城市化建设环境下城建档案管理分析

杨莉

摘 要：城建档案是开展城市化建设工作的关键，不仅是对过往工作情况的记录，还有助于为未来工作提供参考依据，提高建设效率与质量。随着城市化进程的加快，城建档案的数量也在增多，给管理工作带来了新的挑战。传统档案管理模式已经无法适应当前工作需求，必须加快创新与改革，适应城市化建设的特点。掌握管理工作的各个要点，提高整体管理水平。本文将对城建档案的特点进行分析，提出城市化建设环境下城建档案管理的意义及问题，探索城市化建设环境下城建档案管理的策略，为实践工作提供参考。

关键词：城市化建设;城建档案;管理

我国人口数量不断增多，加强城市规划与建设，是改善居民生活质量的关键，因此受到全社会的高度重视。在此过程中会形成较多的资料与文件，应该对其进行收集与整理构建城建档案，以实现对城市化建设工作的有效记录与评估。当前档案形式呈现出多样化的特征，包括了图表、文字、图纸和声像等，在管理中的难度上升。如果依旧沿用传统的档案管理模式，将会加大工作人员的负担，难以保障档案信息的精确性与可靠性，降低了城建档案的利用价值。为此，应该顺应时代发展的潮流，加快城建档案管理理念与方法的创新，提升管理工作实效性。这就需要结合当前城市化建设的现状及未来发展需求，制定切实可行的管理方案，科学指导日常实践工作。

一、城建档案的特点

首先，城建档案具有综合性的特点。城建档案涉及内容会随着城市化建设的发展而不断增多，包括城市绿化、基础设施等内容，还包含政治领域、经济领域和文化领域等各项内容，其综合性特征鲜明。城建档案管理工作在信息搜集中，需要协调多个部门工作，其涉及范圍广泛，对于管理工作的实效性要求较高。其次，城建档案具有地域性的特点。城市规划与管理的全过程，都反映在城建档案当中，由于不同城市在文化理念和历史风貌等方面的差异性，也会导致其具有明显的地域性特征。在实践工作当中，只有明确城市化建设的实际情况，才能确保档案资源的完整性。再次，城建档案具有动态性的特点。城建档案会随着城市化的发展而不断完善，动态化反映了城市的基本情况。在实践工作当中，也需要根据当前实际情况对档案进行更新，保证其良好的应用价值，为建设工作提供可靠的支撑。最后，城建档案具有整体性的特点。及时归档各个处室的城建档案，增强管理的整体性，为社会组织与个人的使用提供便捷，与城市化发展相协调。

二、城市化建设环境下城建档案管理的意义

1.凭证作用

在城市化建设当中，需要以大量的城建档案作为凭证，满足城市整体规划的需求，因此城建档案的凭证作用显著。在档案当中能够客观反映当前城市化建设情况，对于规划和管理中的问题进行记录。因此，应该确保城建档案的完整性、真实性和精确性，从而满足未来发展的实际需求，提高城市化建设及管理水平。城建项目情况也会全面记录在城建档案当中，有助于对其中的纠纷进行处理，加快城市化建设的进程。

2.服务功能

城建档案除了具备凭证作用，对于城市化建设历史情况进行记录外，还具有很强的服务功能，可以为各个使用主体提供便捷的服务，创造良好的经济效益和社会效益。通过及时搜集与整理档案资源，满足社会、个人与单位的查询、使用需求，为其提供个性化的档案服务，提高城建档案的利用价值。尤其是运用相关档案能够防止在建设中发生重大事故，保障人们的生命财产安全。

3.文化载体功能

城市文化是一个城市的灵魂，在城市化建设中需要以文化建设作为重点，凸显本地区的特色，保持强大的竞争力。城市化建设中各个时期的变化情况，都可以记录在城建档案当中，是文化的载体。城市建设中的文化形式和城市风貌等，都可以通过城建档案来体现，反映城市的文化特点。在城市的可持续发展当中，应该重视城建档案的文化载体功能，明确城市的文化脉络，为更好的实施建设工作奠定基础。

三、城市化建设环境下城建档案管理的问题

1.重视程度较低

进入到大数据时代后，城建档案的综合性特点愈发显著，对于管理工作的规范性与专业性要求提高。然而，由于缺乏对该项工作的重视，导致在实际工作中面临较多的挑战。人们未能深刻认识到档案管理在城市化建设当中的重要性，导致在档案资料的收集与归档中出现不规范操作的现象，档案的真实性、可靠性与安全性都难以得到有效保障。在实践工作当中的投入力度不足，也会对管理工作的实效性造成直接影响。尤其是缺乏充足的资金支持，人员配备数量不足，也会限制工作的高效化开展。

