电子文件档案管理系统设计与实现

黄丽枝

摘要：当前随着我国电子信息技术和网络技术的不断发展，档案管理系统和技术得到了不断进步，实现了由纸质档案向电子档案的过度。基于电子档案管理运行效率高、信息安全、查询方便以及便于集中化管理的特点在很多单位和部门得到了广泛的的应用，极大地提升了档案管理的质量和效率，同时电子档案系统的建设水平在很大程度上决定了我国电子信息技术的总体发展水平。因此，本文针对电子文件档案管理系统设计与实现进行了分析。

关键词：电子文件;档案管理系统;设计

一、电子文件档案管理系统相关技术概要

1.1 Web技术

在我国互联网发展中，Web技术向来在其中发挥着极为重要的作用，而分布、浏览、查询网络信息等三方面功能也是Web技术自诞生初便确立的主要服务内容。在我国当下的Web技术中，超文本传送协议和超文本标记性语言是其本身具备的使用标准，而其本身具备的方便快捷，简单易懂、个人参与，信息交互、无界限检索，跨平台操作等特点，也使得其自身能够较好的应用于电子文件档案管理系统中。

1.2 B/S结构技术

C/S结构技术是我国很长一段时间计算机信息领域最常用也最典型的计算机结构体系，不过由于其自身存在的适用范围小、兼容性差、不适用于不同的开发工具等特点，B/S结构技术才是我国的当下计算机信息领域中的主流。B/S结构技术通过对C/S结构技术的改进，将以往的客户端变为了浏览器，这就使得电脑负载大大简化、系统维护工作量大大降低，这些特点使得B/S结构技术已经受到了我国广大民众的肯定。

1.3三层架构体系

在本文所进行的电子文件档案管理系统的设计与实现研究中，笔者选择了微软所推荐的由上中下表示层、业务逻辑层与数据访问层的三层架构体系，这种概念上将整个系统分为三层的逻辑概念分法，使得客户端与数据库不直接产生联系，而是能够通过业务逻辑层建立连接，实现与数据库的交互、值得注意的是，这一三层架构体系存在着增加中间环节而导致的系统性能降低等特点，这一特点需要引起我们重视。

二、电子文件档案管理系统需求分析和开发流程

2.1电子文件档案管理系统需求分析

结合某市档案管理局的实际档案管理情况，笔者为这一电子文件档案管理系统设计了系统登录模块，个人设置模块，档案管理模块，系统管理模块等四大模块，结合这些模块我们就能够了解到这一系统对系统的登录、个人信息的完善、信息化档案管理、系统管理等方面内的需求，而操作简单、易学美观、系统易维护等操作方面的需求也是这一系统的需求。此外，严格控制权限范围、强加数据保护功能、监控用户操作信息等三点是这一电子文件档案管理系统对于安全提出的需求。

2.2电子文件档案管理系统的开发流程

结合上述电子文件档案管理系统的需求，我们可以确定这一系统的设计与实现需要严格遵循实用性、稳定性、安全性、长远性等四方面原则，而结合这四方面原则笔者就能够将整个系统的开发分为档案收集、档案制作、档案归档等三个部分。具体来说，档案收集主要通过接收档案、整理分档、下发到部门、制成电子档案、提交保管处等流程实现;而档案制作则需要依次通过保管处接收电子档案、分类著录、与纸质文档核对、确认保存等流程实现;档案归档步骤包含的内容较多，检测鉴定、归档整理、编写归档说明、存入光盘、复制光盘、光盘标识等都属于其开发流程。值得注意的是，如果档案进行了更新等步骤，整个归档工作就需要重新展开。

三、电子文件档案管理系统开发设计

3.1系统主要模块设计

为了能够较好的完成这一电子文件档案管理系统的开发设计，笔者将这一系统主要分为了系统登录模块、个人设置模块、档案管理模块和系统管理模块等四大模块，其中系统登录模块主要负责检验登陆系统用户信息与不同用户权限的给予;个人设置模块主要负责个人信息设定和密码修改;档案管理模块负责档案著录和编辑、档案资料查阅、数据管理;而系统管理模块则负责重置系统原始信息。

3.2权限管理设计

为了保证这一电子文件档案管理系统具备较高的安全性与可靠性，笔者为不同用户准备了系统管理权限、档案库管理权限和普通权限等三种权限，其中系统管理权限是整个系统的最高管理权限，这一权限可以管理整个系统的所有功能;而档案库管理权限则属于中级管理权限，具备借阅审批、档案审核、档案修改、档案删除、档案归档等权限;普通用户会获得普通权限这一整个系统的最低权限，这一权限只能进行档案查询，档案借阅，档案归还等操作。

3.3数据库设计

本文所进行的电子文件档案管理系统设计与实现应用了SQLserver数据库技术，而通过这一技术形式，笔者建立了著录信息表、用户权限表、用户登录信息表等数据表。在这一电子文件档案管理系统的具体设计中，笔者确立了用户数据、部门数据、档案数据、档案库数据等四方面的实体，并将整个系统的数据架构分为了表示层、业务逻辑层、数据访问层三层，这三层分别负责系统和用户的之间交互、用户操作要求处理与数据提取以及对数据的增添、删除、修改、查找。而在这一数据库设计的数据表设计中，查阅信息表、用户权限表、著录信息表是这一数据库必备的数据表，三种数据表依次包含系统管理员、著录、数据备份、数据删除;系统管理员、普通用户、用户名、密码;文件名，并列名，责任者等信息。

四、电子文件档案管理系统实现

4.1系统登录模块的实现

对于整个电子文件档案管理系统来说，系统登录模块是进入系统的第一步，这里笔者参考了经典的登录模块设计思路，使用者需要设定自身的登录名，职位，联系方式，操作权限完成注册，这样才可以输入账号、密码、验证码进入系统。值得注意的是，注册账号环节输入的信息必须保证真实有效才能完成账号的注册。

4.2个人设置模块的实现

个人设置模块仍旧采用我国主流的个人设置模式，由于姓名，职务，性别，年龄等信息会受到系统的验证，所以这一个人设置模块将主要负责管理员权限的授予与登录密码的修改。

4.3档案管理模块的实现

在档案管理模块的实现中，这一模块需要实现档案的整理、利用与管理，介于篇幅原因，笔者只对档案的利用进行详细论述。档案的利用主要通过用户输入关键字完成档案检索后，自动提交相关档案信息实现，笔者还为其设计了一项或多项关键词查询功能，这就使得其能够更好的应用于档案利用服务中。

4.4系统管理模块的实现

系统模块由权限管理、基础数据、系统工具、系统样式等四个模块组成，笔者为权限管理选择了分组模式进行权限分配的模式，这样就能够较好地实现权限分配，避免泄密等問题出现。

五、结语

综上所述，电子文件档案管理系统在我国企业和政府机构档案管理工作中的应用十分广泛，加强对电子文件档案管理系统的优化设计，是保证档案管理安全性、高效性、可靠性的重要手段。在电子文件档案管理系统的不断应用发展中，必须加强其规范化、一体化的发展，进而全面地提高我国电子文件档案管理系统的工作水平。

参考文献：

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