档案信息化管理存在的问题及其对策

李茂达 南充市机关事务管理局

在科技迅速发展的大环境下，我国各个行业得以革新发展，档案管理工作也在其中获得了进步与启发。信息技术在档案管理工作中的应用，极大地提升了工作效率，推动了管理工作的进一步发展。机关单位在过去的经营发展中所完成的工作项目，是档案管理部门的重要组成部分。档案管理一方面是对机关过去的发展历程进行记录，一方面则可以根据过去的数据及实际情况来预测单位未来的发展方向，因此档案管理工作是非常重要的。现阶段，由于机关单位管理机制面临改革，传统档案管理方式难以发挥优势，需要将新型思路渗透其中，确保档案管理工作的发展步伐与时代的发展步伐保持一致，将信息化技术应用到档案管理工作中。

档案信息化管理意义

（一）提升管理效率

传统的人工档案管理方式下，入档案信息使用者如需要浏览档案信息，只能前往档案室进行查询，这让某些出差人员感觉不方便，甚至出现了工作延误的情况。将信息技术应用到档案管理工作中，能够有效解决该问题，通过网络就可以不受空间限制的查阅档案。工作人员可以使用在线申请的方式，对档案信息进行调阅，通过上级领导人员的批示之后，数据信息库可以把批示信息直接推送至相应的档案管理部门。工作人员可以把档案信息直接发送至邮箱当中，之后自由进行查阅或打印，极大的提高了工作效率。可见，信息技术在档案管理中的应用能够提升工作实效性，提升了档案管理服务水平。

（二）顺应信息化发展的趋势

在当前信息化技术快速发展的大环境下，加强档案信息化管理十分重要，已经变成了各个领域的发展趋势。所以重视档案信息化管理，可以与时代要求相符，保证档案管理工作的高效进行，促进机关单位的整体健康发展，保证档案管理工作的实际质量。

（三）避免资料丢失

机关单位在搬迁档案室的时候，会对档案信息产生一定程度的影响。如若档案信息没有依照之前的顺序在档案柜当中进行储存，就会给后期的查找工作带来不便，甚至会造成档案信息出现流失情况。档案信息库的建设，一方面能够保证档案信息实际录入的精准性，另一方面也可以防止档案信息丢失。在此以外，值得重视的是，在档案信息实际传递的时候，应保障其可靠性与安全性。通过安装防火墙，保证档案信息库的稳定性、安全性，避免出现黑客的攻击，保证档案备份工作的顺利展开。在系统瘫痪的时候，也可以及时恢复，保障档案信息的完整程度。

档案信息化管理存在的问题

（一）专业化管理人才较为匮乏

为了保证档案管理工作的信息化建设水平，促进其向着现代化的方向迈进，相关单位要培育优秀专业管理人才，这样才可以将信息化管理的优势体现出来。然而，受多个方面的因素所影响，机关单位缺少专门的优秀管理人员。在具体工作的时候，档案管理人员没有充分掌握管理工作实际程序，缺少对信息化技术的广泛运用，难以运用信息化设备保障档案管理工作的顺利进行。机关单位工作人员也非常容易被传统理念所影响，出现不作为的现象，难以全面落实档案信息管理工作，这样会对机关单位的可持续发展产生不利影响。

（二）管理流程比较混乱

在落实档案管理工作时，单位的实际管理流程较为混乱，缺乏完善合理的标准。现阶段，虽然机关单位制定了档案信息管理流程图，但是没有得到充分的落实，导致档案信息报送工作时间较为随意。某些档案管理人员也是行政人员所兼任的，缺少专门的人员进行管控，他们的责任认知与意识有待提高，没有充分了解档案信息管理实际流程。如若档案信息没有及时分类，难以保证实际工作的科学性与规范化，就会导致档案信息管理流程比较混乱。

（三）档案信息化管理认知不够深刻

机关单位在开展档案管理工作的过程中，信息技术和其结合受到了外部条件的影响。许多工作人员在具体工作时，往往凭借自身的工作经验展开，工作质量难以得到保证，导致其随意性特点明显。此问题的出现主要是因为机关单位没有充分认识档案信息化管理，导致认知方面存在一定程度上的偏差。同时，管理人员过于依赖计算机设备，未处在宏观角度上对风险问题进行探析，在计算机很难顺利运转时，造成档案信息毁损或者是丢失。