2.信息化建设力度小

在智慧城市建设背景下，城建档案管理也应该朝着数字化和自动化方向发展，这是实现资源整合与利用的关键。然而，在当前信息化建设当中仍旧存在形式化问题，导致先进技术与设备的应用效果不佳。部分工作人员往往受到传统理念的影响，对于大数据技术、云计算技术等先进科学技术的应用率较低，在工作中效率低下，档案资源的价值无法得到最大限度的开发及利用。尤其是当前城建档案资源丰富，运用传统手段会增大工作人员的压力，尤其是纸质档案难以保存，导致其安全性受到影响。在信息化建设中的投入较少，无法对软硬件设施进行及时更新与优化，在实践中的应用存在隐患。

3.制度体系不完善

未能针对当前工作要求制定相应的管理制度，也会导致其统一性与规范性缺失，容易在城建档案管理中出现混乱局面，限制了档案管理服务功能的发挥。制度的滞后性弊端逐渐显现，传统制度模式已经无法适应新时期城市化发展的要求，制度僵化问题十分严重，直接影响了制度的执行效果。尤其是在信息化建设中，需要一套全新的制度体系作为保障。但是，制度制定缺乏实效性，未能对当前城市化建设的实际情况进行调研与分析，在实践中无法起到良好的指导与约束作用。

4.专业人才缺失

部分工作人员的操作技能与专业能力不足，是限制城建档案管理模式创新的关键因素。随着当前城市化建设水平的提高，需要更多专业素质过硬的人才参与到档案管理中。然而在实践当中却存在诸多问题，工作人员的积极性不高，未能明确自身的岗位工作职责，导致档案信息出现丢失或者错误等，无法保障其良好的应用效果。在教育培训当中缺乏支持，工作方法较为落后，在信息化建设中对于先进技术与设备的操作存在问题。

四、城市化建设环境下城建档案管理的策略

1.转变管理理念

理念是行动的指引，只有加快管理理念的创新与改革，才能适应当前工作需求，促进工作效率的提高。进入到新时期以来，我国城市化建设的步伐逐渐加快，而且规模也在不断扩增，管理人员应该意识到城建档案管理中的挑战和机遇，积极转变思想，提高自身的创新意识。加强对城建档案管理工作的领导，明确该工作在城市化进程当中的现实意义，增强工作人员的使命感。在单位内部应该形成良好的工作风气，通过多种形式的宣传工作，营造积极、活跃的工作氛围，在潜移默化当中产生正面影响，使先进理念落实在每一个工作岗位及细节当中。鼓励工作人员的创新发展，使其能够在日常管理工作当中尝试不同的方法及手段，从而为提高城建档案管理的实效性出谋划策，增强其参与管理创新的热情。明确各个部门在城建档案管理中的职责和义务，实现不同部门与人员的有效组织协调，在信息共享当中提高资源利用率。加大在城建档案管理当中的资金与人员投入力度，确保各项活动开展具备充足的资源保障。定期针对管理工作中出现的问题进行研讨，借鉴先进经验，从而在不断改进管理方法的过程中提高工作水平。

2.优化制度体系

制度建设也是当前城建档案管理中不可或缺的重要环节，能够以完善的制度体系为保障，增强管理工作的规范性及专业性，为档案的保存、管理和调用等提供依据。以当前城市化建设的现状为基础，明确整体发展动态，对制度细则予以优化，增强各项管理制度的可行性，提高制度的执行效果。明确岗位管理制度的基本要求，确保各个岗位之间能够实现有效协同，从而防止出现权责混乱的问题。构建完善的档案搜集制度，在城市化进程当中对各类资料和文件进行及时搜集和整理，防止其全面性与真实性受到影响。完善档案归档制度与档案借阅制度，确保各项资料能够及时归档，同时明确档案借阅的条件及要求，增强城建档案的保密性与安全性。将档案管理的责任落实到每一个工作岗位当中，增强职工在岗位当中的使命感，使其能够在工作当中恪尽职守，防止职责不清导致档案完整性受到影响。构建完善的绩效考核制度，增强制度约束力的同时，能够提高工作人员的积极性和主动性，为城建档案管理注入强劲的动力。以当前智慧城市建设的目标为指引创新制度体系，使各项规章制度能够符合未来城市发展需求。城建档案管理部门也应该积极与其他部门进行交流，以在档案资料的搜集、归档等过程中获得可靠的支持，在无缝衔接当中提高工作效率。

3.加强信息化建设

传统城建档案管理方式不仅效率低下，而且容易导致档案的破坏或者丢失问题，导致档案价值受到影响。为此，应该以信息化建设为基本目标，转变城建档案管理模式，将纸质档案转换为电子档案，这也是智慧城市发展的必然趋势。加大在信息化建设当中的投入力度，引进先进的软硬件设施，从而使管理工作朝着数字化与智能化方向发展。对当前基础设施进行更新，及时更换老旧设备，提高信息化建设的实效性。引进大数据技术、云计算技术等，实现对相关资料及文件的有效整合，深入发掘其中的价值，为城建档案的应用奠定基础。配备高性能的计算机系统，以满足技术的应用需求，加强服务器与配套硬件设施的建设，使档案管理更具现代化。5G时代正在悄然来临，信息化建设是加快城市化建设的重要举措，应该构建完善的数据库系统，结合大数据技术完成各类数据的分类保存与管理，实时更新，增强管理工作的动态性。构建云计算平台，在信息资料的收集和整理当中融合大数据分析与云计算存储等，有助于整体效率的提高，减轻工作人员的负担。加强对档案数据的深入挖掘，完成数据的交联与互通，防止由于信息孤岛效应而对工作实效性造成影响，以加快城市化发展战略的落实。

