人力资源档案信息化管理的探讨

刘芙蓉

摘要：人力资源档案信息化管理是开展人力资源管理工作的基础，能提高档案服务水平，促进人力资源开发，是新时期人才战略的需要。通过分析人力资源档案信息化管理中存在的问题，作者认为，应强化人力资源档案管理的信息化意识，建立健全档案信息化管理制度，强化人力资源档案信息化管理平台建设，建立部门人力资源档案管理中心，提高档案管理人员的职业素质，发挥人力资源档案的应有作用。

关键词：人力资资源档案  档案管理  信息化管理  信息技术

中图分类号：F270.7;F271

Abstract： The information management of human resources archives is the basis of human resources management. It can improve the service level of archives and promote the development of human resources， which is the need of the talent strategy in the new era. By analyzing the problems in the information management of human resources archives， the author thinks that should enhance the consciousness of the archives management of human resources information， establish and improve the archives information management system， strengthening the management of human resources archives information platform construction， establish the department of human resources archives management center and improve the file management personnel's professional quality， play the role of human resource files.

Key Words： Human resources archives; Archives management; Information management; Information technology

人力资源档案准确记录每个人的工作阅历和个人信息，用人单位通过人力资源档案能全面了解个人能力和社会经验等信息，能及时聘用优秀人才，促进单位发展。合理运用信息技术能科学规范管理人力资源档案，保证人力资源档案数字化信息的准确性。加强信息化建设，能够显著提高人力资源档案管理工作效率和工作质量，能提高人力资源管理质量和水平[1]。人力资源档案信息化管理是一项系统工程，需要管理人员积极参与，发挥团队协作精神，推动人力资源档案信息化管理进程，适应人力资源档案管理服务的新要求。为此，本文探讨人力资源档案信息化管理的重要性、存在的问题和对策如下，推动单位和行业部门的长远稳定发展。

1人力资源档案信息化管理的重要性

1.1是开展人力资源管理工作的基础

人力资源档案是人力资源管理的重要依据，两者之间联系紧密。人才是同行业竞争和协调发展的核心要素，个人档案中记载的重要档案信息，是今后职称晋升、工作岗位合理安排、职务任免和岗位配置的参考。纸质人事档案保管是传统档案管理的主要工作，不便查询，必须合理运用信息技术，对人力资源档案进行信息化管理，才能高效管理人力资源，提高单位在同行业中的竞争力。

1.2提高档案服务水平

人力资源档案管理便于人力资源的科学管理，能及时发现人才，制定针对性措施，提升单位整体管理水平。利用信息技术开展人力资源档案管理，是现代科学技术发展的必然要求。第一，人力资源档案信息化管理可将传统纸质档案转为数字信息储存在管理系统之中，只需输入检索关键词便可实现智能查询，有利于提高服务效率;第二，管理系统中反复认真校对的档案信息较为准确，据此可实现科学规范管理人力资源档案信息;第三，人力资源档案信息可为单位发展提供关键信息，全面促进人力资源档案研究数据信息迁移过程，显著提高档案信息的利用率。

1.3促进人力资源开发

人力资源档案信息化管理能使组织内人力资源效力得到最大程度发挥。人力资源档案详细记录了个人学习工作历程及发展过程，通过档案可了解其过去，掌握现在，预测发展潜力，使人才得到及时发现和使用，实现人尽其才;依据人力资源档案信息可扬长避短使用人才，做到才尽其用。

实现合理配置人力资源。通过人力资源档案能进一步掌握工作能力和水平，实现科学管理，根据其能力和水平的不同，促使组织内的不同岗位合理配置人力资源，实现因岗择人，因人治岗，充分发挥人才的特长，促进人才在组织内部的不同部门、不同系统和不同组织之间合理有序流动，使其扬长避短，通过卓有成效的团队协作，做到爱岗敬业，促进单位和行业迅速发展。

