浅议不动产登记档案整合和集约化管理实践

张漫天

（忻州市不动产登记中心，山西 忻州 034000）

不动产登记档案是由不动产登记机构在登记业务活动中对不动产权利的归属，通过以纸质或电子记录的方式而形成的客观原始记录性材料或文件。随着社会发展变化，不动产登记档案管理的重要性逐渐提升。各地开展了对不动产登记档案的整合管理创新活动，这一定程度上提升了相关地区的不动产登记档案的整合度和集约化管理程度，同时，也加强了不动产档案信息查询的便捷性，明确了登记机构的职责任务，从而有效提高了不动产登记档案的整合效率，实现了不动产档案集约化管理程度的提升。

一、整合不动产登记档案的重要性

在整合不动产登记档案的时候需要根据相关法律规定严格执行，保证以登记结构为不动产登记档案的管理中心，同时，需要确保相关部门可以做好存储不动产登记档案的工作。对此，相关部门需要按照原始的档案资料将不动产登记档案重新组建，之后再按照相关的法律规定对其进行规范管理工作，整合档案可以提升物权登记的工作效率和工作质量。

同时，不动产登记档案整合重建有着重要的发展意义。首先，登记部门是促进不动产登记档案的形成和管理机制建立的重要机构，主要目的是加强相关部门对不动产的物权管理效率。其次，整合档案还有助于开展便民化服务工作，并且整合档案也是物权归属证明的重要依据。除此之外，整合不动产登记档案可以帮助档案管理形成统一的管理模式，在这种情况下可以有效提升档案信息的查询效率，并进一步促进档案查询的便捷化发展。最后，整合档案之后，需要将对不动产登记档案进行集约管理，这种方式适应了社会需求对登记工作发展的需求，同时也顺应了登记工作的发展趋势。

随着社会发展进程的推进，近年来部分地区对于不动产登记档案的管理并没有十分重视，对其工作流程和操作性质也没有严格管控，因此，导致不动产登记档案的管理并不规范。对此，如果想要加强对不动产登记档案的严格、规范管理，就需要重新梳理、调整所有的档案。

在此发展阶段，随着相关制度和机制的健全发展，国内的档案管理逐渐呈现出规范化的发展趋势，同时由于社会信息技术的发展，不动产登记档案的管理模式也在调整，逐渐形成信息化的管理模式[1]。

二、不动产登记档案整合管理要点

对于不动产登记档案整合管理过程中发现的一些问题，需要相关部门制定统一的不动产管理标准和登记制度，并在整合不动产登记档案的原有基础上再次进行整合管理，以此促进新物权登记体系的形成和发展，从而充分满足不动产登记档案的管理要求和发展需求。对此，可以主要从目标计划和管理机制入手，逐步落实管理职责，并建立统一性业务标准和管理制度，健全网络风险机制。同时，通过建立协调配合机制，加强各部门之间的协作效率和联系性，切实做好档案管理衔接工作。

1.理顺管理机制，落实管理职责

根据不动产登记制度的相关规定，在整合不动产登记档案过程中，主要可以从三方面入手：一是关系性；二是统一性；三是全面性。

首先是关系性，在整合不动产登记档案的过程中，需要梳理清楚所有登记档案的实际情况和真实信息，然后再清理档案资料。其次是统一性，通过对现有档案进行整合，整合成为电子档案，并建立相应的电子文档数据库，再将其输入到数据库中，进而形成统一、规范的不动产登记档案管理。最后是全面性，全方位规划管理登记档案，通过完善数据库，将登记档案管理转变为统一、全面的登记档案信息管理模式，以此促进不动产登记档案的统一管理模式，从而促进档案管理信息查询工作的便捷化发展，进一步提升档案管理的工作效率和工作质量[2]。

除此之外，想要整合不动产登记档案，实现不动产登记档案的集约化管理，就需要整合各部门的管理职责，建立统一、规范的部门分责制度，并通过信息共享平台的建立来实现各部门之间的资源共享，以此为不动产登记档案的统一化管理创造有利条件。另外，在整合档案管理的过程中需要将遵循国土为主，房管为辅的管理宗旨，将不动产登记档案集中到国土部门中，并建立不动产登记档案集中管理体系，只有这样才能提升不动产登记管理效率和管理质量，从而实现集中统一的管理。

2.建立业务标准，逐步规范管理

想要实现规范化的不动产登记档案管理制度就需要对不动产登记档案设立相应的制度标准，并在整合不动产登记档案的时候，要根据相关规定严格整合工作流程，以此确保档案管理的整合质量和整合效果。同时，有关部门还需要根据不动产档案信息管理的实际发展现状和社会不动产实际情况来制定统一的档案管理政策，从而保证档案集约化管理的形成和发展。

