电力工程档案资料管理中的问题及措施

王可

摘要：随着我国社会经济的迅猛发展，各个领域都在快速成长。就电力行业而言，其发展势头猛劲。而档案资料管理工作的开展有利于为电力工程持续发展提供合理的参考意见，促使电力工程进一步发展，为社会经济发展做贡献。电力工程的档案管理是电力管理工作的基础，具有一定专业性。电力工程档案管理工作伴随着公路发展，并贯穿整个发展阶段。从工程设立到建设，再到竣工后的管理。对于档案的管理并不仅仅是存储档案的这一项工作。因此，电力工程单位需要重视电力工程档案资料管理工作的开展，采用科学有效的方式进行档案资料管理。

关键词：公路工程;档案管理;管理对策

档案的管理有着极大的系统性，逻辑性，需要进行一系列的科学完整有规律可循的管理办法。对于档案的管理，有着一定的保密规则和安全管理办法。并且对于机密档案需要经过多方的配合共同进行认证备份。另外档案安全涉及到实体档案安全，档案信息的保密，和突发事件中档案的管理和维护。另外档案日常的查阅和使用，也需要对于不同时期的档案进行保护，保证档案的连续性，同时也需要具有一定程度的管理法则和规定。总而言之档案的管理要秉承以下的特点：保密性，完整性，时效性。

一、电力工程档案管理工作的现状

电力工程档案资料管理工作过程中主要存在着以下几个方面的问题：

（1）档案资料归档不及时。在实际项目建设过程中，档案人员没有及时地对档案资料进行归档，这促使工程档案管理工作不能有效地开展[1]。同时，电力工程所涉及到的资料比较多，很多问题的疏忽都会促使档案资料丢失。尤其是一些有关于电力工程细节性的资料，更加容易丢失。

（2）归档信息与实际不符。由于设计单位对设备产品的信息不够了解，或者厂家没有提供系统性的资料，这也会影响档案资料记录的正确性。

（3）忽视电力工程档案工作的开展。大多数工程项目建设单位重视项目工程建设，忽视了对档案资料的管理。甚至会认为档案主管部门进行档案资料搜集与管理工作即可，这种认识不到位的情况直接导致工程档案资料管理工作难以开展。（4）档案管理人员业务能力不高。就目前而言，大多数电力工程档案管理人员的业务能力差次不齐，不能开展熟练地档案管理工作。

二、管理工作现状的对策分析

（1）建立管理体系，完善管理制度

电力档案资料管理工作是電力工程单位进行管理工作的重要内容，有利于保证档案工程建设项目有效地开展。档案资料记录了工程项目各个阶段的实际工作内容，为今后维护工作提供合理的参考依据[2]。档案资料管理工作必须满足相应的要求，为了加强对工程竣工工作文件的管理，在工程完成以后，要及时地将文件转移到相应的档案室内验收并保存。档案室需要按照各个参建单位所整理得文件进行评价与规范，形成最终的档案资料。另者，档案室需要密切联系施工、监理以及设计等各个单位之间的联系，及时跟踪电力工程项目进度，了解项目实施状况，对各个单位文件搜集与记录情况进行调查，监督与指导各个单位工程档案资料管理工作。对于不符合规范的档案资料，需要进行及时地反馈，要求相关单位进行整改，防止为之后工作的开展造成不便。

（2）创造管理氛围，重视管理工作

电力工程可以根据档案信息的相关内容，进行维修和养护，在日常使用中，为电力工程建设提供真实、可靠的依据，有效减少工程中的人力和财力消耗，在电力工程建设和长远规划中具有重要的意义。所以，相关单位要做好电力工程档案的管理工作，要提高广大工程建设者对档案工作的重视，为这些人员提供一个适合档案管理的工作氛围，使档案管理的重要性能够深入人心。要从日常工作中抓起，在项目设立时，就要给档案工作提出具体要求，在工程实施中，进行档案知识和业务培训，调动人员的积极性，使各个部门都将档案工作放在首要位置。

