关于学校档案管理工作的探讨

黄淑春

摘 要：档案管理作为学校管理工作内容中的重要组成部分，不仅能促使学校的管理工作更加井然有序，而且也能对学校的工作进行全面的了解，因此，加强对学校档案管理工作的重视在一定程度上也能反映出一个学校的管理水平以及重视程度。加上档案管理工作本身就是个较为复杂的过程，对此必须加强对学校档案的规范化管理。本文基于加强学校档案管理工作的重要性，提出了推动学校档案管理工作发展的相应措施，以促进学校工作的有序开展。

关键词：学校档案;管理工作;措施

学校的档案管理工作不仅是教育工作者开展教育活动的基础，而且也能为教学活动的展开提供可参考资料，为此，必须加强对学校档案管理工作的重视，从而推动学校档案管理工作的发展。

一、加强学校档案管理工作的重要性

（一）有利于了解学校的发展情况

学校档案不仅包括文字以及图标形式的文件材料，而且还包括音像等方面的内容，它能够真实地反映出当前学校教师的教学工作的发展情况，而且也能有效反映出学校管理工作的开展，从而更加直观地反映出学校的历史发展状况，从而对全校的师生情况进行真实记录。另外，值得注意的是，学校的档案主要是记录学校的发展概况，这其中除了包括学校的历史发展进程外，还囊括了教学中的先进经验以及教学成果，这在一定程度上也能反映出学校真实的教学水平，对学校未来的发展也有着重要的意义。

（二）有利于促进学校的迅速发展

在学校的档案中，学校的每个环节都能找到相应的记录，因此，其能更直观地反映出学校地教学环节以及管理中的发展情况，而且其作为学校发展历程中的重要资源也能充分反映出学校的历史及发展过程，从而加深他人对学校的全面了解。另外，在进行学校档案分析过程中，由于对其的教育历史有了更深层次的理解，更能在第一时间发现学校发展中存在的各种问题及不足，从而通过制定相应的科学方案来推动学校的稳步发展，为此，必须重视学校的档案管理工作，推动学校各方面工作的有序开展。

二、推动学校档案管理工作发展的措施

（一）建立完善的档案管理制度

对于学校的档案管理工作而言，只要通过完善的档案管理制度才能有序推动学校档案工作的有序开展，真正做到有据可依，各司其职。为此，必须完善学校的档案管理制度，通过制定统一的管理标准，才能促使档案管理工作者更加规范的展开档案管理工作。而且随着时代的发展，学校的进步以及人员资料的增多，学校各项活动的展开也需进行相应的记录，这也使得档案信息也随之增加，这也使得整理所消耗的时间及精力也随之增多，如果在缺乏完善的档案管理制度的指导下，很难做到档案信息的有序分类，在没有统一标准的情况下也会导致信息整理工作更加混乱。因此，为了促进学校档案管理工作的发展，必须建立与之相适应的完善的档案管理制度。

（二）提高学校对档案管理的重视程度

学校领导的重视程度在很大程度上会直接决定学校的发展方向，因此，为了提高学校的档案管理水平就必须加大学校领导对学校档案管理工作的重视，意识到学校档案管理工作的必要性，才能进一步提高学校档案管理工作的地位，只有这样，才能促使学校在发展中加大对学校档案管理人才的重视及引进工作，建立相应的具有专业水平的档案管理部门，推动学校档案管理工作的发展。因此，学校需要在国家政策的引导下做好自身的管理工作，并能基于自身发展的状况来制定出适宜发展的档案管理制度。另外，学校档案管理人员是不可以让教职工作为兼职的，必须在专业人员的管理下，才能进一步展开档案管理工作，而且还必须加大对档案管理人员的定期培训，不仅要立足于管理理念，更重要的是还需要在理念的指导下促进实践的发展，只有这样才能促进学校档案管理工作朝着规范化的方向发展。

（三）加大对档案管理人员的专业素养的重视

由于学校档案管理人员大多是学校教职工兼职管理的，所以使得学校档案的管理人员的素质普遍不高，这在一定程度上也影响了学校档案管理水平的提高，因此，为了促进学校档案管理工作的有序开展，不断提高学校管理水平，就必须加大对档案管理人员的专业素养的重视，这就需要加大对专业档案管理人员的引进力度以及提供定期培训的机会，不断提高学校档案管理人员的专业素养以及专业能力的提高。另外，学校在日常管理中还需要鼓励档案管理人员多参与一些实践活动，这也能直接提高其专业技能。专业技能除了要学习先进的管理手段之外，还需要进一步了解和掌握先进的计算机知识，从而能够运用一些先进的技术来处理学校档案管理中的数据信息，这不仅能减少不必要的人力和物力支出，而且也能够提高学校档案管理的效率，不断提高学校的管理水平。

（四）提高学校档案信息化水平

学校档案的信息化建设工作的开展不仅能在一定程度上减少学校的运营成本，而且也能降低人为因素造成的损失。随着现代化技术的发展，也促使信息技术在各行各业中得到了迅速发展，尤其是学校的档案管理工作，提高了学校的档案信息化水平。通过信息化的手段来处理档案信息，使得传统的管理技术已不能满足学校管理的需要，所以为了更好地促进学校的发展，就必须采取高效的信息化技术来处理学校档案的各项事务，这不仅提高了管理的硬件设施，而且在很大程度上也规范了学校的档案管理工作，推动了学校的信息化水平的发展。

（五）加大对电子文档的安全保护力度

在学校的档案管理工作中，还存有大部分的电子文档信息，因此也应当加大对电子文档的安全保護力度，具体要求可从三个方面入手：第一，根据已有的档案管理标准来对学校的档案信息进行归档和整理，有些重要文档还需做好备份工作，以防止遗失;第二，通过制定完善的档案管理制度来严格规范管理行为，对于违反制度的行为要加大惩罚力度，以提高管理水平;还需要做好责权分明的工作，落实好安全责任制度，做到有据可依。第三，对于可能发生的安全问题要做好防护工作，例如制定安全管理预案、做好物理隔离工作等等，从而保障电子文档的安全性。

三、结语

综上所述，学校档案管理是学校管理工作中的重要内容，推动档案管理的规范化发展不仅能在一定程度上直接提高学校的管理水平，而且也能了解到学校的发展状况，为学校的未来发展指明了方向。因此，学校在发展中必须采取相应的有效措施来推动学校的进一步发展，例如加大对档案管理人员的专业素养的重视、提高学校对档案管理的重视程度以及提高学校的档案信息化水平等，从而有效提高学校的档案管理水平。

参考文献：

[1]党霞.关于学校档案管理的几点思考[J].办公室业务，2018（18）.

[2]章雷芬.学校档案管理现代化的现状于对策[J].办公室业务，2017.

[3]吴伟.学校档案管理信息化建设中的问题和对策探讨[J].办公室业务，2018（1）.

（浙江省机电技师学院  浙江  金华  322000）