员等因素综合考虑。二是要有良好的网页设计，网页是档案网站向受众展示档案信息的窗口，网页设计是档案网站建设的重要组成部分，网页设计的好坏直接影响到受众对档案网站内容的接收效率以及对档案网站的使用频率。三是做好档案网站的维护，档案网站的维护内容包括更新周期、网站安全、技术升级等。网站维护也是档案网站建设的重要内容，只有对网站的内容及时更新，不断开发新的信息技术并运用到档案信息网络传播中，才能保障档案信息网络传播的安全，才能向受众提供方便、快捷的档案信息服务，更好地满足受众的档案信息需求。

1.2 档案网站建设要以满足受众需求为中心。档案网站建设要坚持的一个重要的指导思想就是要以满足受众的需求为中心，通过先进的网络技术方便受众的检索和利用，这也是档案信息网络传播机制构建的最主要目标。档案传播者与受众的网络互动是基于网络环境的互动，网络环境的变化势必会对互动产生一定影响。

2.网络工具的使用

网络工具包括的范围很广，凡是在档案信息网络传播中需要用到的软件、技术等都可以包括在内，具体说来可以分为三部分：一是网页制作工具，如MicrosoftFrontpage，Dreamweaver等；二是用户网络工具，如网络浏览工具、电子邮件工具、下载工具、网络交流工具等；三是档案网站管理工具，如网络传输工具、网络安全工具、网络管理工具等。下面主要介绍几种Web2.0常用的技术在档案信息网络传播中的应用。

2.1 利用RSS开展档案信息推送服务。RSS（Really Simple Syndication 真正简易聚合）技术是一种可以让受众使用浏览器或新闻阅读工具从档案信息的发布者那里接受档案信息的技术。该技术可以使受众不被多余档案信息所干扰，并可以实现按需接收。

2.2 利用Blog营造与受众的双向交流空间。Blog简单来说就是“Weblog”的缩写，中文把Blog译为“网志”，把写Blog的“Blogger”译为“博客”。Blog是基于个人档案信息发布平台，也自然成为一种新的档案信息发布形式。例如，辽宁大学历史学院的赵彦昌的博客就是目前国内一个著名的档案博客，也是档案界开展档案学研究的重要互动平台，里面很多原创性的文章对档案工作者会产生重要的启迪和指导。总之，博客作为一种新的表达方式，它可以在传播者与受众之间、传播者与传播者之间、受众与受众之间实现智慧、意见和思想的共享与交流。

2.3 利用Wiki创新档案馆业务活动和信息服务模式。在众多的应用中，Wikipedia（http：//www.wikipedia.org）是成功案例的有力代表。这是一项正在进行中的、国际性的、多语种的百科全书写作计划—维基百科。它创立于2001年，到2004年9月已经跨越109种语言，拥有97万条条目，并以每天2500条左右的新条目的速度增长，成为世界上超级大百科。另外中国科学院文献情报中心2003年11月举行的学术研讨会，采用了Wiki来进行会议内容的共享和主题的拓展，大大提升了传统会议的效果和价值[1]。

四、档案信息网络资源的建设

在档案信息网络传播的基本模式中，传播者和接受者的区别已经被打破，档案信息不仅来源于档案部门，而且来源于每一个于网络相连接的个人和社会组织，因此，在网络环境下，档案信息的来源具有多样性，档案信息网络资源的接受者同时也可以是档案信息网络资源的传播者。档案信息网络资源是指可以通过互联网传递和利用的档案信息。它主要来源于两个方面：一是对各种以传统载体形式存在的档案信息进行数字化处理后形成的数字副本；二是直接通过计算机生成和处理的、在网络中传输的、并由档案机构进行收集归档的电子文件。

1.加大档案信息收集发布力度，丰富档案信息网络资源

1.1 重视档案馆资源的数字化转化。我国各级各类档案馆是我国档案信息网络资源建设的最主要的来源。每个档案馆都拥有着数量巨大、种类繁多、内容丰富的档案资源，每个档案馆的馆藏资源又具有各自的特色，特别是一些专门档案馆，其档案内容更具独特性，这些档案资源则是档案信息网络资源建设的主要来源。因此，档案馆在建设档案网站时要以本馆资源为基础，构建各具特色的档案网站，积极推进本馆档案的网络化、数字化建设，提高档案信息网络化服务水平。

1.2 加强对民间档案收集力度，积极开展数据库建设。档案信息数据库是数字档案信息的载体，它不仅包括目录信息数据库等各种基础数据库，还包括档案内容信息数据库。因此在档案信息数字化过程中档案部门应优先保证重要档案信息的数字化，在条件允许的情况下逐步推进其他档案信息数字化，要本着利用优先，分步实施的原则[2]。

2.以信息技术为支撑，实现档案信息资源共建共享

2.1 构建全国性的档案信息网，实现档案信息资源共享。我国可以建立全国性的档案门户网站，然后分层次建立各省、市、县档案门户网站，同时，实现各档案网站的有效链接，构建一个全国性的档案信息网络，实现档案信息网络资源的共建共享，使受众随时随地都能便捷的查阅档案信息。

2.2 大力开发档案信息资源，提高档案信息质量。档案最重要的价值是它的社会价值，即对社会的有用性，网络技术的应用与普及为实现档案的社会价值提供了绝好的机遇。档案信息在经过档案工作人员的加工整理之后，会产生很多新的档案信息资源，这也是档案信息网络资源建设的主要来源。

档案信息网络资源建设就是运用数字化的技术手段，将文字、图像、声音、视频等多种形式的档案信息进行数字化处理和加工，同时对已经形成的数字档案信息资源进行科学的规划、选择、采集、组织使之形成可资利用的档案信息网络资源体系的全过程。档案信息资源建设不仅包括档案信息内容建设，还包括档案著录，检索工具的开发以及档案资源的开发。档案信息网络资源建设的最终目的是实现档案信息资源的有效利用。