医院档案工作的规范化管理探讨

王会娟

摘  要：现阶段，随着我国社会发展水平不断进步，国家对各个行业的发展提出了更高水平的要求。医疗行业在促使社会平稳运行，保障人民群众生命健康中发挥着相当重要和不可替代的作用，医院管理是医院工作的重难点，档案管理工作是其中的关键环节。医院档案工作的规范化管理，是医院提高自身管理水平的必然要求，也是提升医院医疗水平的客观要求。本文将围绕“医院档案工作的规范化管理”这一话题进行研究和探讨。

关键词：医院  档案  规范化  管理

中图分类号：R197.3

Abstract： At present， with the continuous progress of China's social development level， the state puts forward higher requirements for the development of various industries. The medical industry plays a very important and irreplaceable role in promoting the stable operation of society and ensuring people's life and health. Hospital management is the key and difficult point of hospital work， and archives management is the key link. The standardized management of hospital archives is not only the inevitable requirement for the hospital to improve its own management level， but also the objective requirement to improve the hospital's medical level. This paper will discuss and study focusing on the topic of "standardized management of hospital archives".

Key Words： Hospital; Archives; Standardization; Administration

医院管理水平提升并不是一件一蹴而就的事情，这是一个漫长的过程，在发展过程中难免会出现问题，医疗改革针对过去医院发展过程中存在的这些问题进行革新。医院档案管理是医院管理工作的重点，现阶段我国医疗事业发展已经进入到一个新的时期，过去的管理方法已经与当下医疗改革趋势格格不入，医院要更好的发展，就必须要坚持医疗水平与管理水平共同提升。

1医院档案工作的规范化管理的重要性

当下我国医疗事业发展已经进入到一个新的阶段，在这一阶段，随着新医改的进程不断加快，国家和医院自身都对医院发展提出了新的要求。提高医院档案管理水平，推进档案管理信息化规范化进程是新医改的主要工作内容。

医院档案是医院医疗水平的体现，也是医院未来医疗事业发展的依据，只有提高对档案管理工作的重视程度，发现档案管理工作中存在的不足之处并及时进行改正，档案管理工作才能够满足医院发展的要求，这是医院提高自身管理水平的必然要求，也是提升医院整体水平的客观要求[1]。

2医院档案工作的规范化管理中存在的问题

2.1档案管理人员素质不高

尽管大部分医院都设有专门的档案管理室，但是实际上医院对于档案管理工作并不是非常重视，很多档案管理人员只是“兼职”，其在医院还要负责其他工作，因为很多医院档案管理人员的综合素质都不是非常高，缺乏档案管理意识和专业的档案管理能力，更谈不上规范化档案管理。档案管理人员是档案管理工作主體，工作人员综合素质差，档案管理的质量以及效率自然很难得到保障[2]。

2.2未构建科学合理的制度

严格的档案管理制度是规范化档案管理工作的基础，但是当下大部分医院并没有专门针对档案管理设立的制度，这就使得档案管理人员在工作中因为没有制度约束，容易出现工作不认真，未按照规范化标准标准工作等问题，没有具体的制度规定，在进行考核以及评比的时候没有可以依据的标准，会导致工作人员在档案管理过程中出现问题[3]。

同时，因为档案管理工作没有严格的制度要求，工作没有具体的标准，工作人员在工作进程中既没有外在制度的限制，同时也没有内在标准的要求，这使得工作人员在身兼数职的时候，只是将档案管理工作作为一个形式化内容，对于这份工作的重视程度并不是非常高，这使得档案管理工作成为了一个摆设，工作人员缺乏工作热情，自然不会对这份工作用心，因此档案管理规范化进程一直难以推进[4]。

2.3档案管理硬件设施存在问题

医院当下进行档案管理主要有2种方式，一种是线上管理，另一种是线下管理。两者在管理设施中出现问题一方面是因为医院并不是非常重视档案管理工作，另一方面是因为医院在档案管理中投入资金不足，难以支撑规范化标准化的档案管理工作。线下，档案室的温度以及灭火设备都无法满足日常档案管理的需要。线上，医院并未建立完整系统的档案管理信息系统，也未对信息系统进行及时更新以及检查，这使得医院档案信息管理系统经常发生各种各样的问题，导致医院档案管理规划化进程受到阻碍[5]。

3医院档案工作的规范化管理策略

3.1提高管理人员综合素质

档案管理人员是医院档案管理工作的主体，档案管理人员的档案管理水平基本上决定了医院的档案档案管理水平，要提高档案管理人员的工作能力以及工作水平，医院需要加大对于档案管理人员的培训力度，培训主要应该包含以下两个方面：首先，医院需要提高管理人员的档案管理知识以及档案管理能力。档案管理工作是一件专业性非常强的工作，需要专业性非常强的档案管理人员，因此，医院要定期进行档案管理知识培训以及讲座，如果条件允许的话，可以聘请档案管理专家来医院进行培训，通过培训，要强化档案管理人员的规范化意识，帮助档案管理人员发现档案管理工作中存在的不足之处并进行改正，确保档案管理人员不会因为知识原因出现大的工作错误[6]。

其次，随着我国科学技术迅猛发展，信息技术已经渗透到各行各业的发展过程之中，医疗行业也不例外。信息技术与档案管理结合是当前我国档案管理行业发展的大趋势，医院要提高自身档案管理水平，就必须将信息技术与档案管理相结合，这也就意味着传统档案管理人员的档案管理能力已经不适应当下的档案管理趋势，现阶段医院档案管理人员不仅需要具备传统的档案管理知识以及档案管理能力，还需要充分掌握信息技术，将信息技术与档案管理工作进行融合，提升档案管理效率以及质量[7]。