科学化规范化预测人力资源需求。人力资源需求影响因素主要来自组织内部，必须做到人力资源档案信息的有效利用，運用统计预测方法对内部的人力资源情况进行科学分析，通过预测组织内部发展和变革对人力资源数量、专业结构、能力水平的近期和远期需要，制定和完善人力资源需求规划。

1.4是新时期人才战略的需要

经济社会协调快速发展促使同行业形成激烈的炽热化竞争，如仍采用传统人力资源档案管理方式，难以最优配置单位或系统内部人力资源。人力资源档案信息管理便于档案信息的存储和利用，可利用统计学方法科学分析和分类不同类型、不同专业、不同特长的人才，建立并不断完善反映人才培养背景、资质经历、能力水平等综合信息的管理平台，有利于专业人才的科学选拔、有目标培养和合理聘用，实现人才培养目标化、人才管理协调化、人才使用便捷化的目标。

2存在的问题

2.1对人力资源档案信息管理重要性认识不足

单位或部门领导更加关注行业发展，忽视人力资源档案信息管理的重要性，认为人力资源没有实质工作，更加关注单位主要工作质量和工作结果。在利用信息技术对人力档案信息收集、保存和整理過程中，没有意识到如何通过利用这些信息资源为用人单位、职能部门和用户个体提供服务，甚至没有向用户个人提供有关于职业生涯发展的合理建议。善于运用人事档案信息，充分发挥档案信息价值[2]。

2.2管理制度针对性不强

在人力资源档案信息管理工作中，部分单位制定的管理制度针对性不强，导致人力资源档案信息管理未按照相关工作规范开展，出现懒惰敷衍心理，导致档案信息与实际不符、档案随意外借等问题。这不仅会丢失或损毁档案信息，还会导致人才流失，不利于单位和行业的整体发展。

2.3缺乏人力资源档案信息管理硬件和软件设施

资金缺乏可能导致部分单位或主管部门人力资源管理部门缺乏硬件和软件设施，导致档案的加工、处理及整理、分析受到影响，可能出现档案信息记录失误，不利于人力资源档案的信息化处理。文件标准体系建设、信息管理系统和普及等软件问题，会影响电子文档信息管理，影响管理效果和作用的发挥。如果计算机中存在病毒，会致人力资源档案信息丢失或错误，严重影响单位和行业的发展。

3人力资源档案信息化管理对策

3.1强化人力资源档案管理的信息化意识

必须提高人力资源档案信息化管理意识。管理者要提高人力资源档案管理工作重要性的认知，将人力资源档案管理与经济社会发展有机结合起来，强化科技化意识和信息化数字化意识，切实将人力资源档案数字化管理模式替代传统的手工操作管理模式。同时，领导要重视和支持人力资源档案信息化管理，要投入更多的经费和人力资源，吸纳先进管理经验，倾听管理者的意见和建议，形成信息化管理社会大环境。

3.2建立健全档案信息化管理制度

档案信息化管理制度包括内部控制和激励机制等。内部控制需要组织内部对人力资源档案信息进行精细管理，明确工作职责和标准管理流程，设专人把控档案管理流程各环节。激励机制是鼓励档案管理人员学习信息技术，提高管理能力和工作效率。要培养服务精神，提高工作效率和学习热情，有利于档案信息化管理制度建立和健全工作的顺利开展。

在建立健全人力资源档案信息化管理制度过程中，要精细化管理流程，规范档案收集、整理、开发利用工作，增加原始数据的厚度与广度和深度，确保归档质量，统筹资源配置;要构建人力资源档案信息更新机制，定期更新档案各项内容和信息，确保档案信息的准确性和完整性;要明确人力资源档案中的基本信息，及时发现人事档案中缺少的信息，确保档案能准确反映和评价个体经历、能力和业绩。