4.提高服务水平

应该明确城建档案管理的服务性特征，促进整体服务水平的提升，为档案的高效利用奠定基础，持续推进城市化建设进程。以服务模式的创新为基础，协调好城市化建设和档案管理工作，构建长效协同机制。明确城建档案服务的重要地位，在单位内部形成共识，督促工作人员能够从城市化发展的高度出发开展工作。对城市化建设的动态与社会需求进行全面分析，确保在服务工作当中能够满足不同主体的个性化使用需求。尤其是信息化服务渠道的拓展与延伸，更能够为不同部门及人员提供便捷的服务，应该结合智慧城市的建设要求及目标，实现信息技术的有效融合。应该对移动客户端进行开发，借助于5G技术的优势，通过APP满足人们的个性化使用需求，使网上服务模式得到革新，增强人们的使用体验。对网络平台加以优化，促进其功能的不断完善，增强城建档案管理规范性与专业性。尤其是在新媒体环境当中，城建档案服务工作也应该与新媒体有效衔接，运用微信和微博等加大宣传力度，实现相关信息的精准化推送。同时，结合用户的基本需求对服务管理工作进行调整。

5.建设人才队伍

随着城建档案管理工作复杂程度的提高，对人员综合素养也提出了更高的要求，因此应该以人才队伍的建设为重点，提高各项工作的实效性，增强整体创新意识与能力。除了应该对城市化建设的现状和趋势进行把握外，还要掌握更多的信息化技术及设备操作方法。部分工作人员的思想落后，在新技术与新设备的学习中态度不积极，导致资源浪费的问题。为此，应该针对当前城建档案管理岗位特点和人员需求，制定科学合理的专业培训方案，使工作人员在知识技能与专业能力方面得到有效提升。保障教育培训模式的多元化特征，分析不同工作人员在实践中面临的难题，使教育培训更具个性化，防止出现盲目性的问题。除了应该涉及档案管理的专业知识外，还要融合信息化设备操作等技术知识。通过案例的形式深入讲解当前城市化发展的基本情况，提高各岗位人员的职业精神与综合素养。在培训中针对互联网、大数据和信息化等基本概念加以讲解，从而使工作人员能够有更多的选择，构建符合岗位实际需求的管理模式。对于人才的特长及工作特点进行总结与分析，确保人尽其职，防止出现人力资源浪费的问题。加快人才招聘机制的构建，根据岗位需求引进高水平的管理人才，实现对当前人才队伍的有效补充，从而提高整体工作活力。改善人才的薪资待遇，从而提高工作积极性与主动性，保障晋升的公平性与透明性，防止管理人员出现不平衡心理。

6.优化评价体系

对于城建档案管理工作的合理评价，能够及时发现其中存在的问题及原因，并从城市化建设的实际情况出发加以改进，从而对接下来的工作形成有效指导作用。以指标评价体系的建设为重点，明确评价方式及标准，积极引进大数据技术对各类数据进行分析，使城建档案管理的评价更具针对性。尤其是在信息化建设的过程中，由于网络的开放性特征，会导致档案安全性受到威胁。指标评价体系的构建，能够对数字化进程中的风险加以控制，明确风险类型及等级，切实提高城建档案的可靠性与真实性。明确安全管理的特点，预防各类安全问题，实现对黑客攻击和网络病毒的有效防控。快速识别当前管理工作中的风险并开展全面评价，定量与定性分析城建档案的风险情况。

五、结语

城建档案管理工作具有较强的综合性和动态性等特征，随着城市化建设的逐步推进，其面临的困境也在增多，只有加强管理创新，才能为城市的可持续发展奠定基础。应该充分发挥城建档案的服务功能和文化载体作用，体现档案的应用价值。然而，由于重視程度低、信息化建设力度小和人员素养不高等问题的限制，也会导致管理工作的持续推进遇到阻力。为此，应该通过转变管理理念、优化制度体系、加强信息化建设、提高服务水平、建设人才队伍和优化评价体系等途径，使城建档案管理工作进入到新的阶段，与时代发展相适应。

参考文献：

[1]周音娜.城建档案馆信息化建设路径探析[J].办公室业务，2020

[2]柯 萍.信息化是城建档案管理转型升级的必由之路[J].中华建设，2020

[3]刘 蓉，谭 丹.“互联网+政务服务”背景下的城建档案归档与管理[J].兰台内外，2020.

（作者单位：昭通市城建档案馆）