大数据背景下医院档案管理信息化建设初探

（江苏省中医院，江苏 南京 210029）

作为现代化医院行政管理工作的重要构成，医院档案门类众多，包含病案、文书、财务、科研课题、基建、医疗器械、人事管理等。随着信息技术的发展，医院档案管理工作也应紧跟时代发展步伐，不断完善信息化建设，用信息手段武装自己，实现管理方式的现代化和多元化。纸质档案、原始的人工管理是长期以来医院档案管理的两大要素，近年来逐渐过渡到利用计算机管理。大数据的时代，改变了数据信息的载体、颠覆了传统的管理方式。各医院要想提升工作效率就要不断改进现有工作，通过提升工作质量确保信息数据的准确。

一、大数据对医院档案管理传统理念的冲击

大数据时代，医院档案管理工作理念较以往发生了很大改变，传统工作方式不再适应信息化时代的管理模式。在以往的医院档案管理工作中，工作人员需要对实体的档案按类别进行收集，之后整理、装订、编页、装盒上架、编写检索工具等等，各个环节依赖手工处理。大数据背景下，各类档案数据成了海量信息中的一分子，管理者需要依赖计算机、网络，只有具备极高的信息发现能力、分析能力、判定能力才能物尽其用，提升管理效率。当前，医院档案信息的增长速度呈现出爆发态势，一些大型医院的医疗业务系统，配备专门服务器能达到100台以上、数据1600T以上，档案管理工作的重心由以往的保管存储转移为专业化的发掘处理。而医院数据信息构成复杂，如何加强档案信息管理的科学性是现阶段档案管理工作的重点，同时还要保证医疗业务系统电子文件真实性、完整性和有效性，数据结构和格式要符合卫计委颁发的《电子病历基本架构与数据标准》。因此，旧式的管理方式难以胜任，档案管理工作在大数据背景下应不断向多元化、专业化、开放化的层面发展，与云计算不断融合。举个简单的例子，大数据技术在处理数据信息时主要采用分布式架构，需要操作者具有较高的专业水平，传统的收集、管理、使用档案的环节都要调整变化，无形中加大了工作人员压力。

二、大数据技术给医院档案管理带来前所未有的发展机遇

1.档案信息储存容量不断增加

目前，国家卫生主管部门大力政策支持各个医院开展档案管理信息化建设。政府对深化医药卫体制改革的要求一个重要的方向是健全医疗服务网络化，让优质医疗通过信息化手段纵向流动。这一目标的实现需要依赖患者病历信息在多家医疗机构间的实时共享，这是对医院信息化构建的基本要求。随着医疗体系的不断完善，患者人数逐渐增加，传统数据库容量有限难以承载不断增加的档案数量。新档案信息的加入常常会将重要的旧档案清理掉，给日后使用造成不便。大数据、云技术的使用能有效增大信息存储容量，科学解决储存和备份问题，避免发生数据丢失，确保档案完整。

2.抓住机遇结合自身情况推进档案信息化

档案信息化建设初期是从数据库的建设、建立现代化信息检索入手。近年来较发达城市持续推进电子病历的信息化建设，实现医疗业务档案检索现代化、联网化，以南京市为例，2019年为止共有6家医院达到国家电子病历系统功能应用水平分级评价五级水平，四级水平的有22家医院。但多数三、四线及以下城镇医院还在沿用手动式检索。虽已普及计算机管理，但管理内容不具备流动性，检索范围、速度、数量都与现代化医院建设和卫生事业的要求相距甚远。随着社会经济的快速发展，人们对健康的重视程度远超以往，医院档案信息管理工作亟待加强。现阶段，医疗体系改革要求对医院档案内容进行深加工，这就要求医院档案信息化建设不能是简单的重组业务流程，而是医院管理工作的整体优化。大数据技术能整合分析累计数据，大城市的医疗专家可通过远程预测、监控三、四线城市或欠发达地区疾病发生的可能并提前制定应对措施，使医疗水平更加均衡。

三、加强医院档案管理信息化建设的若干建议

1.加强软硬件建设、完善配套设施

各医院应加大信息化建设的配套投入，软硬性设施采购前，充分做好市场调研工作，选取具有前瞻性的硬件设施和软件系统。重视医院的内部网络系统的建设，包括电子病案系统（EMR）、办公自动化系统（OA）、检验信息系统（LIS）、医学影像检查系统（PACS）、手术室信息系统（CAIS）、健康检查管理系统、药事管理系统、健康教育平台等信息化管理系统，这些都是信息传递的重要媒介。基础设施完成后信息软件还需要经常升级、更新，以适应不断变化的业务内容，确保快速完成信息的采集、整理，为信息化建设的有效开展做好铺垫，只有通过不断完善的基础设施，才能提升处理海量信息资料的能力。

