档案管理的信息化建设研究

摘要：档案的管理水平是体现各单位发展基础资源的重要参照，随着时代的快速进步，我国档案的管理水平技术也在快速发展，运用现代信息化的档案管理可以有效加强档案管理工作，本文将对于档案管理的信息化建设进行探讨，分析其存在的问题以及所解决的方案。

关键词：档案管理;信息化;档案建设

分类号：D922.16

前言：档案管理的信息化建设对于档案管理有着积极重要的意义，但是目前，我国对于信息化的档案管理仍存在一些问题，相关部门对于信息化以及数字化的先进管理模式仍不够重视，整体的档案管理水平还有待提高。

一、档案管理的信息化建设的意义

信息化，已经成为了当今社会的主旋律，并应用到各个方面中，对于档案的信息化建设，可以有效降低档案的管理难度，方便快速查找。原有的纸质档案，占用空间大，且由于缺少专人打理，很多积压多年的档案逐渐破损，当需要查找时，既花费时间，又有可能得不到有效的资料。通过现代信息化建设的电子档案管理就有效避免了以上问题的出现，相关机构在为人员办理业务时，可以直接从数据库中通过“姓名查找”“输入身份证号码”等方式，对人员档案进行提取，节省了大量的时间与工作量，提高服务效率和水平[1]。目前，各单位已经开始重视和发展档案管理的信息化建设进程，虽然需要投入人力以及财力，但是改善以及升级成现代化的信息化档案管理对于各单位发展有深远的影响。

二、档案管理信息化建设中存在的问题

1、对于档案的信息化建设了解不足

随着信息技术的飞速发展，人们对于传统的繁琐、老旧、复杂的档案管理已经逐渐抵触，并渴望将信息化这一符合时代发展规律的先进技术融入到档案管理 与建设中来，对此，转变以往的档案管理方式就显得尤为重要，但是，很多单位以及管理者并没有看到这一层次，其仍然认为档案管理工作只是做做样子，以往的模式就足够满足人们的需求，这些落后的思想是阻碍信息化档案建设的主要原因。

2、档案管理水平不够规范

虽然目前已经有很多的软件都可以进行档案的管理，但是，对于信息化的建设档案管理，只有很少一部分可以使用，且鱼龙混杂的软件，对于查找、处理档案都未形成统一的标准，其效果可能还没有传统的查找效率快。因此，制定统一、规范、符合生产需求的统一标准是必要的工作。制定规范的统一标准的目的在于，方便查找，降低了重复率以及错误率。目前，还有部分的档案与经营管理出现脱节的问题，对于档案信息与其他部门之间的信息交流的衔接性不能协调一致。同时，档案管理人员的业务水平有限，很多管理人员未经系统的培训，导致在工作过程中出现很多纰漏，并存在服务态度差的现象，影响个别员工办事效率。

三、档案管理信息化建设的措施

1、建立完善的统一标准以及增加资金投入

建立健全统一、规范的信息化档案管理建设，可以有效提高员工的办事效率，加强员工团结性与协调性。对于信息化档案建设与管理，各单位需要增强其规范性与科学性，并制定完善的科学管理规范要求，确保从各个环节中，对档案的管理可以做到无缝衔接，在录入以及查找过程中，可以迅速、准确、高效的进行工作。另外，对于资金的投入，各单位不要吝啬，对于信息化建设的软硬件都要达到符合人民意愿的规范，引进先进的人员以及设备，如：扫描仪、智能识别机器等，可以有效实现图片、文字甚至是人脸的比对以及资料的转换，并进行合理利用，做好数据库对接工作，提高员工与民众的办事效率和时间。

2、提升档案管理人员的专业素养

档案管理中，负责管理档案的工作人员的整体素质以及专业性的知识对于相关部门的档案管理质量都有重要影响，因此，提升管理人员的整体素质尤为重要。对于管理人员的选择方面，需要选择专业知识强，且具备一定的相关工作经验，对于日常的档案的整理与存放等技能需要熟练掌握并对于利用计算机技术进行网络管理以及对于计算机的操作能力，都要进行考察[2]。另外，在日常的工作中，相关部门需要对其进行科学、规范的培训工作，增强其业务处理能力以及服务态度，切实保证人民可以放心、舒适的进行档案的报备与管理工作。

3、注重信息管理安全

信息安全问题已经成为了在现代化的网络环境中的最重要问题，对于信息安全的保护，需要管理人员必须熟练掌握信息化档案管理建设流程，并做好日常的巡视与检查工作，确保在信息的采集、处理、档案的录入等环节做到正确、科学的操作规范，避免产生错误行为。领导以及相关部门可以适当的建立奖惩机制，对于表现优异的管理者进行表扬并给予物质奖励，调动员工积极性，使员工怀揣热情饱满的工作态度进行工作，事无巨细，查缺补漏，不放过任何一丝一毫的安全隐患。

结论：档案管理工作，需要顺应时代，融入现代化的信息技术进行档案管理工作，是新时代下最有利于企业发展的有效途径，对于增强工作效率，提高各单位业务水平，为各单位的稳步前进提供强大的助力效果。

参考文献：

[1]卫洁.图书馆档案管理信息化建设存在的问题及完善策略[J].兰台内外，2021（13）：7-9.

[2]张卫.探析新形势下医院档案管理信息化建设的创新思路——评《现代人事档案管理》[J].中国油脂，2021，46（04）：171.

簡介：范瑶，1980年12月生，女，云南昭通人，汉族，中职（档案系列），大学本科，（从事档案管理工作）。

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