“互联网+”下档案管理效率的提升策略研究

常 峰 南京市不动产登记中心

在现代移动互联网快速发展的背景下，给档案管理带来了机遇，也带来了挑战。如何运用互联网技术提高档案管理的效率成为了普遍关注的问题。在现代档案管理中，可以从完善数字化管理理念，构建信息化档案资源管理体系和推动多元化档案管理服务等三个方面提高档案管理的效率，促进档案资源的充分性利用。

以互联网作为工具，信息的交流和共享显得更加便捷，档案管理的技术，以及档案管理的理念等也已经发生了全面变革。在档案的管理中既需要进行管理方式的变革，更需要提升档案管理效率等方面。在档案管理中需要进行全方位和个性化服务，解决在档案数据等方面的时间和空间性错位问题。在新的形势下，“互联网+”可以充分把握机遇，建立完善的互联网档案管理运行机制，进而提升信息化档案管理的效率。

利用互联网基础设施的引入，以及档案管理的塑造，能够实现档案现代化管理方面的建构，构建符合现代化档案管理的模式等。在档案管理和服务塑造中提升效率；在大数据和人工智能的融合下，形成互联网创新成果和档案工作的深度优化；在信息化应用方面，实现对“互联网+”档案管理的全面推动。档案管理方面也由此形成变革，在现代化档案管理和发展的趋势下，有利于实现高效的档案管理。

档案高效管理存在的问题

（一）档案数字化管理意识不强

现代档案管理明显存在效率不高的问题。档案管理是各项管理工作中比较重要的工作，尤其是在“互联网+”时代背景下，档案管理推动信息化和数字化的管理趋势逐步形成。很多的单位在档案管理中不是管，更多的是收藏。档案管理因为运用手工管理等模式不能充分性发挥数字化，以及信息化管理的效益，所以在档案管理中社会效益和经济效益等都非常不明显。从档案管理者来说，在互联网和大数据运用背景下，信息化方面知识的匮乏，管理技术人才的缺乏，以及将档案进行深度开发也存在不足等问题都导致档案管理没有形成信息化以及实现数字化管理。从数字化档案管理认识的角度看，主要是从档案管理机构的角度，没有形成全员性的档案管理认知，在信息化理念等方面没有全面贯彻。

（二）档案信息资源的利用率不高

档案信息管理是档案管理中的重要内容。但是目前多数单位在进行档案管理时，没有将信息化档案管理作为管理中的核心要素。在档案管理中，需要进行有效的分析和总结，如果不能充分性的运用信息化管理，尤其是不能引入大数据等进行信息内容管理的话，就不能快速提炼，或者说快速搜索需要利用的内容。在手工或者是半信息化的档案管理中，往往存在重复性劳动，其管理不能集约，也不能为档案资源的持续性利用等提供有效基础。档案资源的管理效率不高主要是因为运用传统性的纸质档案，不能形成在数据等方面的充分性利用。在档案资源的管理中，需要从档案资源数据等方面形成结合，从而可以在管理过程中融合管理体系。从目前来看，档案信息资源利用主要是在资源的整合，以及提炼内容，形成便捷性的提取等方面，档案管理没有实现在管理强度，以及在管理效率性方面的提高。

（三）档案服务的应急响应不快

档案管理服务是档案管理中的核心，在档案管理中明显存在服务不专业和不规范的情况。在档案管理中因为制度缺乏，或者是制度执行不严格等，存在信息化档案管理混乱等问题，比如档案信息数据缺失，在管理中存在保管、借阅和保密制度贯彻不力等情况。在网络信息互联的情况下，档案管理的手段不断发展，计算机管理基本上普及，但是运用网络进行档案管理的单位并不多。在应急响应和应急管理中明显不够。在运用手工搜索，信息量大的情况下，对于档案的收集和整理，以及档案的利用和管理等都存在明显困难。在服务的过程中如何进行档案管理，核心是能够形成快速的反映。在运用传统性档案服务中，进行响应的时间在半小时，甚至一天以上，这使得档案管理会消耗大量时间。缩短档案服务的应急响应时间，建构服务应急响应机制非常关键。快速的服务和响应是形成档案服务和管理的核心，也是进行档案建构的重要的环节，但是从目前来看，快速反映体系建设困难重重。

