构建新生态 激发新动能

文｜本刊编辑部

企业采购是一个万亿级的大市场，但传统线下采购方式存在不透明、成本高、效率低等问题。单纯依赖线下采购或单一供应商，没有开展数字化采购寻源的企业，一旦供应链遭遇断供风险，将为企业生产经营带来多重风险。

企业采购流程复杂，涉及繁复的流程以及企业内外利益关联者，牵一发而动全身。一次采购，涉及生产、财务、供应商、合作方等等多个方面。传统采购往往靠“人”来交流信息，历年采购信息、合同信息也都由业务人员掌握。总结来看，传统采购方式涉及流程复杂、部门多、人员杂，过程效率低下；信息分散，因人而变，难以追溯共享；无法前瞻性优化管控，只能事后管理和补救。

建筑行业相对其它行业领域，管理粗放，以项目为主导的行业特征明显。我国的建筑施工企业在采购管理上也存在诸多问题，例如，采购业务透明度不足，采购价格缺少对标依据，采购操作周期不好把控，供应商管理浮于信息表面，采购工作绩效缺乏评价手段等。

大数据分析破难题

随着数字经济时代的到来，企业数字化转型速度进一步加快，与传统采购相比，数字化采购具有降低采购成本、提高采购效率、推动企业转型等优势。

对于建筑施工企业而言，通常情况下采购成本要占资金成本的60-70%。据相关调查研究结果显示，采购环节节省1%,企业获取的利益就将上升3%。采购管理对企业效益提高有明显作用。

近些年来，我国的建筑企业由于自身发展需求，纷纷上马关于采购管理的信息系统，帮助企业更好的进行流程跟踪及数据沉淀，以达到企业采购阳光化和提高采购操作效率、控制采购成本的目的。

电子化的集中采购管理是近年来建筑施工企业拥抱互联网、创新业务模式的一个亮点。我国的大型建筑施工企业近几年都建设了基于企业采购招标业务的电子采购管理系统，一些企业还建设了电子商务平台。通过大数据的手段可以帮助企业进行集中采购的过程管理，包括进行集采物资项的确认以及进行采购比价。

企业内部建设集采中心或物资公司按照既定计划和工作范围对特定物资进行集中采购，以适应于大型建筑施工企业，可以有效的管控采购价格和采购供应量，有利于企业内部协调及资金调配。

集中采购即按照集采名录范围，对范围内物资进行集中采购。而在具体操控过程中，又需要对需求计划进行整合，分辨采购物资种类、需用时间、供应地点，进行需求计划合并，形成集中采购。

通过集中采购需求进行集中采购的操作核心是企业的采购部门需要准确的掌握各个需求计划的关键信息，如采购物资、需求时间、供应位置、以及定价方式等。同时，执行集中采购需要三方面数据，包括企业所采购物资进行统一的数据格式设置；采购计划中对于所采购物资的需要时间；所采购物资需要在统一供应区域范围内。这三方面数据进行加工处理，所得到的结论就可以指导进行物资的集中采购。

通过企业的集采管理系统，可以记录历史采购数量，并且系统中对于采购物资项有物资编码作为支撑，因此可以获取“采购频次最多物资类别”“采购金额最大物资类别”“采购需求量最大物资类别”，从而帮助企业采购业务决策层进行判断，在下一个管理周期内，应该把哪些物资品类纳入集中采购名录内，实施集中采购。

众所周知，企业的集采中心不可能同时负责所有物资的采购，而哪些物资进行集中采购，通常是通过人员的主观经验，通过信息化手段，利用企业所搭建的集中采购管理系统可以把企业的历年招标频次按照物资种类进行自动梳理，从而为新的一个集采周期确定物资种类。

创新性应用现实效

企业数字化采购并不是简单的从线下搬到线上，或者一次简单的系统迭代升级。而是能够为企业提供更广阔的视角，以降低风险、提高合规性，最终有效管理采购部门可管控的支出预算，帮助企业大幅提高采购效率、降低采购成本。还可以通过人工智能、大数据等技术手段，为采购人员提供业态洞察与数据分析，从而帮助专业的采购人员做出执行决策的过程。

大数据对企业进行数字化采购管理起到很好的帮助，尤其表现在数字化评标功能的应用上。通过数据显示实现经济标评标是信息化进行采购管理的核心优势之一。通过企业历史数据所形成的大数据能帮助企业进行经济标评标，对采购工作效率提升及成本把控起着非常关键的作用。

民营投资的项目在进行项目招标时会对各家投标单位的投标文件进行逐一检查，找出报价中的不合理项，价格明显偏高项需要谈判；价格明显偏低项则要考虑自身的招标文件是否有描述错漏的地方，以防后续变更较大造成成本超支，最后会综合投标人的情况选出合理中标人。

实际上在这个过程中面临诸多问题，例如每家投标单位逐条检查报价清单，工作量较大，且民营投资项目有很多招标文件为excel 格式，各家单位表格格式不统一，针对投标文件中的复合性检查也比较繁琐。而当碰到不熟悉的项目招标时，招标控制价做的水平不高，为了防止投标单位之间的串标现象，需要外部数据进行参考。

电子化经济标评标基于三个个方面来进行：首先是当前招标过程中，各家供应商的报价；其次是基于本企业先期对于本次采购物项的价格积累的“标底价”；最后是基于行业数据的参考价格。

回标分析工具会根据用户的表格格式结合计算机语义识别技术自动识别投标文件中的报价数据，并将多家投标文件合并找出最高最低项、偏高偏低项以便用户查看，并能对投标文件进行复合性检查。通过对投标清单的整理、检查生成询标问卷，方便用户与投标方后续的跟进。通过这个环节的改善，企业从以往清标需要两到三天时间缩短为只需要半天时间，大大提升效率并降低人力成本。

