基于信息技术的档案管理工作创新

王瑞芳

摘要：本文通过分析应用信息技术创新档案管理工作中存在的问题，提出了创新档案管理的工作方式，阐明了档案管理工作创新的措施，提出应重视基于信息技术的档案管理工作创新，充分发挥现代信息技术的先进性和价值，推动管理技术和方式发展，发挥档案管理的服务职能，提高档案信息服务质量，促进档案管理水平的提升，保证经济社会协调快速发展。

关键词：档案管理   工作创新  信息技术  档案信息

Abstract： In this paper， by analyzing the problems in the application of information technology innovation archives management， it puts forward the work mode of innovative archives management， expounds the measures for innovating archives management， and puts forward that we should attach importance to the innovation of archives management based on information technology， give full play to the advanced nature and value of modern information technology， and promote the development of management technology and methods. Give play to the service function of archives management， improve the quality of archives information service， promote the improvement of archives management level， and ensure the coordinated and rapid development of economy and society.

Key Words： Archives management; Work innovation; Information technology; File information

在檔案管理中，信息技术的应用十分广泛，促进档案信息化数字化进程，要创新科学管理方式和方法，档案数字化管理在促进经济社会发展中具有举足轻重的作用。信息技术是推动档案管理质量提升的核心动力[1]，合理应用信息技术可有效减少档案管理风险，实现档案信息资源高效共享，节约人力资源，深入挖掘档案信息的应用价值[2]。为了更好地做好档案管理工作，必须更新观念，顺应科学技术的发展，合理运用信息技术，开拓创新、推陈出新，破除因循守旧、墨守成规的思想观念，在实践中大胆探索，创新档案管理工作。管理部门要不断优化档案信息资源，打破部门管理壁垒，健全利用机制，提高档案信息服务质量[3]。

1档案管理工作创新的问题

1.1服务方式无法满足需求

为了促进经济社会发展，档案利用者的范围逐步扩大，例如，传统服务方式不变革势必不能满足利用者对档案信息的需求。目前，很多基层单位的档案信息管理模式和服务理念停滞不前，没有充分认识到档案信息的作用，档案信息服务针对性不强，不能很好地服务于档案信息利用者。

1.2档案管理工作规划缺乏

档案管理工作除常规工作内容外，还必须做好档案管理设计、档案信息资源管理等繁杂的内容。管理人员必须依遵照相关法律法规和单位实际情况及管理过程的具体规划，保证各项工作的顺利完成。档案管理工作规划缺乏可以影响档案管理工作的有序开展，究其原因表现在：诸多不确定因素存在于档案信息化管理过程中;人力、财力、物力投入不足，资源缺乏，导致档案管理方案不能完全满足法律法规要求。

1.3档案信息资源共享程度不够

基于信息技术的大数据时代要求档案信息资源共享，档案私有观念在有的管理部门仍然存在，对档案资源共享认识缺乏，浪费各种资源。因此，需要档案管理者必须更新管理理念，在公共管理平台及时上传符合共享条件的档案信息，设定不同利用者访问权限，实现档案信息资源的科学管理。

2创新档案管理工作方式

2.1创新思想观念

档案管理部门有必要充分利用信息技术来开展档案管理工作，充分发挥现代信息技术的先进性和价值[4]。在档案管理工作中，应将传统档案管理模式转变为信息化管理模式。创新档案管理工作不仅体现在工作模式，更要在思维上得以充分体现，摆脱传统档案管理模式的束缚，合理运用信息技术，不断改变思维，做到与时俱进。

2.2创新档案管理体制

善于利用信息技术，实现集中统一管理档案信息，加大档案信息管理系统建设，统一档案管理系统软硬件，部门服从整体，做到集中管饭管理。

2.3创新服务手段

档案管理工作本身具有服务的性质，在信息技术条件下档案管理工作服务内容和方式发生的变化具有广阔的创新空间。只有在以人为本的理念下创新服务手段，才能为用户提供便利，高效、便捷地提供信息查找、搜集等服务。

上传与收集电子文件，要高度重视电子文件的自动上传与收集，利用计算机技术实现自动归档，不断提高文件管理的效率。

树立良好的档案信息服务理念是服务创新之首。信息系统快速发展和应用，应讲求提供主动服务，时刻保持档案信息来源和需求的高度敏感性，动用合法手段获取和搜集信息，深入调查利用者需求，有计划、有条理地整理加工转化电子资源信息，制作成可利用的档案信息，提供更优质的服务。

在线服务。传统档案服务流程复杂，需要耗费大量时间，效率较为低下，必须推广在线服务。在线服务是档案管理信息化的重要组成部分和服务的重要体现，为满足利用者对档案信息的需求，必须将在线服务有机融合到档案管理过程中即通过互联网就能获取所需档案信息，服务更加高效而便捷。