档案高效管理对策

（一）完善和建构数字化管理理念

“互联网+”的背景下信息化的管理，已经成为了各个行业管理中普遍性的共识。在进行档案管理必须提升数字化的管理意识。从单位的主要负责人来说，提高对档案管理的效益，将互联网思想融合进入档案管理是具有积极作用。在提升档案管理水平方面需要对档案管理者等进行积极的培训和教育，促进其在管理水平方面实现提升。目前国外进行档案管理已经在运用信息化的手段，比如运用信息软件进行管理，通过软件形成管理系统，资源管理系统等。在我国进行档案管理也需要从软件、硬件优化和提升等方面进行管理。比如档案信息的数字化，可以方便档案管理中直接调用电子数据信息，形成在管理中的提升等，通过建立档案管理的网站等可以形成在信息等方面的交流。另外在条件许可情况下，可以建构数字档案馆，作为一种在各个行业档案管理中尝试的路径。

（二）构建信息化档案资源管理体系

在“互联网+”的背景下，传统性的档案信息资源管理都以馆藏数量等进行衡量。但在进行馆藏资源的利用等方面却没有形成有效衡量，在馆藏资源业绩等方面更是没有任何衡量和评估。从各级档案管理部门来说，在资源方面也没有形成共享的情况，这就造成了档案资源在使用过程中存在明显壁垒，档案资源本身的使用效率也非常低。在“互联网+”时代档案信息管理需要从大数据、数据信息平台、资源共享的角度形成体系性建构，在数据资源等方面形成内容收集和整理的机制，储存和资料的使用等都具有紧密联系。传统型的档案管理不能快速调用，造成了在使用效率方面不高的情况。通过档案资源共享平台的建设等，可以在档案管理中体现规范化和制度化。在档案资料几何级别增长下，在交叉管控等方面越来越多的情况下，各个部门需要形成严密的配合。同时运用大数据等进行管理作用也越来越明显。档案信息内容方面的类型也将明显增加，这就需要在纸质档案的基础上进行衍生，比如视频、音频和网盘等载体都可以作为档案管理中的媒介。建构信息化的档案资源管理体系不仅仅可以提高档案管理的效率，还可以给客户提供真正的便利。

（三）推动多元化档案管理服务

档案数据管理创新是提高档案管理服务效率的基础。在“互联网+”的背景下，档案管理需要运用网络思维模式，在进行资源数据的管理中引入大数据管理理念，以及进行权限范围内的资源共享等。在进行档案管理中需要对资源等进行辨别和分析，目的是促进在档案数据等方面的真实性和全面性。在大数据运用的背景下，需要对档案等做好定性和解释说明，在档案管理中需要借助大数据等进行知识的挖掘和分析，运用科学的技术方法促进档案管理服务等方面的效率提升。在服务质量上，可以根据服务标准等确立档案的发掘知识，借助科学技术方法等促进档案管理的效率提升。在档案服务质量方面进行精准性匹配管理，通过用户大数据的分析，形成在服务方法和服务模式方面的精准性匹配。在档案多元化服务过程中主要是从适用目的、路径和服务的内容等方面进行论证。在进行档案管理服务的过程中需要建构奖惩机制，通过责任的划分，加大档案服务效率。在档案管理体系的建构中需要梳理定期管理，优化治理措施等方面的管控等。

在“互联网+”时代背景下，档案管理的内容以及管理模式等都已经发生了明显的变革。在这种情况下，档案管理应该充分适应时代发展需要，在追求全新的发展和突破的背景下，实现档案在管理模式方面的转变；在互联网大数据技术等运用下，提高档案管理的效率，进而促进档案管理实现革命性变革，以及对档案资源充分性的运用。