齐云
摘要:俗话说,“没有规矩不成方圆”,所以,生活中的“规矩”至关重要。近年来,由于国家对事业单位的重视,我国一些事业单位正在经历着不断改革。我们要怀着“期望”的目光,去观察这些事业单位会给国家带来什么样的“惊喜”。如果想要最大程度上发挥事业规范化管理的作用,那么首先需要,对事业档案进行规范管理,只有这样,才能让事业内部的事务都“井井有条”,让事业更好地运行。而这篇文章,将给一些读者带来一些相关的建议。
关键词:事业单位;档案规范;规范管理;创新发展
中图分类号:G270.7;D630.3
前言
事业单位,设立档案规范化的原因,就是为了保存本事业单位的真实发展资料。它不但保留了本单位的历史发展信息,而且还包含着该单位中员工遇到的问题,以及相关问题的解决方法。档案管理,换句话说,就是对本事业单位全部信息的汇总。同时,它必須保证信息的真实性和完整性,如果连这些信息资料,最基本的性质都无法保障,那么这个事业单位距离“破产”已经不远了。在现代社会中,就算是事业单位,也需要数据保真与“高科技”进行有机结合。
一、目前事业单位中档案规范化管理存在的一些问题
1.档案管理意识不高
事业单位,本来就是我国政府部门的一个附属部门,它负责的区域大多为我国的公共事业,而国家政府部门,每天需要处理的文件都会超乎我们的想象。每个部门里面都有着大量的工作人员,而这些工作的人员虽然人多,但是,他们的工作量更大。这样一来,难免会忽视一些档案的管理,这样就会导致,一些重要的信息无法被整理回收到原本的档案中,也可能会把一些原本不重要的档案,存放在重要的档案中。这样一来,就会造成一些信息的混乱,给事业单位发展,带来一定的阻力。所以,这些相关人员的档案管理意识,有待提高。
2.档案管理人员的专业能力相对较低
上面曾提到过,事业单位工作量相对较大,而相关的工作人员就算“多”,也无法满足工作的需要。所以,当这些工作人员不能忙活过来的时候,就需要从其他部门调取一些人员,来帮助这些相关的工作人员造成他们想要完成的任务。这样一来,其他工作部门的工作人员,对该部门的工作不甚了解,而且,这些人员往往是忙完自己手上的工作才过来帮的忙。所以,这些工作人员的精力,往往不足以支撑他们接下来的档案管理规划工作。另外,还有一些事业单位,并没有对这些相关的档案管理人员进行相关的技能培训,只是让他们独自观看老员工的工作过程,让他们在这样的环境中进行“学习”。所以,他们缺乏一定的专业技能,对一些专业的知识不能够很好地掌握。甚至还有一些相关的“工作人员”,无法分辨哪些资料是重要的,哪些资料是不重要的。也无法分辨哪些文件是否该丢弃,哪些文件该放在哪里。这些“工作人员”,只是认为,把这些档案,放进档案室,不损毁这些档案即可。可他们哪知道,这件工作并不是他们想象的那么简单。档案资料信息,需要存放在一个相对“安全”的环境中,而这些“工作人员”,根本不能注意到档案资料的保护工作。他们不会让这些资料处于一个“安全”的环境中,他们只会让这些资料,在他们不能注意到的地方,慢慢受潮、发霉,从而让这些档案资料的实用价值大大降低。由此来看,这些“工作人员”,不仅缺乏档案管理人员应有的职业责任、意识,而且也缺乏相关的职业素养。所以,相关的事业单位,需要特别注意档案管理人员的任用,否则就会造成档案数目不清晰,交接过程混乱的现象出现。
二、事业单位档案规范化管理的优化策略
1.强化相关管理人员的专业技能
在相关的事业单位中,除去相关的法律法规和一些相关的机械设备,工作人员应该放在第一位。因为,这些相关的工作人员,直接控制着档案资源信息,如果不能让这些工作人员工作做到“极致”,那么就会给还事业单位带来巨大的损失。而如何提高这些工作人员的专业技能?首先,需要事业单位为这些人员提供一些培训机构,对他们进行相关技能的培训,其次,还需要培养工作人员的责任感和使命感,让他们认为,自己工作不仅是为了自己,而且是为了丰富更多的人们需求。另外,还需要培养工作人员的“灵活性”(也就是我们口中的随机应变能力),不仅可以提高工作人员在面对突发事件的处理效率,而且也还可以提高一些档案的保存效率。由此来看,工作人员专业技能培养是非常重要的一件事情。
2.加强一些软件和硬件设施的建设
在当前时代中,最不缺乏的就是“高科技”,如果能够把这些“高科技”与档案储存结合在一起,那么将在一定程度上,不仅大大降低原有工作人员的工作量,而且还可以大大减少还事业单位的保存支出。我们都知道,在传统的档案保存方式中,一般采用的是纸质保存。而我们也知道,纸质一旦长时间停放,不仅会造成纸质破裂,而且还会造成笔迹消褪的现象出现。如果使用电子数据,就可以很好地避开这些现象。电子数据,不仅不需要纸质材料保存那样占据大量空间,而且如果采用电子化的管理,也可以对于一些不必要的过程进行简化处理。电子数据的安全指数也比纸质材料高,传统的纸质材料,如果人们需要就可以进行获取,这样就容易造成信息的泄露。而如果使用电子数据进行加密,就可以避免这一现象。现在有种量子加密技术,这种技术除非是知道密码,否则是不可能破解,所以,该项技术,极大地提高了档案信息的安全性。
三、结语
事业单位中的规范化管理,对于档案管理工作有着至关重要的作用。如果想要事业单位,能够有一个健康良好的发展,那么事业单位中的规范化管理是不可或缺的一部分。只有,从事业内部开始整顿,才能让事业单位有一个良好的发展氛围。
参考文献:
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2034500511277