另外，归档处理原始不动产登记档案，在不改变其原有格式的基础上，按照现行的统一标准对新办理的不动产档案登记业务进行建档工作安排；同时，在处理过程中将原有的纸质不动产登记档案扫描转变成为电子档案，针对原始的电子不动产登记档案进行统一整合管理，然后录入档案管理数据库中。按照这种情况进行整理，可以提升不动产登记档案的信息化管理水平和信息化管理效率。

3.转变思路，提高信息化管理水平

随着不动产登记档案管理工作的开展，不动产登记档案的种类和数量也在不断增加。因此，在开展不动产登记档案的集约化管理工作的时候，就需要注意信息化管理模式的创新发展，针对数字档案建设进行基础性的研究工作，并将信息化科学技术与档案管理模式相融合，实现不动产档案管理的主动性和信息化发展[3]。

对此，可以首先从互联网信息平台入手开展，在集约化管理模式创新过程中通过与互联网信息技术的有效结合，针对档案配合身份证，利用芯片引导设置自动化信息关联模式。如设置自动形式可以有效提升不动产档案管理的定位、监督和统计功能作用，从而有效降低相关信息出现失效、失联的情况，借此积极提升不动产档案管理工作的高效性发展。

其次，还可以通过将不动产登记档案与移动通信技术相结合，通过移动终端的设置开设相关不动产登记档案管理信息的软件或平台，在一定程度上可以提升不动产登记信息的查询效率，从而实现不动产登记档案管理的便捷化发展。

最后，合理利用档案网站的管理集合功能，充分发挥其推广和宣传功能，以此促进不动产档案管理使用软件的推广发展；还可以将类似于微信平台等互动交流的软件平台，建设成为不动产信息交流平台，以此加强工作人员与群众进行互动交流，加强双方之间的联系性，从而加强整合不动产登记档案的集约化管理。

4.建立协调配合机制

由于整合、集约化管理不动产登记档案所需要涉及的部门和业务较多。因此，需要加强不同部门之间的联系交流，整合各部门的管理职责，建立统一、规范的部门分责制度，并通过信息共享平台的建立来实现各部门之间的资源共享，以此为不动产登记档案的统一化管理创造有利条件，并在各部门的共同协作之下提升不动产登记管理档案的整合度和集约化程度[4]。

在整合不动产登记档案的过程中，虽然看似较为容易，但实际上却有着很大的难度，因此需要相关部门投入大量的时间和精力以及资金，并且在实践整合的过程中也会遇到许多的难题。所以在对不动产登记档案开展整合工作的过程中，需要将不动产登记档案的现实发展条件和发展现状相结合，在此基础上制定统一的集约化管理模式。在这种情况下，就可以有效提升相关部门整合不动产登记档案的效率和质量，并促进不动产登记档案的集约化管理程度不断提升。另外，通过建立协调配合机制，可以促进各部门之间的协调交流工作，有效提升档案管理业务的衔接性。

5.提高对不动产登记档案资料的保密意识

在加强不动产登记档案的信息化管理建设之后，可以利用健全化的信息化管理体系对不动产登记档案进行管理，促进不动产登记档案形成统一化归档模式以及便捷化的信息查询模式和新型管理模式的进一步发展。

同时，还需要关注到登记档案的保密性管理，提高对保密档案的重视度，并加强对档案管理的保密意识。对此，可以通过对档案管理体系实行相关的保密措施，并对相关人员开展相关档案管理保密培训活动，以此保证对不动产登记档案的安全性管理，提升相关工作人员的安全保密意识，并通过培训学习提升相关人员的档案保密管理水平；建立不动产档案管理保密机制和保密制度，严格落实相关管理制度，以此加强不动产档案管理的安全性，从而降低不动产登记档案泄露风险。

结语

综上所述，随着国内社会经济的发展，保障人民财产安全性的不动产登记工作也越来越重要，因此，各地开展了对不动产登记档案的整合管理创新活动，结合不动产登记工作的开展要求和现实条件，在创新实践过程中需要提升对不动产档案管理的重视度，并加强对不动产登记档案管理工作的整合和集约化管理。同时，针对档案管理工作的整合难点和集约化重点实行有效措施，以此来把握好不动产登记档案管理的发展方向。并将现代化科学技术融入不动产登记档案管理实践中，以此提升不动产登记档案信息化管理水平。这在一定程度上提升了相关地区的不动产登记档案的整合度和集约化管理程度，同时，也加强了不动产档案信息查询的便捷性。