浅议医疗救治定点医院战“疫”档案的管理与利用

张宁 胡玮佳

摘 要：新冠肺炎疫情期间，医疗救治定点医院作为疫情防控工作的重要部门产生了大量的真实记录，档案工作管理部门要形成及时有效、分类清晰的管理思路和统筹全局、扩大影响的利用思路，为应对突发公共卫生事件做出应有贡献。

关键词：定点医院;档案管理;开发利用

2019年底，突如其来的新冠肺炎疫情打乱了人们正常的生活和工作秩序，其影响速度迅速波及各行各业，企业停工、学校停课等一系列防控管制措施接踵而至。医疗机构作为承担突发公共卫生任务的“排头兵”“先锋队”，数以万计的医务工作者成为“逆行者”，与病魔殊死搏斗，留下了一幕幕可歌可泣的动人画面。石家庄市第五医院作为河北省首家、最大的传染病专科医院，在应对非典、埃博拉、禽流感、手足口病等历次传染病疫情中，对内苦练内功、提高救治本领，对外加强宣传、展示五院人的奉献、责任与担当，近年来得到了社会和患者的广泛认可。自2020年1月17日被确定为石家庄市新冠肺炎医疗救治定点医院起，该院积极做好“打大仗、打胜仗”的充分准备，医院新冠肺炎专项档案收集管理工作也随之启动，提前介入疫情防控各个环节，形成了档案收集、整理的标准化模式，力求做到“应归尽归”，为后期档案的有效开发利用奠定了坚实基础，为医疗救治定点医院战“疫”档案的管理和利用提供了有益借鉴。

一、定点医院战“疫”档案管理必要性

以史为鉴，可以知兴替。档案作为总结经验、认识规律、传承历史的重要载体，是确保事业发展、社会进步的重要内容。新冠肺炎疫情作为一次典型的突发公共卫生事件，在疫情防控、医疗救治、舆论宣传等工作的过程中，形成了门类多、数量大、价值高的档案资料。特别是医疗救治定点医院所存储的档案资料，不仅是定点医院医护人员牢记宗旨、践行使命、不畏艰险、全力以赴抗击疫情的重要见证，更是在疫情过后有机会、有渠道对疫情期间各项工作进行总结、反思的客观依据，能够促进传染病防治事业在医疗质量管理、人才队伍建设、学科专科发展、基础设施建设、医院文化建设等方面实现又好又快发展。石家庄市第五医院是有着70多年历史的传染病专科医院，在历次疫情中所形成的大量珍贵档案资料，为应对新冠肺炎提供了宝贵借鉴。例如，在筹备工作上，通过查阅非典时期防治工作方案，制定了应对新冠肺炎工作实施方案，成立了党委书记亲自挂帅的领导小组，组建了医疗救治、院感防控等7个专业小组，构建起了分工合理、责任清晰、行动有力的组织架构;在梯队建设上，通过查阅非典时期“参战”名单，优先选派有经验、能力强的医护人员作为第一批战“疫”人员奔赴5个发热隔离病区，梳理疫情防控初期工作流程，优化医疗服务环境;在人员管理上，通过查阅非典时期医护人员管理规定，制作了“一线人员上岗明细表”，动态登记人员进出一线时间，为安排轮休、发放补助提供了依据……正是因为完善、齐备的非典档案资料，该院才能在第一时间组建起240多人的医护团队，紧急调配呼吸机、心电监护仪、床旁X机等100多台急诊急救设备，并妥善安置非新冠肺炎患者，腾空一栋病房楼作为发热隔离专用区域，为全力开展救治工作打下了坚实的基础。

二、定点医院战“疫”档案资料特殊性

1.档案产生突然性

以突发疫情为主的突发公共卫生事件，通常具有突然爆发、迅速扩散、难以预测、社会危害大等特征。因此，医疗机构很难对突发公共卫生事件的规模和影响程度进行预判，相应的档案收集、管理工作也变得十分棘手、困难重重。通常来说，疫情期间部分珍贵的实物档案由于仍有临床使用价值，难以进行档案展览。因此，一般在疫情过后，会采取专项档案展、专题纪念册的形式对疫情期间相关工作进行回顾，这也为档案资料的开发和利用带来了不小的挑战。

2.档案种类多样性

医疗救治定点医院作为战“疫”主战场，有着大量有关抗击疫情的医疗救治、医院感染控制、后勤保障、接受社会捐赠等方面的第一手珍贵资料，主要涉及疫情防治工作中的各种法規文件、领导重要批示及讲话、会议纪要、救治防控方案、应急预案、社会捐赠、疫情统计、宣传报道等多方面内容，其表现形式也有文字、数据、病历、声像、实物等多种方式，为日后的档案利用提供了多样化素材和多种形式，能够更加全方位、立体化地了解定点医院的战“疫”全过程。

