新时期高中学校档案管理规范化创新路径研究

刘 霞

（郓城一中，山东 菏泽 274700）

一、新时期高中学校档案管理规范化创新意义

档案管理能帮助高中学校收集、储存、利用重要信息，但在新时期背景下，档案管理面临现代化、信息化等创新挑战，传统的档案管理方式已经适应不了高中学校发展，档案管理的规范化创新有着重要意义。首先，随着新课改的不断推荐，增加了高中学校办学的自主权，扩大了学校的招生数量和招生范围，加上信息技术冲击着传统的教育理念，改革高中学校管理模式，创新档案管理的形式、内容成为重要任务。在新时期下档案管理已经不再是管理一张纸质档案，而是以信息技术为载体通过图片、光盘、系统等方式储存，形成了多种多样的管理方式，对档案管理进行规范和创新符合数字化学校的建设需求。其次，高中学校档案管理与对教师管理、学生管理、教育教学管理有着密切关系，规范和创新档案管理能节约学校的空间资源，缩小档案需要的储存空间，以此来降低学校档案管理的成本。而且新时期下的档案管理规范创新能方便管理者调取档案，不论是毕业生还是在校生，只要在系统登录搜索就能查阅到完整的档案信息，这种途径方便快捷，能加强学生对自己的关注和了解。教师同样也能获得信息化的档案资源，便于了解学生的成长轨迹，有针对性地调整教育方式，有利于高中学校的长远发展。最后，高中学校档案管理的规范化创新也有利于档案管理者的发展，在信息飞速发展的社会档案管理者的能力直接影响了档案管理的效率，对档案管理进行规范创新能将管理者从大量的管理工作中解救出来，让他们有自我提升的意识[1]。

二、新时期高中学校档案管理存在的问题

档案管理的水平能体现出高中学校整体管理水平，目前的高中学校档案管理还存在一些问题，值得管理人员深入研究。

1.忽视档案管理作用

根据调查显示大部分高中学校的管理人员及学校领导都没有认识到档案管理的重要性，在归纳档案时没有妥善管理、保存档案，只是重视学校重要文件的管理，在学校装修、翻新时会出现档案损坏、丢失的问题。而且许多学校领导的管理观念过于功利化，认为档案管理对学校起不到促进作用，无法提高学校的升学率或教学效果，忽视了相关管理制度和监督制度的建立，导致学校档案内容不完整，加大了档案管理的难度。

2.缺乏专业管理人才

在新课改背景下许多高中学校都引进了大量的专业人才，档案数量不断增多，但学校一直将教育教学作为主要任务，忽视了档案管理人才的培养和引进，导致档案管理的质量、效率不高，管理人员缺乏专业的管理能力。例如部分学校会将档案管理这种“不重要”的工作分配给兼职教师，没有对他们进行档案管理培养，兼职教师在上任后无法快速适应档案管理工作，不知道管理工作都有哪些，也不知道该用哪种管理方法，加上他们还有其他的教学任务，忽视了高中学校档案管理的规范创新。

3.档案管理方法陈旧

部分高中学校仍然使用传统的档案管理方法，没有引进现代化管理手段，浪费了大量的人力、物力、财力。由于高中学校有许多部门，学校应规划各自的管理存放方式，但实际上没有将这些部分区分，用统一的方法管理，在记录档案信息时也只侧重了政治面貌、成长经历、个人荣誉等，没有关注思想道德、能力、特长方面的激励，没能形成个性化、科学化、规范化的档案管理。

4.管理制度不够完善

大部分高中学校虽然具备档案管理制度，但受到多方面因素影响，管理制度并不完善，影响了档案管理工作的顺利进行。例如部分学校的制度中只规定了管理人员需要管理哪些内容，没有规定档案归档的时间、范围，也没有规定借阅档案的要求，很容易出现档案长时间不归还或丢失的问题。而且不完善的管理制度也会影响管理人员的工作，如没有归档完整的档案，只储存了部分文字信息，没有归档视频、图片资料，忽视了教师教研成果的归档等，不利于后续管理工作的开展。

三、新时期高中学校档案管理规范化创新路径

1.转变传统观念，增强管理意识

想要开展高中学校档案管理规范化创新工作，首先要做的就是转变管理人员的观念，传统的管理理念会影响管理效果，因此，在建立新型管理模式的过程中需要调动起管理人员的创新意识，鼓励他们学习和研究现代化的管理模式和管理制度，让他们认识到档案管理不仅是归纳教职工和学生的信息，也是为学校改革提供依据，对学校发展具有重要作用。其次，学校要加大档案管理工作的宣传力度，让广大教职工认识到档案是一种特殊的教育资源，例如可任意借助学校的宣传栏、校园报刊、学校官网等途径普及档案管理工作的内容、作用，让更多的领导和教师关注到的档案管理，自觉配合学校档案管理工作。还可以组织教职工学习档案管理的相关法律法规，利用完善的管理制度规范档案管理的分类、内容、方法等。另外，校领导要多在档案管理上下功夫，亲自监督档案管理的内容，明确各部门在档案管理中的职责，如怎样收集档案资料、收集哪些档案资料等，保证高中学校档案管理的完整性。

