关于提升事业单位档案管理水平的思考

郭莎莎 邯郸市人事培训考试中心

伴随着档案管理信息化技术的增强和档案管理方式的转换，事业单位需依据现代化的科技信息能力，精准地对档案管理工作进行完善，不断加强档案管理创建的指标，并与社会实际相结合，准确分析档案管理的实践特征和办公方式，明晰档案管理向现代化技术转向的具体措施，改进档案管理方法，提高档案管理效率。文章从档案管理的转型需求出发，明确事业单位档案管理的技术标准和要求，从而提高其工作效率和服务社会的能力。

在事业单位管理工作中，档案管理占据着较重要的位置。作为事业单位管理工作岗位的基本工作，档案通常会记录此事业单位的成长过程，是精确分析事业单位成长能力，评价人才培养效率、发展潜力的重要标志。因此，档案管理工作效率的强弱将直接决定着其它部门工作的品质。通过事业单位内部档案资料的扩大，档案管理员的工作量也随之增大，一些问题也就凸显出来，主要表现为对档案管理不够注重、管理工作者的技能较弱、档案管理体制不完善、档案管理的现代电子信息程度不高等方面。随着社会的发展，事业单位应该更加注重档案管理人员的技能提升，确保档案管理效率的上升，使之更好地带领其他部门的成长，更好的适应时代的要求，充分发挥事业单位公共服务性，满足社会需求。

档案信息化管理的基本含义

档案管理的现代电子信息化是指在我国档案创建部门的引领和指导下，在档案管理工作者的技能中全面运用现代化的电子信息，对档案资料进行数字化管理。档案管理需要从以传统的纸质档案储存和使用逐渐转向资料以电子信息数字化储存和使用为重心，从而使档案管理的办公内容快速走向规章化、电子化、科技化、全范围化发展。档案管理的电子信息化是事业单位在现代科技社会更好成长的主导方向，有利于提高档案资料的质量，建立科学、规范的管理模式以及建立档案管理和信息服务的标准。同时，也要求事业单位增强档案管理技能水平，快速高效提升档案管理人员的基础能力，从而能够为社会提供综合性的信息资源和服务。

提高事业单位档案管理水平的意义

随着社会经济的快速发展，事业单位在使用纸质化的档案管理中甚至会阻碍其他工作的开展。而信息化的普及应用，给档案工作单位带来了新的发展机遇。充分利用信息技术开展工作，运用大数据处理技术以及采用先进的大规模信息技术保存档案，能更有效地整合各方面资源，更清晰地展现出单位发展脉络，从而明确思路，做好长远规划，促进事业单位有序发展。

事业单位档案管理现状

（一）单位对档案管理重视度不高

在事业单位中，传统档案管理模式之所以长期得不到改进和发展，主要是因为对其重视度不够，造成这一现象的原因主要有三个方面：第一，单位工作难度大，档案数量多，工作量大，收集处理时间长，短期内档案管理效益不明显，因而单位档案管理工作不受重视。第二，档案的有效管理需要更多的财力、人力、物力，但短期收益不够，无法为事业单位带来明显的直接效益。第三，档案管理工作呈现出封闭性、边缘性特点，档案管理工作不受重视，单位对档案管理积极性不高。

但是目前事业单位的公益性越来越突出，一些档案资料具有公共资源的属性，公众使用档案信息的频率越来越高。但部分档案工作者缺乏现代服务意识，帮助职工群众的积极性不高，冲突、误解等现象时有发生，导致服务质量明显下降。

（二）档案管理人员专业技术能力不强

档案管理人员技能不足是我国管理类岗位普遍存在的现状。除档案管理在较短时间内不能为所在的事业单位带来显著的服务外，档案管理水平的提高还需要较高的经济和人力资源成本。由于许多单位不愿向档案管理倾斜过多，因此对优秀人才的吸引力也大大降低。此外，档案管理需要高度的专业性，一般情况下，复杂的工作流程很难精确确定。一般而言，在事业单位中工作的员工虽然有许多高素质的员工，但他们的工作准备不足，甚至缺乏档案方面的知识和技能，致使档案管理员缺乏足够的管理能力和足够高的素质，这也是影响事业单位档案管理效率的主要因素。