3.档案价值专业性

一般来说，医疗救治定点医院在突发公共卫生事件中所形成的档案资料，与普通的档案资料相比具有较强的专业性。特别是关于患者救治诊疗方案、院感防控措施流程等，均由卫生专业技术人员制定。这就要求档案管理人员需要具有基本的卫生专业知识储备，能够对突发公共卫生事件中所产生的档案进行分门别类的标准化处理，增强对档案管理工作质量控制，为提升医院突发公共卫生事件处置能力做出积极贡献。

三、定点医院战“疫”档案管理方式

1.建章立制，构建分工合理的组织架构

凡事预则立，不预则废。新冠肺炎疫情的突然爆发，让社会各界特别是定点医院的工作重心全部围绕疫情防控、医疗救治、后勤保障等工作展开，难以对档案的收集、管理等具体工作进行细致部署和要求。因此，医疗机构主要负责人需要切实增强档案管理意识，牢固树立档案管理思维，在日常工作中注重档案管理制度和体系的建设，重点打造一支“作风精干、责任分担、档案敏感、随时能战”的档案管理队伍，为实施精准、有效的档案管理工作提供坚强保障！石家庄市第五医院在党办室、办公室、财务科、医务科、宣传统战科等8个档案重点管理部门设置了兼职档案员，成立了“主管院长—主任—专职档案员—兼职档案员”的四级垂直管理体系，明确了岗位责任，加强了考核力度，并制定了档案预立卷、移交接收、安全保密等19项管理制度，为进一步提高档案工作的规范化、标准化水平奠定了坚实基础。同时，充分调动专业人员的积极性，注重发挥兼职档案员的专业特长，鼓励其将档案工作与自身工作职责相结合，在日常工作的开展过程中，加强档案资料的留存和整理，深度挖掘档案资料的利用价值，形成了“档案促进业务，业务丰富档案”的“双赢”局面。

2.提前介入，明确收集范围及归档要求

由于档案资料的特殊性，往往难以甚至无法通过后期填补来完善和补充，因此在疫情防控期间，医疗机构就要切实履行好档案收集、管理职责，按照“应收尽收、规范管理”的要求，加大对档案管理人员的督促、指导力度，积极做好各类档案资料的收集、整理、管理和利用工作，确保工作进行到哪里，档案管理就跟到哪里;一线人员在哪里，档案管理员就出现在哪里。疫情防治工作初期，石家庄市第五医院在应急预案中，就成立了负责留存文字、图片、影像资料工作的综合协调组，统筹负责档案收集工作。为了进一步鼓励、支持和规范新冠肺炎疫情期间全员参与疫情防控档案的收集与管理工作，还先后两次专门印发通知，对归档内容、收集时限等内容进行了明确要求，对医院疫情防治资料的有效归档起到了重要的指导作用。同时，指定党办室、办公室、宣传统战科、医务科等重点岗位人员提前介入，每天以《全力以赴，不辱使命，坚决打赢新型冠状病毒感染的肺炎攻坚战》为题制作工作简报，以大事记的形式详细记录医疗救治、疫情防控等方面的工作安排，并及时收集典型材料、统计病例情况、社会捐赠记录等，发动全院力量，对实物档案、工作日志、图片影像等资料进行梳理，扎实开展档案的收集、整理工作。同时，多次通过党委会、院长办公会等形式对档案资料收集整理工作进行明确要求，确保各类资料类别丰富、保存完整。

3.条目清晰，加强档案资料质量控制

门类广、数量足仅仅是档案管理的最基本要求，真正核心在于如何对已有档案资料进行细致、有效地分类整理，达到精准、快速的使用目的。这就要求搭建门类清晰的档案收集、整理体系，对文书档案、声像档案、实物档案和病例档案等重要资料予以区别对待，切实提高档案收集、管理质量。同时，随着社会信息化水平的不断提升，档案管理工作也必须随势而动，切实强化档案工作和信息化建设的密切联系，挖掘档案信息管理系统的使用潜力，使现代化的智能信息系统成为微缩“档案库房”，条目清晰地显示出档案门类、案卷题目、归档日期、存储位置等详细信息，为现实工作的发展提供丰富的档案资源。目前，石家庄市第五医院已经在综合档案室及办公室、医务科、器械设备供应科、科教科等档案重点部门安装了拥有檔案录入、查询、管理等功能的综合档案管理系统，在档案资料扫描、录入的基础上，实现了档案资料的“信息化”互通。同时，为了进一步提高收集档案质量，坚持实行“双人查对”制度，即由科室兼职档案员收集、整理、录入完毕后，综合档案室专职档案员再依照相关档案管理法规和制度对已录入档案资料质量进行检查、核对，对不符合档案管理要求的，退回原科室并限期进行整改，确保质量可靠，方便应用。

