机关事业单位档案管理信息化建设存在的问题和有效解决

李春茹

（法库县社会事务服务与行政执法中心（公证处、法律援助中心），辽宁 沈阳 110400）

机关事业单位所管理的档案包括人事档案以及项目档案等，体现出数量多、内容重要的特点。信息技术在机关事业单位的档案管理过程中作用独特，能够为档案管理工作的开展创造更好的条件，促进档案管理的顺利进行，为各项工作提供方便的服务，加快档案资料的查询速度，并简化档案管理工作的流程，进而发挥出机关事业单位档案管理的重要价值。但是从当前来看，在机关事业单位档案管理信息化建设工作中存在的不足之处仍然比较多，导致档案管理的效能始终难以得到最大化的体现，因此需要结合实际情况来对其中的问题提出合理的解决措施，加大管理力度，希望可以提高机关事业单位档案管理信息化建设 水平。

一、机关事业单位档案管理信息化模式的优势分析

1.档案信息查询以及检索的过程更加方便

档案信息化管理系统在对档案进行归档管理时，可以自己编制检索的工具，如果要查阅一些特定档案，只需要输入档案的关键词以及分类，采取模糊查询方式或者精准查询方式，就可以达到查询的要求，获取档案的结果，为工作人员带来方便。这种方式可以明显减少工作人员的工作量，缓解工作人员的压力，达到资源共享的要求和目标，并提高档案资料查询的实际水平。管理资料时只需要一次录入数据，就可以实现多次的循环使用，使档案资料信息数据的获取速度进一步加快，也保证了档案信息资料搜索的准确性。但是传统的档案管理检索方式在对档案进行查阅的过程中，则需要经历一个相对更加繁琐的程序，才能够查阅到具体的档案信息内容，这种方式下，工作人员负担的工作量相对更大，档案的分类过程也极其复杂，甚至有一些档案会丢失，造成档案保管不理想的问题。

2.档案管理信息化模式开放性更高

传统的档案管理形势下，档案的开放度极低，所有的档案在保管的过程中，最终的目的都是为了发挥档案的价值，使其在一定条件下得到顺利的使用。而通过信息化的手段对档案资料进行管理时，档案的使用者并不需要在到档案管理部门查询档案，直接通过网络方式就可以快速找到自己所需要的档案资料。这种方式很有效地节省了档案资料查询者的等待时间，同时，也节省了人力资源，也使档案的利用率得到了明显的提高。

3.档案管理信息化模式中资源共享更加顺利

传统的档案管理工作难以实现信息的共享要求，同时，档案管理也不能完全复制。在信息的共享过程中，往往需要相关部门对信息进行调阅以及查询，了解档案实际情况。档案信息化管理已经使档案管理的资源共享更加快捷和方便，基于现代互联网的信息网络服务平台，各个部门掌握其他部门以及单位的工作重点内容，了解各项动态化信息，使档案资源得到及时的共享，也可以使各个部门相互之间交流经验。和传统的档案管理方式相比较，现代信息化档案管理的资源共享过程中更具有便利性，这种便利性显著提高了机关事业单位的档案资料应用率[1]。

4.档案管理信息化模式中档案的存储会更加安全

传统的档案是一种纸质的文档，这种纸质的文档在存储的过程中很容易受到所处环境的影响。比如反复查阅这些纸质档案导致纸质材料本身的性质产生变化，以及同时存在的火灾隐患，这就需要在纸质档案的储存过程中对储存环境进行严格化管理。传统的纸质档案管理过程中，后续使用档案会消耗大量的时间资源以及人力资源成本，在纸质档案丢失之后无法复原，还会消耗大量的资料保管经费。相比较之下，信息化的档案管理模式在各种信息数据的处理过程中更加简单和方便，同时，信息数据的使用也更加灵活。通过随时录入信息和增减信息节省信息的存储空间，能够防止由于环境方面的问题导致档案存储工作受到影响。另外，通过信息化的方式来避免信息失窃或者泄露，也可以通过先进的信息存储系统来提高信息的存储容量，真正意义上保证信息化档案存储的安全性。

二、机关事业单位档案管理信息化建设的必要性

1.机关事业单位信息化档案管理是大数据时代下的必然选择

如今信息化的时代为人们的生活提供了更多的方便，也对信息化的档案资料提出了更加严格的要求，档案管理工作也需要适应社会发展的实际需求。在档案管理方面，要融入信息化技术，使档案检索和存储过程更加快速，存储和查找的准确性更高，为工作人员开展正确、有效的档案管理工作提供更好的便利条件，使档案资料的获取拥有更多的选择以及途径，这也是当前大数据时代下的必然 选择[2]。