2.提升档案管理工作人员的综合水平

人才的重要性在现代信息社会更是不言而喻，是一个单位的立足之本和核心竞争力。据对江苏省卫生健康系统档案管理的一个调查，档案管理工作人员总体受教育程度较高，学历在专科及以上的占94%，但专业教育程度欠缺，62%未受过档案专业全日制教育，本专业本科及以上毕业的只有18人。要想提高档案管理水平，各医院必须结合自身情况不断优化内部管理人员结构，通过培训学习帮助档案管理人员掌握最先进的管理理念和管理办法，不断提升管理队伍的整体素质。相比传统的人工管理，大数据时代对管理人员的业务范围和技术水平有了更高的要求。因此，培训学习应从理念革新入手，让管理人员摆脱传统理念的束缚，全身心投入信息化建设。同时专业技能的提升能让档案管理工作变得得心应手，工作效率成倍提高，工作快捷便利的同时能有效提升工作业绩，进而提高工作人员的积极性。除后期培养外，各医院还要注重人才引进，用新鲜血液带动整体管理队伍能力的提升，带动各个环节的创新管理，为迎接大数据时代给医院档案管理工作带来的挑战积蓄力量、做好准备。

3.顺应潮流发展电子健康档案

近年来，国家卫生部门分批逐步推广“健康信息惠民”政策，各地着手建立电子健康档案系统。电子健康档案系统借助大数据、互联网、云计算以及最新的物联网等技术，整合各种医疗资源，提供健康管理咨询、就诊、互联网诊疗等服务。江苏是首批大数据中心试点，连接了省内2.8万家医疗机构，省级全民健康信息平台已收录300多亿条门诊、住院、基本公共卫生服务等数据，大约5400多万份电子健康档案。作为医院的档案信息建设，应顺应潮流，积极执行国家政策，着重加强电子病历档案应用工作，迅速提升软硬件水平，全面归集城乡居民在各级医疗机构的就诊数据，通过电子档案实现居民健康管理和健康信息共享的作用，实现跨区域、跨机构的调阅共享，在系统内互认检查检验结果，减轻居民不必要的开支，减少交通往返及时间成本，满足他们自我管理和医疗服务的需求。并且要不断提升医院信息化水平，探索档案的更新机制，逐步实现以手机为主要载体向全民提供就诊信息、检验报告等电子健康档案，通过“互联网＋医疗健康”服务，提升城乡居民的就医便捷度和满意度，医院也借此提高管理的现代化水平。

4.加强风险控制

受人力、财力限制，不同地区、不同等级的医院对信息化建设的投入差异巨大，常常因基础设施不完善或管理不当造成医院档案信息泄露、丢失。从以往的案例看，医疗信息泄露不仅会给医院造成经济损失，在信息传播极快的网络时代还会给医院带来极大的负面效应，如果发生泄密的是公立大医院甚至关乎政府形象、影响政府决策。因此，各医院在开展档案信息化建设工作时，一定要建立规范可行的管理办法，严格执行制度化管理，注重建立安全保护机制。信息安全等级保护2.0版刚刚实施，医院要以信息部门为首认真学习、实施。从技术层面看，计算机和医疗信息系统必须安装杀毒软件，服务器网段设置防火墙，进行权限设定，数据库具有审计功能，对患者信息等重要文件进行加密保护，从通信网络、物理环境、计算环境等全方面构建防御体系，确保医院档案信息的准确性和安全性。从防御时机上看，要重视预判、识别、控制、恢复等的各个时间段的安全控制。总之，要组织建立涵盖管理和专业技术的综合防御体系，保障患者个人信息等重要数据在存储和使用过程中的安全、有效和完整，可以大幅提升医院档案信息化建设的效率，不断地纵向推进的档案管理的现代化进程，充分发挥医院的社会效益，达到提高人民健康水平的目的，同时为医院管理层提供决策依据、做好参谋助手。

结语

综合所述，医院档案管理是现代医院行政管理工作中的重要一环。各医院在信息化建设的过程中难免遇到各种问题，医院管理者在迎接挑战的同时也要注意找寻其中隐藏的机遇，不断提升管理人员的综合素质和完善软硬件条件，让档案管理工作向可持续发展方向不断前行。