采购电商平台助力企业降本增效

对于拥有大量数据积累的建筑企业而言，当前的竞争要点之一就是数据争夺，如何更好地利用大数据，如何将大数据与采购和供应商管理结合在一起，已成为企业管理应重点关注的问题。

湖南省工业设备安装有限公司（以下简称“湖南安装”）隶属于湖南建工集团有限公司，创建于1958年，是国家大型综合施工企业，国家高新技术企业。具有机电工程、建筑工程、市政公用工程、石油化工工程四项施工总承包一级资质；冶金工程、电力工程施工总承包二级资质；建筑机电安装工程、消防设施工程、钢结构工程施工三项施工专业承包一级资质；同时具有锅炉安装维修一级资质；B 级起重机械安装维修资质；承装（修、试）电力设施二级资质。

面对国内外复杂严峻的环境以及较大的经济下行压力，在“降速提质”“三去一降一补”大背景下，建筑业总体市场需求减少、企业之间市场竞争更加激烈、市场萎缩逐步显现，产能过剩问题仍待解决，总产值增速放缓，建筑业增加值在GDP 中的占比不断下降，建筑行业进入下行通道。建筑企业的利润率在3%左右，相比其他行业利润率低下一直是建筑业长久以来的痛。而湖南安装的利润率不到1.5%，公司为了对应行业经济环境下行，日趋激烈的建筑行业竞争环境，为了经营开源，项目多数以低成本中标。

因此中标后如何控制项目成本，把控项目资金风险成为项目管理的重点内容。项目成本中的采购行为材料、劳务、机械等，大约占了整个成本的80%，是项目成本的重要组成部分，如何降低采购成本，提高采购效率成为项目节本增效的重要突破点。同时互联网+和“营改增”带来的冲击，也要求建筑行业尽快利用数字化手段，将采购与后期的物流、资金支付、税务管理相结合，控制项目税务成本。基于此，湖南安装进行集中采购电商平台建设工作，探索建筑材料、工程、分包招标采购管理阳光化、透明化以及数据清晰化、可视化的道路，以此降低采购成本，增加企业利润。

企业进行经济标评标是招标过程把控成本的重要一步，但由于进行采购时，供应商报价格式不统一，所得到的投标文件在进行清单汇总数据时就非常困难，往往只能进行总价比对。通过信息化工具进行投标文件横向比对，再加上企业历史数据就构成了经济标清单评标的矩阵化分析，有效跨越时间和组织壁垒进行价格对比，从而为评标人员提供了更多的信息支持与帮助。

湖南安装在2015年启动了企业“集中采购电商平台”的建设，业务流程覆盖范围从主要完成需求计划管理、采购计划管理、采购任务分配、采购方案选择、采购招标过程、采购合同管理，完整的采购寻源环节。

在其中的采购招标过程中，完整覆盖招标公告、公告报名、资格审查、招标文件发布、在线答疑、电子开标、电子评标、电子竞价、定标审批、公告发布等全环节。其中电子评标环节分为经济标评标和技术标评标，经济标中进行的清单对比。

系统建设过程中梳理了企业的“物项编码”，物项编码是指企业针对需要购置的物资项赋予数字编码，以便在查找时可以方便进行统计。湖南安装共计梳理的物资采购范围的50 万项物资编码，涵盖企业内部的全部物资应用。

物资编码的应用主要在经济标清单上，一方面，在进行采购时，经济标清单由于应用了物项编码，每家投标人均是按照相同的格式进行投标报价，在评标时就可以形成横向的价格汇总清单。另一方面，在应用物项编码的基础上，应用集中采购电商平台，所采购的物资可以进行价格积累，每项物资下的历史价格可以形成该项物资的价格库。

采购价格居高不下，企业利润上不去一直是困扰企业发展的一个问题，通过矩阵化的价格数据汇总，给予企业在评标时有效的数据支持，这对湖南安装的采购成本管控起到了很好的效果。

具体采购应用过程，标书清单编制及发布。在线按照“物资编码”进行招标清单的编制，每类物资都进行记录，供应商可以按照标书清单进行在线报价。

历史价格积累。采购历史价格库中，按照物资编码情况积累的企业采购的历史数据及报价情况。

矩阵化清单价格评标。供应商在线报价结束后，电子化投标清单可以实现汇总。报价对比包括当前投标供应商的横向报价对比；单家供应商对于本次投标的降价走势；企业历史采购当前物资项的价格情况，即系统利用索引当前采购物资的历史价格及本家供应商的历次报价。

一般的软件工具只能处理当前采购的价格对比，但解决不了跨越时间和项目的数据整合。利用了大数据技术的集采系统可以有效跨越数据鸿沟，帮助企业在定标过程中更好的掌握价格走势，判断采购价格合理性。

集中采购系统的成功上线实施，在湖南建工集团内部树立了榜样，兄弟单位湖南省第六工程有限公司组织人员两次到企业学习集中采购电商平台的应用。在建工集团第四次BIM 大会上，向建工集团内部其他单位和80 家外单位展示了集中采购电商平台的应用成果。湖南建工集团总公司对湖南安装应用成果给予了高度赞扬，要求集团其他兄弟单位学习借鉴，将应用扩展到整个建工集团。同时以此为契机，与物流公司和金融机构合作，打造湖南建工集团企业电商。同时，通过湖南安装的集采电商平台应用，评标结果通过电商平台进行发布，得到投标供应商的认可，在社会中也获得了很好的口碑效应。