2.机关事业单位档案管理信息化是促进传统档案管理模式转型升级的有效方式

我国进入了快速发展的阶段，但是机关事业单位的档案信息化水平相对来说仍然比较低，为了更好地解决当前的问题，满足机关事业单位提出的各项需求，需要重视现代化档案管理工作，采取更加科学、合理的方式，保障档案资源的使用顺利，提高整体管理水平。在档案管理的工作中，需要各个部门都可以转变传统、落后的思想观念，加快建设以及管理进度，认真推进数字化的档案管理工作的进程，最终达到信息化档案管理的目标。

3.机关事业单位信息化档案管理能够满足档案使用者的需求

人民群众日益增长的需求和当前社会资源不平衡之间的矛盾已经越来越明显，在信息化时代档案管理流程以及模式更需要体现出信息化效果。不管是公共服务机构还是社会群体，对于建设信息化档案的要求已经越来越高，因此，需要加快档案信息化建设以及管理的进程，使档案资料的社会价值得到充分的体现以及发挥，为相关工作的开展提供方便[3]。

三、机关事业单位档案管理信息化建设存在的问题分析

近些年来信息技术的快速发展，已经促进了机关事业单位的进步，他们开始重视信息化的建设工作，但是通过相关的研究和了解，仍然发现在不同的机关事业单位中存在的差异性是比较明显的，信息化建设的水平也各不相同，导致信息化建设工作受到了较大的影响，主要是包括以下几个方面的问题。

1.机关事业单位专业档案管理人才不足

机关事业单位的档案管理工作具有重要性，相关管理工作要安排专业的管理人员来承担责任，但是由于缺乏技术方面的培训，导致机关事业单位档案管理工作人员的信息化技术水平严重不足。基于我国的发展情况，在机关事业单位的档案管理中，要安排经验丰富的员工，并在高素质专业人才的带领下，使机关事业单位的信息化建设发挥实际作用，这是当前信息化档案管理工作中重要的工作 内容[4]。

2.机关事业单位档案管理的规范性不足

机关事业单位的信息化档案建设管理需要基于统一的标准来执行相应的管理内容，但是实际中相关的标准并不完全统一，管理也不是十分规范。即便我国已经出台了一些法律制度体系来对相关的工作进行明确，但是在实际工作中，却并没有严格按照法律方面的标准，也缺乏有针对性的信息化档案管理制度体系。除此之外，机关事业单位的档案管理软件缺乏统一的标准，没有形成具体流程，导致整体管理系统无法实现有效的应用[5]。

3.机关事业单位对于档案管理的信息化建设缺乏重视

纸质档案管理方式向电子档案管理方式转变的过程是时代发展的趋势，但是在档案信息化建设的过程中，很多档案管理部门并没有认识到信息化建设工作的重要性，或者对档案信息化建设存在一定的误解，认为档案信息化建设比较随意，甚至可有可无。实际上，档案管理工作会在一定程度上影响到党和国家发展的过程中留下了怎样的财富，但是当前很多部门的档案管理工作人员自身并不专业，在档案管理的工作中存在众多的不足之处，配备的专业人员数量不足，人员的工作任务繁重，对于档案管理工作又没有产生正确的认知，认为档案管理工作仅仅是资料的保存以及使用工作，只需要将档案进行适当的保存即可。工作人员在实际工作过程中懈怠并且不认真，这就会导致机关事业单位的档案信息化建设进度缓慢，难以发挥应有的价值。另外，传统的档案资料在借阅的过程中，要求借阅者手工填写借阅登记表，并安排档案管理工作人员将其进行核对之后，再调取相对应的档案，完成档案的借阅。整个借阅工作中消耗的时间比较长，流程比较复杂，同时，工作的效果也无法得到保障，甚至会导致一些纸质档案资料的磨损，严重影响到纸质档案管理状态[6]。

4.机关事业单位档案管理信息化建设资金不足

档案管理信息化建设是一项复杂的工作，在这个过程中必然离不开资金方面的支持，因此，在档案信息化建设工作中，必然要加大硬件方面的投入，实现规范化的管理。当前信息技术的更新换代对于软硬件设施提出了更多的要求，同时，信息安全防护系统的构建往往需要消耗大量的资金，但是在很多部门中，对于档案管理工作本身缺乏重视，建设资金又不足，无法发挥信息化档案建设的作用，直接导致信息化档案建设管理的发展速度极为缓慢。