四、定点医院战“疫”档案综合利用

1.抗战之魂，为全员抗疫凝聚起无穷斗志

突发公共卫生事件期间，医院如战场，医护如战士，档案管理部门应充分发挥档案资料资政育人的作用，进一步鼓舞士气，凝聚动力。一方面，要在疫情发生过程中，第一时间形成记录详细的疫情防控大事记，对文书、声像、病历等易收集的档案资料进行及时、广泛的整理，将人员梯队建设、医疗救治方案等内容迅速规范整理归档，及时报相关部门查阅，提供齐全完备的工作参考。截至目前，石家庄市第五医院专门针对新冠肺炎疫情期间产生的档案资料，已在全院范围内开展了三轮档案资料的征集工作，将结合疫情防控工作进展情况，进一步加强了档案资料的管理和利用;另一方面，要对疫情防控期间事迹突出的个人、感人至深的故事进行挖掘，对动人肺腑的“请战书”等材料及时汇总，开展专题宣传、专题汇编和专题展览，为取得疫情防控工作的圆满胜利凝聚起无穷力量。石家庄市第五医院在疫情期间，将干部职工的请战书和职能保障科室人员志愿服务岗位清单张贴在院内显著位置，制作完成了《白夜之光》战“疫”宣传片和抗疫专题宣传海报，打造了战“疫”文化长廊，进行了医院抗疫纪念册的制作，形成了全员参与、全力以赴的良好抗“疫”氛围。

2.宣传之窗，为扩大影响力提供现实渠道

扩大影响是规范档案整理的目的之一。因此，必须高度重视疫情防控期间战“疫”档案的宣传工作。除了通过网站、微信等新媒体渠道开展事迹宣传外，要对疫情期间产生的各类实物档案、文字资料、图片视频等内容进行广泛收集，择时举办专题档案展览，为总结工作、表彰先进提供多种形式。但需注意的是，各医疗机构要打破各自为战的局面，统筹参与全系统乃至全市的档案收集、整理、宣传工作，在重点结果的基础上也要做到全面开花，在全局中努力扩大自身的群众美誉度和社会影响力。石家庄市第五医院在微信公众号设置“守护生命”专栏，对先进典型、领导关怀等内容及时进行宣传报道，留下了详实可靠的文字档案、影像档案。同时，结合近年来石家庄市开展的“365百姓故事汇”群众宣讲活动，石家庄市第五医院组织专班围绕该院在疫情防控工作期间ICU的工作情况，以《白衣执甲 不负韶华》为题撰写演讲稿件，广泛收集疫情防控期间的图片、视频片段制作宣讲背景视频，积极选派ICU优秀党员代表参加全市比赛并摘得第一名的好成绩，参加了专题视频录制，在全市范围内获得广泛好评，得到了上级部门的肯定和认可。

3.前车之鉴，为应对突发公共卫生事件提供有益参考

传染病的疫情防控工作往往具有普遍性和可重复操作性。例如，2003年非典期间北京小汤山医院设计建设样板为2020年新冠肺炎期间武汉火神山、雷神山医院提供了可参考的资料，为高标准、高质量、短时间建造符合传染病防控要求的病区提供了技术支撑;2003年石家庄市第五医院用于医疗救治的“非典二号方剂”在新冠肺炎期间演变为“清热抗毒煎剂”，再次用于确诊患者和疑似患者的医疗救治中，并得到了显著疗效，获批省药监局的应急备案，可在全省所有定点医院内调剂使用。因此，疫情防控相关单位，特别是作为“主战场”的医疗救治定点医院，有必要谋划建设战“疫”专题档案数据库，区分类别、条目清晰地对档案资料进行归纳、整理，并永久保存，对可传承、可借鉴、操作性强的内容予以专题研究，为未来应对突发公共卫生事件提供可查阅、可借鉴、可利用的宝贵资料。

突发公共卫生事件是全社会所面临的巨大挑战，但同时也是档案管理工作的巨大“机遇”。医疗救治定点医院想要在专业技术、学科建设、人才队伍等方面取得长足发展，就必须高度重视在疫情防控工作中所积累的宝贵经验，加强对疫情期间产生的各类档案资料的收集，加以高质量、长时间的保存与利用，从而获得“温故而知新”的医院发展思路。

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（作者单位：石家庄市第五医院）