（3）指派全能性人才开展档案管理

工作档案管理部门应健全档案管理网络，配备全能型管理人才，明确各部门和程序的具体管理人员，及时整理和上报优秀的档案管理经验，并根据相关要求，确保各参建单位的管理部门都有专属的档案员，例如电力项目施工合同阶段、以及总工程师负责领导的合同阶段，这些重点环节必须设有档案员，确保大量预制场和工地实验室现场，有人员进行档案管理。电力工程负责人还应将相关法律法规编订成册，下发给各参建单位及负责人员，确保工作人员能够了解国家相关法律法规，在进行档案管理工作中，严格要求自身，不会出现严重错误，若档案管理出现严重问题，相关人员可以从工程质量保证金中取出一部分作为档案管理的处理资金。档案管理水平的好坏，也会被纳入参建单位的业绩考虑，所以档案管理工作占有非常重要的位置。

（4）不断提升档案资料管理人员的业务能力

档案资料管理属于一项系统性的工作，具有较强的专业性。它除了需要档案人员完整的文件资料，还需要档案管理人员能熟练地对文件资料进行科学性的分类与整理[3]。这便提高了对档案管理人员的工作要求，档案人员需要详细了解并熟悉电力工程建设与生产相关的流程，还需要不断地学习，学习一些与此相关的专业知识，提升自身的档案管理工作能力。其次，档案管理人员的业务能力会对档案管理工作的质量造成较大的影响。而电力工程档案管理工作人员的业务水平参差不齐，这阻碍了档案资料管理工作的有效开展。基于此，单位需要组织档案人员培训，尤其需要提升档案人员的电脑操作能力，促使其能熟练地应用现代设备进行档案

（5）完善并履行档案管理规章制度

电力工程项目公司的管理方针中也需要加入档案资料管理的内容，在工程开始之前，需要结合电力企业档案管理的工作标准，参照项目管理的相关文件，编制相应的档案管理标准，并将档案法律法规整理出来。在实际工作过程中，需要考虑到电力工程项目实施的情况，按照档案管理的相关规章制度进行档案形成、归档以及移交档案等各个方面的工作。在制定档案管理标准的过程中，需要将档案移交的范围、时间以及相应的内容都明确表示出来，在档案管理时，按照相应要求开展档案资料管理工作。

（6）重视档案资料管理工作的开展

项目建设与电力工程档案管理工作的联系性比较大，随着工程项目建设的深入，档案资料搜集工作强度就会相应地增加，需要涉及到多个部门。为了确保资料搜集的完成性，首先要对每个部门的工作责任进行明确，确保各个部门在工作责任内做好自己的工作。当工程开始时，就需要立即搜集以及整理档案资料，与项目建设同步进行工作。最终将档案转交到相关的部门，促使档案资料管理工作能够顺利地进行。

三、结束语

本文根据工作经验，对档案管理工作中存在的一些问题进行了描述，并且提出了个人的理解和解决思路。对于档案管理人员，需要做的不仅仅是做好当前的工作，还应当对于当前的工作模式不断思考探索，创新新的工作形式。提高从业人员对于档案管理的重要程度的认知。相关人员可以通过建立管理体系，完善管理制度、创造管理氛围、重视管理工作，指派全能性人才开展档案管理工作，这些措施改善档案管理工作的现状，，提高档案管理的工作效率。

参考文献：

[1]刘阿娜.浅谈档案安全管理工作[J].经济技术协作信息，2016（4）.

[2]陈莉.浅析档案利用安全問题[J].黑龙江档案，2017（1）.

[3]张付平.强化地方公路电力工程档案管理的几点思考[J].黑龙江档案，2014（3）：114-115.

[4]陈加芳.对电力工程档案管理问题的思考[J].安徽电气工程职业技术学院学报，2015，16（1）：69-72.

[5]吴敏.电力工程档案管理在实际工作中存在的问题探索[J].科技风，2014（15）：245-245.

[7]米晓霞.浅谈电力工程档案管理现状及解决措施[J].科技创新导报，2015，26（34）：9-18.