3.3强化人力资源档案信息化管理平台建设

人力资源档案信息化管理是利用信息技术处理、分析、保存档案，方便调取利用，能有效提高档案利用率，提高管理质量和管理效率。强化建设人力资源档案信息化管理平台，要不断完善信息化管理系统，确保获得准确完整的档案信息。应根据单位管理状况、人力资源状况等选择合适的管理软件。要投入资金，配备人力资源档案信息管理平台所需的应软件设施;要利用防火墙控制、信息加密等技术手段对抗网络病毒，保证档案信息的安全性和完整性。基于人事档案信息化的医院人力资源信息系统设计下的人事档案管理能提高医院人力资源管理效率，职工更加认可医院人事管理工作[3];在具备条件的情况下，应借助档案管理平台，开展基于移动服务平台的数字档案资源服务[4]。

3.4创设良好的发展环境

人力资源档案信息化管理要为营造良好的发展环境。政府应在人力资源档案信息化管理建设中起主导作用，要加强内部软件环境建设，建立完善的管理制度、管理机制和管理文化，填补法律漏洞和空白，规范档案管理工作流程，强化人力资源档案信息化管理法律法规宣传，自觉维护档案工作的法治管理。应建立完善的硬件环境机制，加强计算机设备及相关管理设备的普及，加大资金投入力度，并通过配置相应的计算机设施设备，联合科技公司开发专用软件，满足人力资源档案管理工作在当前信息化时代发展中的必要需求。

3.5建立部门人力资源档案管理中心

档案信息资源开发是实现档案价值的重要环节[5]。人才流动性更加频繁，人力资源档案信息已经成为公共信息的组成部分，要求各部门能统一在一个管理系统当中，统一开发利用与管理人力资源档案信息。人力资源档案一般保存于用人单位，但同部门之间会相互进行人才交流，人才的流动性促进部门人力资源档案管理中心的建立，这样才能推动人力资源档案信息管理工作的进一步发展。如黄垣森[6]开发设计的通信行业人事管理系统中包括档案管理功能，该系统操作简单，能够满足人力资源管理需求。

3.6提高管理人员的职业素养

高素质专业化的管理人员是人力资源档案信息化管理的重要保证，管理者必须具有良好政治素质、职业道德和专业能力。在实际工作中，要根据档案信息化管理需要，熟练掌握计算机操作、档案管理系统、网络安全防护知识以及档案管理理论知识和技能，将信息技术有机整合到档案管理之中，不断提高自身的信息化管理能力和水平。要吸纳人力资源档案信息化管理优秀人才进入到管理队伍，通过纳新促使队伍整体素质的不断提高;要通过现代化管理理论值和和技能以及新规章制度的培训和继续教育，提高现有管理人员整体素质，提高档案管理的准确性和效率;要建立良好的激励体制，强化爱岗敬业和团队协作能力的提高。

4结语

人力资源管理是用人单位重要的管理手段，通过人力资源档案可以简要清晰的了解一个人的成长过程，从学业水平到社会经历，是个人信息的重要载体，具有真实性、灵活性和机密性的特点，是法律承认的书面材料之一。人力资源档案信息化管理是信息技术发展的必然要求，对于档案管理部门和管理者来说，机遇和挑战并存。人力资源档案信息管理是推动单位和行业发展的重要手段，要通过卓有成效的管理工作，实现档案服务便捷高效，优化配置人才，促进人才合理流动，顺应经济社会发展需要。

参考文献

[1]张孝成.医院人事档案信息在人力资源管理中的作用探析[J].中国市场，2021（11）：107-108.

[2]南风敏.人事档案信息在人力资源管理中的应用分析[J].今日财富，2020（8）：130-131.

[3]林丽.基于人事档案信息化的医院人力资源信息系统设计与实践价值[J].中国卫生标准管理，2018，9（8）：9-11.

[4]赵凌云.基于移动服务平台的数字档案资源服务研究[D].保定：河北大学，2021.

[5]赵盈盈.综合档案馆档案信息资源社会开发研究[D].郑州：郑州大学，2018.

[6]黄垣森.通信行业人事管理系统研究[D].长沙：湖南大学，2019.

3105500338269