新时代高校档案信息资源的开发利用

房燕红 朱丽娜 王桔 山东医学高等专科学校 山东 济南 250002

随着信息化的不断深入，以及互联网技术的飞速发展与普遍渗透，高校档案信息量递增，用户对信息资源的有效获取和资源的高度共享成为最突出的需求。高校信息资源是高校构建服务体系的基础内容，而且它是一项系列工程，能够很好地丰富和增加高校的文化底蕴，发掘高校信息资源中的全部利用价值，从而促进高校的健康发展。与此同时，开发高校档案信息资源，能够促进高校的精神文明建设，从而为高校的学生营造更好的学习环境，提供富有内涵的文化熏陶。还可以促进高校的创新能力，提升管理和服务的水平和能力，加大对现代信息技术的运用，从而最大限度地开发档案信息资源的价值部分，因为信息资源是高校信息化建设的重要组成部分，研究高校信息资源配置对于高校的发展至关重要[1-2]。所以，无论是从功能作用、文化角度和长足发展，还是用户需求来讲，加大新时代高校档案信息资源的开发都具有深刻而长远的意义。

一、新时代高校档案信息资源的开发利用中存在的问题

(一)档案信息化应用程度不高

新时代虽然对高校档案管理工作提出了新的要求，但在一些高校中档案信息化的程度却并不高，关键在于很多高校对这方面的认识不足，只重视对基础硬件方面的一些投入，而对软件却投入严重不足，使得高校档案的功能和作用存在局限性，只能满足一些基本需求，比如信息整理和查阅，而且档案信息资源在建设方面投入的力度和关注都不够，导致高校档案只能满足基本的需要。

(二)专业管理人才不足及服务意识不足

在高校从事档案管理的工作人员，大多并不是专业档案信息资源毕业，因此，对信息技术的认知存在局限性，严重影响计算机信息技术在工作中的运用，也影响高校档案在信息资源方面的一些研发工作推进。同时，档案管理部门的服务非常传统，缺乏主动服务的意识，只被动满足相关需求，服务形式单一，离档案管理的智慧化、精准化还有很大的差距。

(三)档案信息开发利用的意识不强

对于高校档案信息资源的开发利用，很多高校意识不强，只注重日常档案的整理、收集、立卷和借阅工作，不能深层次提高档案资源的利用率，自然也无法发挥档案信息资源的价值，从而影响信息资源的开发利用效率。

二、新时代高校档案信息资源的开发利用策略

在时代的背景下，想要做好高校档案信息资源的开发利用并不是一项简单的工作，而是一项系统而复杂的工作，需要高校能够在思想和认知上对于高校档案信息资源的作用与本质，能够清楚地明确，从方方面面给予高度的重视和大力支持，先从高校档案信息资源的基础业务工作抓起，在日常工作中做好收集工作，不断丰富信息数量和内容。同时，注意做好开发和保密，对于高校档案用户的需求能够认真分析和研究，从而加深高校档案信息资源服务的深度、广度和力度，不断开辟档案信息资源的利用领域，敢于尝试和使用现代化的信息资源收集、管理和处理技术，加强对高校档案信息资源的宣传推广，提升高校档案信息资源相关工作人员的整体素质，最终实现高校档案信息资源的合理、科学和有效的利用。

(一)提升档案信息化应用水平，构建共享资源库

当前，互联网技术的突飞猛进，也让计算机信息化技术的应用越来越广泛，高校档案信息资源的开发利用要跟上时代发展的步伐[3]，通过现代信息化的技术，加强其在高校档案管理工作中的网络化、自动化和资源化方面的应用，从而提升高校档案信息资源的信息化水平，为建设智慧型的高校档案信息资源系统，进一步提高档案信息的检索、处理和存储的功能，提升档案信息资源的开发利用效率奠定坚实的基础。

与此同时，为了提升高校档案信息资源的利用率，高校档案管理部门要进一步加强对信息化技术的充分利用，努力构建一套标准化、信息化和规范化程度很高的信息资源库，为构造科学规范的档案信息资源体系奠定坚实的基础。同时，结合大数据技术，精准判断用户需求，主动向用户推送服务，进而为高校的科研活动、教学活动提供智慧型的服务，大大提高工作的效率，为学校的发展提供力所能及信息资源支持。

(二)提高管理人员的综合素质，优化服务职能

众所周知，档案信息资源的开发会涉及到计算机信息技术和档案管理两个专业的内容，在档案信息化系统高度集成的发展趋势下，除了要在技术和管理层面加强建设之外，还需要对相关档案工作人员和管理人员的结合能力加强管理，进一步提升他们的综合素质[4]。同时，在现有人员的组织架构基础上，加大计算机信息技术、档案管理水平这两方面的专业技术培训，快速有效地提高档案管理人员的工作能力和工作水平。同时，注意引进计算机信息技术和档案管理复合型人才，优化人员组织配置，进而提升档案管理人员的整体素质。最后，要采取多样化的服务方法和手段，转变被动服务的现状，积极主动服务，全方面满足用户的需求。加强与客户沟通，用热情、贴心的工作态度和优质服务，提升档案信息资源的利用率。

(三)加大资源建设，丰富档案信息资源

提升档案信息资源的开发利用效率，其前提是拥有丰富的档案信息资源为支撑。所以，要扩大和丰富档案馆藏的资源，加大档案资源的建设力度，从科研、教学、招生、基础建设、就业、对外交流、党建、行政管理等方面的档案信息资源的收集和整理。结合高校档案信息资源的特点，能够采取主动、积极的方式做好档案管理的基础工作，从而有效提升档案信息资源的存储量。同时，要进一步优化档案信息资源，对一些过期、过时、利用价值不高的信息资源要及时的删除、清理和过滤，从而确保档案信息资源的准确性、高效性和价值性。

(四)加强信息资源开发利用意识

随着我国经济的快速发展，高度重视信息资源开发与利用不仅对经济、社会、高校发展都有着重要的作用，档案管理利用者也都呈多元化趋势发展[5]。因此，信息资源管理是社会的财富，在工作中必须要灵活运用档案信息管理，推动高校发展，满足高校日益增长的物质文化需求，优化传播建设。高校更应该加强高校图书馆、博物馆、学生档案的管理，对档案进行归类、统计、汇总，掌握实时的情况，档案信息管理者应与时俱进，发展电子档案，体现高校内资源共享的优势。

结 语：

综合以上观点所描述，当代高校档案信息资源是高校的共同财富与资源，也是高校整体发展理念的体现与记录，而对于高校档案信息资源的开发利用更应该有效的实施，例如加强信息的优化整合与推广传播，可以极大地缩减档案信息资源的搜索、采集、整理和传播的时间，并且能够为档案信息资源用户提供更加迅速、准确而又高效的服务。