档案信息化管理对策

（一）提高档案管理人员综合素质

在档案信息化管理过程中，档案管理工作人员的综合素质会对其起到重要作用，所以机关单位要加强对有关人员的定期培训，指引他们掌握更多的知识技能。

一方面，机关单位应设置完善合理的部门，实现工作人员配置的全面合理优化。对于机关单位而言，在档案信息管理过程中，某些工作缺少专门人员，是其他部门人员兼职。与此同时，有些工作人员的年龄比较大，信息素养与总体素质有待提高，导致档案信息化管理工作难以顺利进行。因此，机关单位应重视管理人员的实际配置，掌握更多的机关单位发展历程，也要确定该单位的实际发展前景，意识到档案管理工作的实际作用。

另一方面，档案管理工作人员应该更新理念，不断提高服务认知。机关单位要求工作人员持证上岗，重视对他们综合素质的培育，也要提升他们的职业素养与道德认知。另外，机关单位应该实现对现有人员架构的全面优化，确定工作人员的实际工作职能与内容。

（二）全面梳理档案管理流程

档案信息在实际传递的时候，主要是由上而下展开，这样可以有效减少资料内容的流失，防止归档的时候出现遗漏现象，让档案信息可以更加适应事业单位对信息资源的实际利用情况，保证档案信息的可靠性与精准性。在档案管理过程中，应将信息化技术运用其中，实现随机与定期等收集方式之间的良好结合，避免出现档案资料流失的现象。由于档案资料的范围比较大，并且其来源比较广泛，需要将重要资料有效收集起来，防止在实际归档的时候出现遗漏现象。对档案信息之前的部分进行保留，让档案信息的利用现象可以和实际需求相满足，让档案管理可以为机关单位的健康可持续发展提供服务。

（三）加深档案信息化管理认知

在档案管理的信息化建设过程中，提高相关人员对档案信息化管理的实际认知，是档案管理工作充分落实的基础条件。档案的信息化管理存在问题，主要是因为相关人员的认知不全面不深入，导致思路方面存在误区。所以，档案管理人员要意识到，加强自身工作信息化建设的重要性，逐步提高该工作的信息化水平，保障档案信息化管理工作的顺利进行，逐步提升其可靠性与高效性。一方面，有关人员应严格遵守我国有关规定，实现档案信息化管理系统的全面升级以及优化，保证信息资源开发作业的顺利进行，保证档案信息共享的合理性。另一方面，有关人员也要重视基础工作的展开，严格依照不一样的档案，明确实际要求，依照有关标准做好研究分析，重视对档案信息化管理工作质量的管控，对其不合理的标准进行修改，保证档案信息化管理的高效性。除此之外，也要树立标准化认知，落实具体的培训机制，逐步提高工作人员的职业素养与道德认知，指引他们掌握更多的信息技术操作技能，并将该机制的价值体现出来，凭借信息化技术，逐步提高工作人员的实际工作质量。

（四）完善健全档案管理制度和标准

在当前的档案信息化管理过程中，机关单位应该不断健全与完善档案管理制度，明确具体的信息化建设标准，确定档案信息管理工作的实际范围。首先，事业单位应制定合理的档案管理执行准则，保证该准则的落实，保证档案信息管理流程的完善。在制度健全时，机关单位也要依照自身的工作经验，借鉴其他单位的优秀经验，重视自身在档案信息化管理方面的建设。其次，机关单位也要保证档案信息管理的标准化程度。在信息化的大环境下，实际健全档案信息管理标准的时候，机关单位应成立专门的数据信息库，依照具体的转化规则，对不一样的档案信息做好转化工作，便于以后的查询。此时，机关单位应依照当前的档案信息，建设完善合理的档案信息共享平台，让各个部门能够在这样的平台中查阅档案信息，将档案信息的价值与优势体现出来。

当今时代，信息技术被运用在我国各个领域中，尤其是机关单位的档案管理工作过程中，并且其使用效率逐步提高。信息化管理在档案管理中十分重要，经过信息化管理，会对机关单位的经营发展产生重要影响。在机关单位档案信息管理工作中，如若没有采取合理方法，就难以保证档案管理的可靠性。所以要提升管理人员对档案信息化建设的认知水平，保证档案管理顺利进行。在此情况下，档案管理人员要逐步调节自身的管理方法与举措，把先进的信息化技术充分应用在档案信息管理过程中，加强档案管理的信息化建设，逐步提高机关单位的管理质量。