（三）档案管理信息化程度不高

现代化信息技术领域的进步，引起了各个领域工作方式的变化，各单位都在逐步采用现代化要素，但对信息技术的应用却进展缓慢。有的单位在日常工作中不使用计算机，在档案管理数字化、信息化发展过程中，如果没有充分利用计算机，就不可能创造提高信息化水平的基本条件。一方面，相关的信息和信息设备并不适合系统开发，系统访问受到严格限制，如果访问人数偏多，就会造成卡顿，甚至出现瘫痪；而另一方面就是事业单位缺乏相应的现代化技术支持，现代化意识不强，直接导致了档案管理工作的低效和落后。

（四）单位内部各部门信息共享力度不足

从当前事业单位的档案管理现状来看，其信息的严重屏蔽化发展，导致了信息孤岛这一特征突出，系统资源共享平台尚未建立，档案内部管理比较分散等问题。这使得员工在收集资料时更容易进行重复存储，不仅增加了存储过程发生错误的可能性，而且极大地加重了员工的负担，不利于整体工作质量的提高。

提高事业单位在档案管理方面工作能力高效的措施

（一）提升档案管理重视程度

加强档案管理是快速提升档案办公效率的主要方式，其中提高单位高层领导对档案管理技能的重视程度，减少不利因素的影响，预防由此产生的问题，是解决问题的首要途径。这样才能提高档案工作人员的工作积极性，更好地将工作重点转移到加强档案管理上来，使档案管理中的办公效率以及能力达到最优化。

（二）加强档案管理人员培训

事业单位要充分提升档案工作人员的各项能力与技能，尤其要重视对管理者的培训，提高他们处理各种事务的能力，形成一支综合素质较高的档案工作队伍。首先，要对管理人员进行定期培训，包括管理和知识培训、责任培训，提高他们的业务素质和任职资格，加强服务意识，使其成为现代社会权利意识的重要组成部分，对进一步理顺档案工作有积极作用。其次，信息流管理的普及也对员工的计算机素养提出了更高的要求，各单位的档案管理员要重视提高自己的计算机应用能力和水平，有效利用先进的设备，确保办公生产的现代化和信息化。事业单位还可以通过提高工资水平、提高工作准入门槛、引进高技术人才、从而激发员工的积极性，吸引更多高素质的管理者，最终达到全面提高员工素质，档案人员素质的目的。

（三）提升档案管理信息化水平

随着信息技术的日益普及和向各部门的发展渗透，任何单位和个人都无法在广大社会团体中独立工作，组织内档案管理也无法适应现代化成长的需求，管理中的出错率高、任务量大、品质差、办公效率低等现象越来越明显，电子信息化的管理方式还有待加强。就档案管理而言，需要投入大量的资源，建立目标档案管理系统，使管理中的工作内容转变为电子数据进行储存，以提高档案管理及检索的效率，避免过度修改纸质文件而对档案造成的损害，推行档案管理系统，将极大地提高资源利用率，减少资源浪费，提高档案管理的针对性。事业单位应根据自身发展的实际需要，结合各部门档案管理工作的需要，广泛开展调研，在合理的预算条件下，引进先进的现代化管理类设施，为档案管理能力的提升奠定基础。

（四）加强部门间信息交流

在管理方面，电子资料孤岛的出现大大降低了档案资源的作用，因此，必须提高事业单位内部各个部门之间的资料流通。改进事业单位之间的信息传递与交换，对于发展档案内容具有重要意义，有助于打破部门之间信息隔离的局面，提高档案资源利用效率，并在此基础上，为事业单位发展提供信息支持。

信息化时代的到来极大地提高了管理类工作中的工作效率，档案信息化管理成为必备形势之一，纸质化的档案管理模式已不能满足事业单位现代化办公的需求。为此，必须加强档案管理的重视程度，增加对档案管理工作者的技能培训，提升档案管理信息化水平，加强单位信息交流与合作，完善档案管理机制，紧跟时代步伐，促进事业单位更好地可持续发展。