高职院校档案信息化管理的对策

张阿敏

（杨凌职业技术学院，陕西杨凌 712100）

高职院校内部档案信息是高职建设及发展的关键性资源，亦是高职院校教育规律整理归纳、发展战略规划制定等工作实施的主要依据。如今，高职院校飞速发展以及改革的不断推进，档案信息在科学研究、教育活动及管理工作中发挥的作用越发显著。电子信息化以及办公自动化的引进，推动着档案信息化管理的建设步伐，传统档案管理体系显然已经无法顺应网络时代档案信息化建设诉求。因此，在实际管理当中，相关工作者需融合高职院校现状，借助信息化技术手段与现代化管理形式，促进学校档案信息化管理及建设水准提高。

一、高职院校档案信息化管理必要性

（一）有助于提升档案信息严密性

以前档案信息保存通常以纸质形式为主，但是伴随时间推移，渐渐呈现出纸质页面泛黄现象，致使档案信息字迹模糊，从而造成多数珍贵档案信息难以得到良好储存，甚至会发生档案文件丢失的问题，对档案管理工作水准与质量提升带来反向影响。究其原因，档案管理工作具有繁琐的特点，难以迅速核对，然而借助信息技术手段，可使档案管理者在实施档案管理工作时应用数据库，不但便于管理者查找档案信息，而且还可快速调取档案信息，利用密码设置加强档案信息安全性和保密性，若想调取相应档案信息必须输入正确密码，否则无法得到所需档案信息，此种方式不但可切实提升高职档案信息严密性，也能有效规避档案信息被盗取和篡改的现象发生，[1]同时，高职档案管理者在开展档案管理工作时更为轻松。

（二）有助于档案信息检索与储存

一般情况下，在开展档案管理工作时，往往需要针对档案内容展开信息分类，便于使用者查找和检索。因此，高职院校与档案管理者必须明确学校内部档案信息内容、档案种类与档案总量，然后借助信息技术展开档案内容检索，其根本目的在于便于进行档案信息查找及储存。而在具体进行档案内容检索过程中，使用者仅需输入关键词和时间便可迅速查询档案内容，与此同时，计算机可有效解决储存不足等问题，切实缩小档案信息内存，把档案文件进行压缩，并存于相应文档当中，从而自动储存档案信息，此过程快速有效且可以节约大量时间，改善档案管理工作质效。另外，利用信息技术还可通过二维码储存档案信息，便于使用者检索档案内容。

（三）有助于加快档案信息的传播

在高职院校内部档案管理工作中引进信息技术，在一定限度上可加快档案信息的传播。以三亿字文档为例，若以纸质档案保存，则需通过车辆搬运这些文档资料，而利用信息技术则可将其存为电子档案，仅需通过网络或者U 盘等工具便可进行档案信息的传播和应用，两者差距十分明显，并且后者可以切实提高档案信息安全性及传播速度。在高职学校中，各部门与教职工均会时常应用档案信息，如学生群体毕业证书发放、学生档案查询调取等，若运用纸质档案，只能通过逐一查找与邮寄等形式，但此种档案应用方式较易发生档案文件丢失问题，从而对档案管理带来严重影响。

二、高职院校档案管理工作存在的问题

（一）档案建设基础设施脱离信息化要求

高职院校教改不断深化与发展进程中，档案管理的信息化建设已在逐步推进，然而在具体建设及发展过程中，普遍运用打印机与计算机等设备设施，针对以往档案实施目录编制等基础工作，高职档案管理尚处在信息化建设发展初期。部分高职院校尽管已经购置先进性设施设备，档案信息化管理正在渐渐推进，但欠缺校内校外联动发展，导致其档案信息化管理发展水平偏低。基于整体视角而言，高职院校在档案管理和信息化管理尚存有一定差距，且档案服务功能亟需深度开发，档案信息共享也有待进一步发展。

