浅谈信息化档案管理归档整理分类技巧

（临沂市兰山区自然资源局，山东 临沂 276000）

引言

一、当前我国档案管理中存在的问题

1.对档案信息化管理的认识不足

受到传统思维方式的影响，大部分档案管理人员的意识没有依据时代的进步进行更新，传统整理的方式仍然是现阶段档案管理的主要形式之一。这种对档案的处理方式显然工作效率低，一定程度上增加了档案管理信息化程度的难度。随着信息技术和通信技术的发展和进步，新型的档案收集、整理、保管以及使用方式的出现，迫切地需要档案管理人员转变自身陈旧的意识观念，利用好信息化设备，不断地完善和优化档案管理工作的效率和质量，为档案管理信息化的发展奠定基础[1]。

2.数字化管理人员的工作素养有待提高

在信息化环境中，格外要求档案管理人员具备一定的信息化操作技术，能够运用自动化软件处理档案资料。但就目前情况而言，部分工作人员仍然会依照自己原有的经验而不是档案管理制度进行操作，导致档案管理的随意性比较大，管理比较混乱，并最终使得档案信息的录入并不完整。

二、信息化档案管理归档整理分类技巧对策

1.转变传统观念，提高信息化意识

想要做好档案管理的信息化建设，就需要转变传统的观念，树立档案信息化的决心，从意识上认识到档案信息化管理的重要性，逐步实现传统管理向信息化管理的转变。对于档案管理的信息化要重点关注资源整合、资源共享意义和作用，制定整体解决方案，将档案信息化作为公司管理水平推动管理水平升级的重要抓手。档案工作者也要积极接受信息化工作方式，认清档案发展的大方向，加强工作责任感，树立现代化管理理念。通过领导与职工的共同努力，实现档案信息化建设的进一步发展[2]。

2.构建数字化档案信息数据库

在档案信息化管理过程中，为了能够更好地实现相关人员在海量的档案资料信息数据中简便、快速地查询和获取自己想要的档案，必须积极构建数字化档案信息数据库，具体做到以下几点：首先，档案管理工作人员需对计算机技术、互联网技术等先进技术进行充分利用，将所有的纸质档案转变和录入成数字化档案；其次，依据科学的规范和要求，进一步优化处理经数字化与信息化处理的档案信息、资料，构建起数字化档案的基本目录数据库，使得档案信息能够一清二楚，确保使用者可以明确查找方向，从而更加简便和迅速地查找所需资料，还能够在极大程度上减少办公系统使用过程中对内存的需求；最后，结合数字化档案的实际内容来进行科学分类，可划分成多个不同的专题，然后构建起档案信息数据库，确保该数据库具有一定的开放性，从而有效实现各部门之间的档案共享和互通，使得档案资料得到最大化地利用。例如，档案管理人员通过构建数字化档案信息数据库，借助相关电子设备来完整地扫描纸质档案，并且将全部档案文件录入到数据库之中，然后结合档案的类型、时间及任务来对全部档案文件进行合理划分，使用者只需输入关键词即可获得相关内容，从而不断完善我国信息化档案管理工作。

3.完善档案管理信息化水平

根据当下档案管理工作发展现状来看，我国档案管理信息化水平不高是一个普遍存在的问题，所以为了加强和提升档案管理信息化建设水平，就必须对传统的思想观念进行一定的摒弃和改正，在档案内容信息化管理的过程中采用更多灵活和多变的方式，除此之外还需要对相应的工作人员进行定期的教育，将传统思想观念和信息化档案管理相违背的方面进行摒弃，只有这样才能将信息化档案管理过程中的巨大作用充分发挥出来，对档案管理工作进行不断优化和创新[3]。

4.提高档案管理人员综合素养

强化宣传培训，优化管理人员专业结构。档案工作能够健康稳定发展与信息技术的突飞猛进密不可分，使得信息化档案管理模式中问题层出不穷。这就需要档案管理工作人员具备一定的工作素养，通过加强档案管理人员的业务水平和综合素质，实现档案整理分类能力的进步。为此，需要做好档案管理人员的在职培训工作，以资格培训与继续教育为重点，同时还需要激发工作人员的工作积极性，引导其充分发挥自身能动性，主动进行知识更新与结构优化，强化工作人员队伍的专业化水平，建立一支复合型多层次高素质的专业队伍。提高素养需要进行经验交流。经验交流是各个行业都需要开展的学习活动，在此过程中参与人员之间可以相互学习、取长补短。档案管理人员可以开展部门与部门、区域与区域之间的交流学习活动，借鉴他人档案管理的新技术与新方法以及档案资源转化的经验，从而提高工作人员发现问题、解决问题、总结经验的能力。此外，通过交流学习，能够帮助档案管理工作人员将工作总结的感性经验理论化，并且将交流过程中学习到的经验运用到信息化档案管理模式当中，提高信息化档案整理分类处理的效率与质量。

结语

综上所述，档案管理工作的顺利开展，关系到我国资料归档与未来发展。因此，档案管理部分需要在信息化的作用下，针对具体管理问题进行有效创新。提高学位档案归档整理分类技巧，通过部门之间的协调以及管理制度的完善，有效提高档案管理的质量。