2.4创新服务领域

档案管理要与时俱进地拓展服务领域，增加服务覆盖面。做到档案资料精准针对，广泛覆盖，享受档案信息管理服务。

要充分考虑利用者对档案信息的需求，切实提供有效平台以供使用和利用。在设计档案信息应用系统功能模块时，要全面考略档案管理的相关业务工作。需求者使用和利用信息时，应高效、快捷地找到档案信息。信息利用平台应能简单、快速地获取信息，将繁杂的信息过滤掉，并体现档案工作的主动服务;应调查利用者对档案信息的需求，建立以先进技术为基础的易储存和易查询的档案信息产品。

3基于信息技术的档案管理创新

在信息化背景下，科学技术的发展要求管理部門和管理人员必须改革传统管理方式，在一定限度内创新和优化自身工作现状[5]。应结合信息技术创新发展的背景条件，从技术性工作角度制定档案管理工作改进策略[6]。

3.1创新档案管理理论基础

要充分挖掘和有效利用档案信息资源，从科学性、实用性、完整性的角度出发，对传统档案管理理论进行重新审视、定位、继承和发展;要研究档案管理的现代化;开展融入信息技术后的电子档案及纸质档案无纸化的理论研究。要处理好传承和创新的关系，要重视学习，善于借鉴与总结，积极应用相关成果，善于总结积累实践经验。

3.2创新档案管理制度

现行档案管理制度尚不能不适应当代档案管理工作，在制定相应档案标准和规章制度时，应考虑以下两个问题。一是法规和规章制度。因其具有强制性，要求各单位与部门必须执行，不仅是档案部门要执行单位与部门全体人员都要执行。二是所存在的推荐性标准。单位与部门是自我完善与自主发展的主体，单位与部门根据实际情况，有权也有必要制定适合自己业务特点的相关规定，不要生搬硬套，应鼓励创新并执行档案标准。

3.3档案库存信息化管理

档案资料库存管理信息化，要解决利用者和管理者在档案借还过程中需要登记、签字的烦琐过程，要建立档案信息化管理系统，添加唯一标识在每一份档案资料条目录入过程中。可使用RFID技术，快速、准确地借还档案资料。RFID技术即射频识别技术，具有适用性、高效性、独一性和简易性的特点。借助该技术可进行非接触式数据通信，对唯一标识的档案资料进行自动识别，并同时实现数据交换。该技术标签的信息存储量大，具有较广的检测和较快的识别速度。RFID技术比条码或二维码标签标识优势突出，可用于档案库存查阅和安全控制[7]。

3.4改进档案信息获取方式

借助信息技术改变信息传递方式是解决传统获取档案信息的根本，利用者藉此可获得满意体验。除密级档案仍需采用传统方式借还外，使用电子文件进行信息传递，利用者通过互联网或网络即可获取需求的档案信息资料，显著降低利用者路途奔波和时限，且提高了档案利用效率。

3.5重视档案信息资源共享

在信息资源共享背景下，具有较多的条件和机遇实现档案共建共享管理较多[8]。创新档案管理工作，必须构建基于信息技术的档案信息资源共享平台，实现搜集和整合数据内容，创设有利于档案信息科学、规范管理的环境。在构建共享平台过程中，必须创新档案管理理念，不能沿用既往档的案管理理念，使档案信息利用不受时空限制;要树立与时俱进的科学发展观念，将档案管理工作与信息技术紧密结合，实现档案信息的科学规范管理;要建立档案信息管理数据库，不断完善持续优化档案信息管理和共享平台。

4结语

档案管理对促进经济社会发展具有重要地位，档案管理是有效利用档案信息资源的重要基础。只有创新基于信息技术的档案管理工作，才能推动管理技术和方式发展，才能更好地发挥档案管理的服务职能，促进档案管理水平的提升。

参考文献

[1]付贺.信息技术支持下的档案管理工作探究[J].科技资讯，2021，19（19）：23-25.

[2]李雯娟.档案管理的信息化发展趋势[J].办公自动化，2021，26（18）：56-57，22.

[3]徐丹丹，方鸣.城市精细化治理逻辑下档案信息赋能路径探究[J].北京档案，2021（8）：15-18.

[4]马佳.信息时代档案管理工作的实践与创新浅谈[J].作家天地，2021（17）：105-106.

[5]席敏.信息化背景下档案管理工作存在的问题及优化措施[J].中小企业管理与科技，2021（6）：5-6.

[6]王亚琴.信息技术在档案管理中的应用探究[J].兰台内外，2021（21）：54-55.

[7]颜丙东.浅析射频识别技术在档案馆中的应用[J].卷宗，2019，9（2）：58.

[8]张岩.机关档案管理共建与共享研究[J].兰台世界，2021（6）：104-106.

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