5.机关事业单位档案管理信息化存在安全隐患

档案资料是重要的信息资源，通过资源的共享建立形成独特的信息管理体系，让使用档案信息资料的人们减少在档案使用中消耗的时间，这会为使用者提供极大的便利条件，但是当前我们在享受便利服务的同时，也会存在众多的安全隐患问题。比如档案信息化建设是一种基于互联网作为基础的体系，如果遭遇到了黑客攻击，或者是存在系统故障，就会导致信息很容易被泄露，尤其是一些硬件基础设施以及软件系统的建设工作，和当前信息化的安全需求难以充分融合，使用的各种设备比较陈旧落后，这就要求档案信息安全技术得到进一步的完善和规范[7]。

四、机关事业单位档案管理信息化建设问题的有效解决方式

1.构建更加完善的机关事业单位档案信息化管理体系

机关事业单位中对档案管理模式进行信息化建设要应用各种现代化互联网技术以及信息技术，使相关技术在档案管理的过程中体现出相应的效果，与此同时，要认识到在机关事业单位档案管理过程中，通过提高信息化水平，能够减少档案管理的成本，缓解人员的工作压力，并且提高档案管理水平[8]。通过完善信息化档案管理体系，构建形成更加健全的档案管理模式，让相关工作的开展更加顺利，得到更好的成果，通过这样的信息化管理体系的实践来转变传统的被动式管理方式。比如信息化档案管理人员将更新档案之后将信息上传到网络中，通过网络系统中的消息提醒功能，来让内部的员工收到相关通知，正确浏览各种信息资料。通过信息化档案管理工作，应用信息化数据库，使纸质资料的需求得到减少，防止产生纸质资源的浪费问题，为机关事业单位相关工作的顺利开展创造了良好的条件。

2.推进机关事业单位档案信息化管理的发展进程

传统的档案管理工作中，纸质档案是极其常见的档案资料，但是当前互联网技术的产生以及应用，已经使纸质档案资料的应用体现出了极大的局限性，纸质资料在存放的过程中，会受到环境方面的重大影响，另外，纸质档案在破坏之后也极难复原。因此，在机关事业单位的发展过程中，档案管理更要体现现代化，要提高整体工作的信息化水平，就要求档案管理工作严格遵守相关的规章制度体系，积极推行并落实档案管理的信息化建设，尤其是针对档案管理工作中档案资料的收集、整理及录入等环节进行严格的把关，根据档案信息管理系统来完成信息资料的录入以及登记。比如推进事业单位的信息化档案管理工作时，管理人员要根据计算机技术来建立企业档案搜索引擎，在引擎中只需要输入一些关键词就可以及时查找到档案的相关信息内容。通过档案登记以及搜索工作的顺利完成，节省档案查找的时间，快速找到指定的档案，还能够在单位内部构建形成信息化管理系统，发挥相应的价值，完成档案的快速上传、存储以及查找等工作，为相关工作提供便利条件。

3.要培养更高水平的机关事业单位档案信息化管理人才

首先是要为机关事业单位档案管理工作人员创造一个良好的培养氛围，使工作人员在工作的过程中具有正确的信息化档案管理思想意识，具有更高的综合素质能力，掌握现代化的技术，更好地开展档案管理工作。其次是要求档案管理工作人员在工作中主动地学习一些专业的业务知识，不断提高自身的工作技能，使工作人员精通档案知识，还要了解现代信息化技术的使用。除此之外，还要聘请一些专家来为档案管理工作人员培训档案的收集、整理和归档知识，提高档案管理工作人员的专业性，努力构建一支更高素质水平的档案管理队伍，促进机关事业单位档案信息化建设以及管理工作的顺利开展。

4.要在机关事业单位的档案管理信息化建设中投入更多的资金

档案管理信息化建设本身就是复杂的工作，需要软硬件基础来为其提供必要的支持，并且要加大人才培养的力度。这些问题都需要依靠资金基础来提供保障。但是实际中，由于资金的缺乏，导致档案管理信息化进程受到了影响。如果要解决这个问题，就需要各级政府积极地完善档案工作的投入体系，将档案事业的信息化发展环节所需要使用的经费划归到一个合理的范围，通过保障专项资金使机关事业单位的档案管理信息化建设工作得以顺利开展。要积极引进先进的软件，对落后的数字化设备更新换代，并且采取安全、保密处理措施，才能够不断地提高机关事业单位档案管理信息化建设水平。

结语

总而言之，机关事业单位的档案信息化管理工作本身是一项重要的工作内容，对于社会的发展会产生重要的作用。本文对此进行分析，探讨能够显著提高机关事业单位档案管理信息化建设水平的有效解决方式，希望可以为相关工作的顺利开展创造良好的条件。