（二）档案信息化建设以及利用程度偏低

互联网和信息技术的更新换代，促使高职院校正面临档案信息化建设及发展的新挑战。但在此环境下，高职档案信息化建设及利用程度存在部分问题。首先，高职院校在档案信息数据库建设层面尚未完善，信息化技术利用程度偏低，对电子档案数据采集、信息整合与分析带来不利影响。在进行档案信息系统的录入时，欠缺信息内容详细、严谨的核对，对后期信息数据的修改缺少完整记录，给档案信息利用质量和效率带来影响。其次，高职院校在档案网站建设层面忽略有关网站和系统的建设工作，尽管部分学校已经开发、建立有关网站和系统，但也局限在网页制作与校园内网层面，缺乏丰富的档案资源，欠缺校内校外的网络联动。

（三）档案信息化管理者综合素养待提升

伴随高职院校教改工作的深化，学校内部档案信息化发展和建设过程中需以专业人才为根本保障和支撑。在新时代环境下，高职院校档案信息化管理和建设的专业人才必须拥有夯实的管理基础知识，熟练把握信息化管理所有流程与具体手段，同时还可娴熟应用先进设备与信息技术手段，明确实践操作程序。[2]但是，就如今高职院校内部档案信息化管理及建设人才团队实际状况而言，与高职信息化档案建设尚存在较大差距，学校内专业技术人才短缺，档案信息化管理者综合素养亟待提高。另外，高职档案信息管理者对于先进设备设施及技术手段利用程度需进一步加强。这些问题的存在，给高职院校整个档案信息管理质量、效率均带来了不利影响。

三、高职院校档案信息化管理的对策

（一）完善档案信息化设施建设

若想有效开展档案信息化管理，需以基础设施完善建设为基准，针对现阶段高职院校在档案管理工作的薄弱之处，优化档案信息化管理设备设施，并在实施管理工作时加强档案信息化建设投入力度，借助此种方式为档案信息化管理提供必要支撑，同时基于硬件及软件两个层面协同展开档案信息化管理设施的完善建设。首先，基于硬件层面，应采购打印机和激光扫描仪等信息化档案管理必备的输出性设备设施，以此来落实档案管理信息化。[3]其次，基于软件层面，应构建档案管理的数字化平台，促进档案管理趋于信息化发展，同时还应搭建专业且完善的局域网，亦或构建专业化档案管理平台，利用软件设施设备建设有效加快档案管理信息化进度。在高职院校实施档案管理信息化工作，还应构建配套的数据库，利用数据库和纸质档案文件进行充分对接。数据库内所有文档均可对应纸质档案储存位置。唯有构建科学完善的档案信息数据库，才可确保档案检索的有效性及快捷性。

（二）构建科学的档案管理体系

应注重构建完善且科学的高职院校档案管理信息化管理体系，充分掌握档案管理工作制度与工作手段，把规范化建设视作根本目标，切实统一电子文件与信息传播模式，保证校园网络与有关档案信息系统高效衔接、联动。另外，还应构建信息安全防护与信息应用制度体系，为档案管理信息化建设提供安全保障，在信息资源开发过程必须高度重视隐私权保护，规避重要档案内容泄露问题出现，积极建设科学的档案管理形式与体系，有效落实档案信息共享。

（三）提升档案管理者综合素养

针对档案管理者综合素养较低的问题，应采取多元化方法提高档案管理者综合素养，从而满足高职院校档案管理信息化发展要求。一方面，提升档案管理者专业化培训、教育力度。比如，学校可借助定期组织校园主题讲座，或者面向教职工群体展开定期入职教育和培训，以此提升高职院校内部档案管理者专业技术水平。另一方面，学校可招录掌握信息技术，且具有档案管理能力的人才从事该项工作。现阶段，高职院校档案及文件管理工作均隶属文职岗位，因此，在文职工作者招录过程中，应招录专注于计算机技术和信息技术领域的人才。除此之外，学校可把职工档案信息管理水平视作其工作评价的重要指标，同时针对职工所具有的信息技术水平和实践应用能力实施薪酬待遇调节，以此激发档案管理者工作自觉性及积极性，进而优化档案管理信息化建设质量与管理水平。

信息技术迅速发展，可切实推动社会各领域转型升级，在高职院校中及时引进信息技术有助于推动档案管理趋于信息化方向发展。高职院校内部档案信息作为学校运行的基础资源信息，在具体建设及发展进程中，应注重档案管理信息化重要价值，基于目前发展现状，制定信息化管理对策，促进高职院校内部档案管理信息化发展。