最后，医院需要提高医院档案管理人员的规范性档案管理意识，医院档案管理工作是医院管理工作的基础，因为医院档案管理工作范围非常广，不仅包含医院工作人员档案，还包含病人档案。这些档案无论对于医生治病还是医院提高自身医疗水平来讲都有一定的积极意义。档案出现丢失或是档案出现错漏会对医院工作造成很大影响。医院在日常培训中要提高对于档案管理意识的重视程度，需要将培训工作与《档案法》相结合，进行统一的规范化处理。填补档案管理人员在法律以及内容方面的空白，确保档案管理工作能够按照制度以及标准不断推进[8]。

3.2构建完整的制度体系

科学合理的制度是确保医院档案管理工作能够实现规范化发展的基础，制度是保障档案管理工作的最后一道防线，如果制度设置不合理，或是在实际管理并未按照制度进行管理，档案管理工作就会出现很大问题，制度主要应该包含以下几个方面：一方面是医院需要设置“个人责任制”，将责任落实到每一个科室每一个具体的负责人头上，设置这项制度的目的既是为了给予档案管理人员适当压力，激发其工作积极性，也是为了在问题真正发生的时候，能够确保在最短时间内找到相关的具体负责人，发现问题根源，及时对问题进行解决，减少不必要的损失[9]。

另一方面是医院需要设置严格的奖惩制度，这一制度需要深入贯彻“公平公正”的理念，医院需要构建公平合理的制度分配体系，以岗位难度以及工龄这些硬性标准为基础评定指标，以工作人员的工作表现作为附加评定标准。对于档案管理工作水平突出，表现优异的工作人员，医院需要给予适当奖励，激发工作人员工作热情，在这个过程中医院需要特别注意，奖励不仅应当体现在精神层面，还应当体现在物质层面，这样才能够确保工作人员在工作中能够真正认真积极的对待这份工作。对于工作态度不认真，因为自身问题导致档案损坏或是丢失的工作人员，医院要进行适当处罚，处罚需要依据工作人员犯错的类型以及严重程度进行裁定，做到有错必罚，防止其他工作人员在之后工作过程中出现类似的错误[10]。

除此之外，为了留住优秀人才，医院还可以设置一些特殊津贴岗位或是特殊补贴，彰显医院的人性化，提高医院医疗水平。对于工作人员在日常工作或是生活中遇到的困难，医院也要及时倾听，能够解决的尽量去解决，了解工作人员心声，以人性化管理的方式温暖每一位工作人员。

3.3完善档案管理硬件设施

当前医院档案信息管理主要有线上管理以及线下管理2种方式，相较于其他行业档案管理基本上用信息化完全代替了线下管理来讲，医院档案管理更趋向于半信息化，即线上线下相结合，线下管理主要是档案室或是档案库房，线上管理主要是档案信息库，本文将针对这2个方面进行具体阐述：

一方面，档案室或是档案库房这种传统档案管理模式，确保这类档案安全主要需要严格把控房间的湿度以及安全。线下档案都是纸质的，一旦库房过于潮湿，或是因为意外出现火灾，档案是很难保存下来的。因此，线下档案管理人员需要管控室内空调温度，做好档案室消防管理，室内要经常进行通风换气，禁止在室内吸烟，一些重要的档案要提前做好备份，避免档案发生问题影响医院正常运行。

线上档案管理主要依靠计算机，具体来讲，主要依靠档案管理信息系统，因此医院需要为档案管理人员配备质量比较高的电脑，确保档案管理人员的工作不會因为电脑或是网络这些客观因素出现问题。同时，档案信息库的信息需要随时随地进行更新，这需要系统自身有强大功能，医院要定期聘请专业人员对信息库进行更新以及升级，确保信息库能够满足当下医院不断增长的对于档案管理的要求。

4结语

总而言之，在当下国家对医疗事业提出了更高层次要求，医院自身发展进入到一个新阶段的背景下，医院要提高自身发展水平，必须要提高对于档案管理工作的重视程度，发现自身档案管理过程中存在的不足之处，并及时进行改正，以规范化和标准化为档案管理要求，促使医院管理水平能够出现质的飞跃。

参考文献

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[2]陈洁，禹夏，宿娜.基于新医改背景下衡水医院档案管理工作规范化的研究[J].办公室业务，2018（13）：126-127.

[3]乔曼，王国倩.医院档案管理规范化建设新模式探讨[J].中国标准化，2021（18）：138-140.

[4]白晓东.医院会计档案管理中存在的问题及对策核心思路分析[J].心理月刊，2019，14（3）：182.

[5]衡倩，朱艳霞，张伟.工程档案在武汉火神山医院建设中的利用及启示[J].档案管理，2020（5）：53-55.

[6]胡燕平，焉丹，杨学来，等.某三甲医院医疗设备档案信息化管理的应用分析[J].中国医院管理，2019，39（3）：74-75.

[7]张庆玲，秦伟强.社区档案管理助力打赢疫情防控阻击战——以山东省潍坊市益都中心医院为例[J].中国档案，2020（3）：32-33.

[8]王英玮，杨之蔚.《录音录像档案管理规范》（DA/T 78—2019）的内容及相关问题探讨[J].北京档案，2020（5）：18-22.

[9]刘琼. 基于互联网～+的三甲医院门诊高血压患者规范化管理及效果分析[D]. 福州：福建医科大学，2019.

[10]黄秋霞. 规范化培训护士逆商、职业价值观与工作投入的相关性研究[D]. 南昌：南昌大学，2019.

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