2.创新管理方法，建设数字系统

新时期下的档案管理工作创新应将重点放在信息化、数字化管理方式的研究上，高中学校应推进校园数字化的进程，以此来增强档案管理工作的有效性。首先，学校应加大资金投入，在网络上建立档案管理资源库，实现档案资源的共享，利用互联网强大的信息储存功能妥善保管档案信息，这样在借阅档案时管理人员不用在大量的资源中寻找，只要在系统上输入关键词就可以搜索到完整的档案信息。其次，在信息化的管理系统中，需要细化档案分类，不仅要将教师、学生的档案区分，还要细分行政人员、业务人员、教师等，对同类教职工划分在一起，这样更便于档案管理。在信息化管理中还需要及时管控档案，检查每个时期的档案是否完整保存，有没有及时归档等，反复检测是否能查阅到每位教职工的档案信息，避免在使用时出现问题。另外，信息化管理的前提是将所有的档案信息进行电子化整理，这是基本的数字化管理工作，因此管理人员应主动学习电子档案的输入方法，做好信息化管理的前期工作，将纸质信息全部录入电脑，将纸质档案备份好，出现问题时仔细对照改正，逐渐完善高中学校电子档案管理系统[2]。

3.完善管理制度，规范管理标准

规范化的档案管理需要有完善的制度支持，但陈旧、落后的管理制度阻碍了档案管理工作的创新，因此高中学校要进行制度改革，结合新时期下档案管理的要求完善制度。首先要档案管理的相关制度。高中学校档案管理工作的任务量大、分类复杂，为了解决繁重的工作问题，需要规范管理制度，例如在建立档案时需要明确管理人员的具体工作内容，根据相关法律法规收集、分类、归档档案，建立学校、教师、学生等档案类型按照时间建档，并编制电子档案目录，注明档案的保存日期、使用价值等。对于档案补充也要有明确规定，如教师的任免、晋升、考核、入党等材料要及时归档，外来的档案信息需要经领导审阅后归档。如果遇到特殊情况需要转档也要有相关的介绍信、领导审批等，不能随意摘抄、借阅档案，做好档案的保密工作，不能随意泄露档案内容，也不能乱丢乱扔随意销毁档案。其次，对于档案管理的投入也要有完善的制度，档案管理应该与学校发展公布，根据国家规定投入管理经费，例如收集档案时的费用、建档及日常维护、抢修保护档案的费用、建立数字化档案管理系统的费用、购入管理设备的费用和其他费用都要有清晰的记录，与财务部门核对好细则，由学校监督和审查管理费用，保证管理费用都能合理运用到档案管理建设中。另外，由于档案管理无法对学校产生直接的作用，许多管理人员对待管理工作都比较消极，为了激发起管理人员的工作热情和责任感，学校还要建立档案管理考核制度，定期检查学校档案管理工作，对工作进行审核和评分，如果发现有遗漏、不归档的问题提醒管理人员及时补档，如发生严重管理问题应取消管理人员的评优、晋升资格，对于评分高的管理人员可评优或奖励。利用这一系列完善的管理制度保障档案管理工作规范、创新的开展。

4.重视工作培训，提升职业素养

创新档案管理不仅是对管理理念、管理方法和管理制度的创新，还要增强管理人员的创新观念，建设一支现代化的高素质管理队伍。因此，学校要对现有的管理人员进行培训，为他们提供有关档案管理的专业课程自主学习，并开展工作培训，教授他们现代化管理软件的使用方法，邀请专业人才为学校管理人员演示、教学，培养他们的管理意识和保密意识。由于新时期运用的是信息化管理方式，还要着重培训他们的计算机运用能力，指导他们灵活运用计算机建立和运用档案管理系统。在引进管理人才时要提高标准，不论是兼职人员还是专职人员。部分学校管理人员的专业对管理学毫不相关，严重影响了档案管理水平的提高，因此在招收人才时应明确要求，可以吸引档案管理学、计算机学的专业人才优化校内的管理队伍，有效提升高中学校档案管理人员的整体专业水平。

结语

总而言之，在新时期下高中学校应认识到档案管理是校园管理工作的重点，积极探究档案管理的创新路径，保证档案管理工作的规范、高效地开展。因此，需要分析管理创新的意义，发现目前的学校档案管理中有哪些不足，转变学校上下对档案管理的态度，运用信息技术创新档案管理的方法，并完善管理制度，重视管理人员专业素质的提升，这样才能有效提高档案管理的效率，确保高中学校的长远发展。